Ein Einzelmakler im Immobilienbereich benötigt kein CRM-System mit dem umfangreichsten Funktionsumfang. Wichtig ist ein System, mit dem sich Leads nicht so leicht verlieren lassen, das die nächste Kontaktaufnahme erleichtert und das sich bequem per Smartphone zwischen Besichtigungen aktualisieren lässt. Das verändert die Antwort auf die Frage: HubSpot Free CRM oder Zoho CRM?
Stand 13. September 2026 zeigt sich folgender deutlicher Unterschied: HubSpot Free Tools ist die einfachere Wahl für einen marketingorientierten Einzelmakler, der Wert auf Formulare, Terminplanung, eine unkomplizierte Deal-Pipeline und ein breites Ökosystem legt . Zoho CRM Free hingegen bietet mehr kostenlose Nutzerkapazität, ein größeres Kontingent an dokumentierten Kontakten und eine eingeschränkte Workflow-Automatisierung . Der größte Nachteil des kostenlosen Zoho-Tarifs für einen Immobilien-Workflow ist ebenso wichtig: Laut offizieller Dokumentation sind benutzerdefinierte Felder in der kostenlosen Version nicht verfügbar.
Dieser letzte Punkt ist wichtig, da Immobilien-CRMs häufig Felder wie bevorzugtes Viertel, Preisspanne, Finanzierungsstatus, Immobilientyp, Auszugsdatum, Objektadresse und Kauf- bzw. Verkaufsabsicht benötigen. Bevor Sie jahrelang gesammelte Kontakte in eines der beiden Produkte importieren, testen Sie die Felder und den gewünschten Follow-up-Prozess genau.
Wählen Sie HubSpot Free, wenn Ihr Unternehmen hauptsächlich auf Online-Leadgenerierung, E-Mail-Marketing, Terminbuchung und einem einfachen, linearen Vertriebsprozess basiert. Der aktuelle Produktkatalog von HubSpot beschreibt eine kostenlose Deal-Pipeline, Kontaktmanagement, Website-Aktivitäten und kostenlose Marketing-Tools. Die Übersicht der kostenlosen Tools von HubSpot beinhaltet die Terminplanung. Der Katalog gibt außerdem an, dass die Free Tools Edition auf bis zu zwei Benutzer und 1.000 Kontakte beschränkt ist. Weitere Informationen finden Sie im HubSpot-Produkt- und Servicekatalog sowie in der Übersicht der kostenlosen Tools von HubSpot .
Empfehlung: Wenn Sie normalerweise weniger als 1.000 aktive und archivierte Kontakte zusammen haben, erstellen Sie vor dem Import Ihrer Datenbank eine Testpipeline für einen Käufer und eine Verkaufsmöglichkeit.
Wählen Sie Zoho CRM Free, wenn Sie mehr Speicherplatz für Kontakte benötigen, einen Assistenten oder Partner hinzufügen möchten, ohne sofort bezahlen zu müssen, und Wert auf grundlegende Workflow-Regeln legen. Zoho bietet derzeit eine dauerhaft kostenlose Version für bis zu drei Benutzer an. Die zugehörige Anleitung beschreibt 5.000 Kontaktdatensätze und fünf aktive Workflow-Regeln. Weitere Informationen finden Sie in der Zoho CRM-Preisübersicht und der Anleitung zur kostenlosen Version .
Empfehlung: Erstellen Sie vor der Auswahl von Zoho Free eine Liste aller benötigten immobilienbezogenen Datenpunkte. Falls Sie neue benutzerdefinierte Felder benötigen, planen Sie lieber eine kostenpflichtige Version oder ein anderes Datenmodell ein, anstatt die Einschränkungen erst nach der Migration festzustellen.
| Entscheidungsfaktor | Kostenlose Tools von HubSpot | Zoho CRM kostenlos | Was das für einen Einzelagenten bedeutet |
|---|---|---|---|
| Kostenlose Nutzer | Bis zu 2 | Bis zu 3 | Zoho lässt Platz für einen Assistenten oder Partner, bevor ein bezahlter Platz benötigt wird. |
| Dokumentierte Kontaktgrenze | Bis zu 1.000 Kontakte in kostenlosen Konten | Im Leitfaden zur kostenlosen Version von Zoho werden 5.000 Kontaktdatensätze angegeben. | Zoho verfügt über das großzügigere dokumentierte kostenlose Speichervolumen. |
| Deals / Pipeline | 1 Deal-Pipeline pro kostenlosem Konto | Lead-, Kontakt- und Deal-Management inklusive; mehrere Pipelines sind keine kostenlose Funktion. | Beide können einen grundlegenden Käufer-/Verkäuferprozess abwickeln, aber keine der beiden kostenlosen Versionen ist für komplexe Multi-Pipeline-Operationen ausgelegt. |
| Workflow-Automatisierung | Kostenlose Tools bieten eine eingeschränkte Automatisierung für ausgewählte Funktionen; erweiterte Automatisierung ist an kostenpflichtige Tarife gebunden. | Fünf aktive Workflow-Regeln, die im Leitfaden der kostenlosen Edition dokumentiert sind | Zoho bietet den Vorteil einer klareren Dokumentation bei grundlegenden kostenlosen Workflow-Regeln. |
| Benutzerdefinierte Felder | HubSpot unterstützt Eigenschaften in allen Tarifen, die aktuelle öffentliche Dokumentation weist jedoch im Produktkatalog keine einfache kostenlose Kontingentierung aus. | Nicht in der kostenlosen Version verfügbar. | Testen Sie direkt das aktuelle Kontolimit von HubSpot; gehen Sie nicht davon aus, dass einer der kostenlosen Tarife ein unbegrenztes Immobilienschema unterstützt. |
| Kostenlose 1:1-E-Mail-Tools und 2.000 Marketing-E-Mail-Versendungen pro Monat, mit HubSpot-Branding auf den kostenlosen E-Mail-Tools | Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen sind enthalten; die vollständige Postfachintegration und der Massenversand sind in der Standardversion und höher enthalten. | HubSpot ist in der Regel der übersichtlichere kostenlose Ausgangspunkt, wenn E-Mail-Marketing und Lead-Erfassung im Vordergrund stehen. | |
| Mobile | HubSpot-Mobil-App verfügbar | Zoho-Mobil-Apps sind enthalten; Zoho Documents Offline-Datenerfassung funktioniert auf Android | Beide unterstützen die Arbeit im Außendienst; Zoho dokumentiert explizit die Offline-Bearbeitung auf Mobilgeräten. |
Dies ist für keines der beiden Produkte so belegt, wie es viele ältere Vergleichsseiten suggerieren. Laut dem aktuellen offiziellen HubSpot-Katalog können kostenlose Konten bis zu 1.000 Kontakte speichern. Dies widerspricht älteren Werbeaussagen von HubSpot, die online immer noch kursieren und von deutlich größeren kostenlosen Kontaktdatenbanken sprechen. Für eine aktuelle Kaufentscheidung sind der Produktkatalog und die aktuelle Preisdokumentation die verlässlicheren Informationsquellen.
Zohos eigener Leitfaden zur Gratisversion gibt 5.000 Kontaktdatensätze an. Das ist zwar großzügig bemessen, aber dennoch eine Grenze. Ein Einzelmakler, der alte Portal-Leads, Anmeldungen von Tagen der offenen Tür, Kontakte aus seinem Netzwerk, Lieferanten, ehemalige Kunden und potenzielle Neukunden importiert, kann Tausende von Datensätzen schneller erreichen als erwartet.
Empfehlung: Zählen Sie Ihre tatsächliche Datenbank, bevor Sie sich entscheiden. Berücksichtigen Sie archivierte und weniger wichtige Leads, nicht nur aktive Kunden. Wenn Sie bereits fast 1.000 Kontakte haben, ist HubSpot Free wahrscheinlich keine langfristige, kostenlose Lösung für Ihre gesamte Datenbank.
Kapazität und Anpassungsmöglichkeiten sind nicht dasselbe. Die aktuellen Spezifikationen von Zoho weisen ausdrücklich darauf hin, dass in der kostenlosen Version keine benutzerdefinierten Felder verfügbar sind, und auch die Hilfeseite zu benutzerdefinierten Feldern bestätigt diese Einschränkung. Dies kann insbesondere für Immobilienmakler ein erhebliches Problem darstellen, da ein Standard-CRM-Datensatz die für Ihr lokales Geschäft relevanten Felder nicht automatisch erkennt.
Sie können dies in den Zoho CRM-Spezifikationen und der Dokumentation zu den benutzerdefinierten Feldern von Zoho nachprüfen .
Handlungsempfehlung: Notieren Sie die fünf bis zehn Felder, die Ihre Nachfassaktionen tatsächlich steuern. Falls die Standardfelder für Leads/Kontakte/Deals diese nicht ausreichend abbilden, kalkulieren Sie die Kosten für ein Upgrade, bevor Sie Zeit in die Einrichtung investieren.
Die kostenlose Suite von HubSpot ist mehr als nur eine Kontaktdatenbank. Der offizielle Katalog umfasst Kontaktmanagement, Website-Aktivitäten, eine Deal-Pipeline, Landingpages und E-Mail-Marketing. Die Übersicht der kostenlosen Tools beinhaltet außerdem Formulare und Terminplanung. Diese Kombination ist besonders nützlich, wenn Ihre Leads von einer persönlichen Website, lokalen Landingpages, Immobilienbewertungsanfragen, herunterladbaren Leitfäden oder Links stammen, die Sie nach einer Anfrage versenden.
Auf der HubSpot-Preisseite für Vertriebsmitarbeiter sind derzeit auch 1:1-E-Mails im Rahmen der kostenlosen Tools mit HubSpot-Branding und bis zu drei E-Mail-Vorlagen pro Konto aufgeführt. Die Preisseite für Marketingmitarbeiter listet 2.000 Marketing-E-Mail-Versendungen pro Kalendermonat im kostenlosen Paket auf, ebenfalls mit HubSpot-Branding. Weitere Informationen finden Sie unter HubSpot-Preise für Vertriebsmitarbeiter und HubSpot-Preise für Marketingmitarbeiter .
Das bedeutet nicht, dass HubSpot Free einem Einzelagenten eine vollautomatisierte Lead-Nurturing-Funktion bietet. Erweiterte Workflows, verzweigte Sequenzen und komplexere Automatisierungen sind kostenpflichtige Funktionen. Der praktische Vorteil der kostenlosen Version besteht darin, dass Lead-Erfassung, Kommunikation, Terminplanung und Pipeline-Tracking in derselben Plattform integriert sind.
Empfehlung: Wenn die meisten Neukunden online gewonnen werden, testen Sie einen kompletten Prozessablauf: Website-Formular → Kontaktdatensatz → Terminlink → Vertragsabschluss → Nachfassaufgabe. Wenn sich dieser Ablauf natürlich anfühlt, kann die Kontaktbeschränkung von HubSpot auf 1.000 Kontakte für kleinere Unternehmen ein akzeptabler Kompromiss sein.
Zohos kostenloser Tarif beschreibt die grundlegenden CRM-Funktionen genauer. Auf der Preisseite sind Kontaktmanagement, Nachfass-Erinnerungen, Workflow-Automatisierung, benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen, Aufgaben, Meetings und Anrufe, Datenimport/-export, Standardberichte, APIs und mobile Apps aufgeführt. Laut Zoho-Leitfaden zur Ausgabe 2026 bietet die kostenlose Version Workflow-Automatisierung mit eingeschränkten Aktionen, während die Nutzung von Cadences kostenpflichtig ist.
Diese Unterscheidung ist wichtig. Ein einfacher Workflow kann helfen, eine Aufgabe zu erstellen oder einen Datensatz zu aktualisieren, sobald eine Bedingung erfüllt ist. Eine Cadence hingegen ist eine strukturierte Abfolge wiederholter Folgeaktionen. Zoho dokumentiert Cadences ab der kostenlosen Version. Siehe Zoho-Edition 2026 und Rollenleitfaden .
Zoho protokolliert außerdem den mobilen Zugriff über verschiedene Editionen hinweg und speichert Offline-Änderungen in Android-Datensätzen, die später synchronisiert werden, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Das ist besonders nützlich bei Immobilienbesichtigungen, in Gebäuden mit schwachem Empfang oder beim Anfertigen von Notizen direkt nach einer Besichtigung.
Empfehlung: Falls verpasste Nachfassaktionen Ihr Hauptproblem darstellen, erstellen Sie in Zoho Prototypen mit zwei oder drei Workflow-Regeln, bevor Sie das Produkt anhand der umfangreichen Einstellungen beurteilen. Der Nutzen der kostenlosen Version hängt davon ab, ob diese begrenzten Regeln Ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe abdecken.
Beide Produkte können E-Mail-bezogene Mitteilungen versenden, die kostenlose Version bietet jedoch nicht die gleichen Funktionen.
HubSpot bietet kostenlose Tools für die individuelle E-Mail-Kommunikation und den kostenlosen Versand von Marketing-E-Mails an, wobei die kostenlosen Funktionen mit dem eigenen Branding versehen sind. Zoho Free umfasst benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen und eine integrierte E-Mail-Funktion. Auf der Preisseite von Zoho sind die vollständige E-Mail-Integration und der Versand von Massen-E-Mails jedoch nur in der Standardversion enthalten. Die E-Mail-Dokumentation von Zoho erklärt, dass die integrierte CRM-E-Mail-Option Nachrichten auch ohne vollständig integriertes Postfach versenden kann, während für eine tiefergehende bidirektionale Postfachintegration IMAP/POP3 oder unterstützte Anbieter genutzt werden.
Es gibt noch eine weitere Besonderheit: Laut Zoho-Hilfe ist der Massenversand von E-Mails in der kostenlosen Version nicht verfügbar. Weitere Informationen finden Sie in den FAQ zum Thema Massenversand von E-Mails und im Leitfaden zu den E-Mail-Tools von Zoho .
Vorgehensweise: Treffen Sie Ihre Auswahl nicht anhand eines Kontrollkästchens mit der Bezeichnung „E-Mail“. Verbinden Sie das Postfach, das Sie tatsächlich verwenden, senden Sie eine Testnachricht, erhalten Sie eine Antwort und überprüfen Sie, was in der Kontakt-Timeline des Tarifs protokolliert wird, den Sie nach Ablauf einer etwaigen Testphase behalten möchten.
Ein Einzelmakler könnte versucht sein, separate Kanäle für die Vertretung von Käufern, Verkäuferangebote, Vermietungen, Empfehlungen und laufende Transaktionen einzurichten. Die kostenlosen Versionen sind für dieses Modell nicht optimal geeignet.
HubSpot gibt im Katalog an, dass pro kostenlosem Konto eine Deal-Pipeline verfügbar ist. Die Onboarding-Dokumentation von Zoho besagt, dass in der kostenlosen Version keine mehreren Vertriebspipelines mehr verfügbar sind. Zwar können innerhalb einer zentralen Pipeline weiterhin Phasen und Namenskonventionen verwendet werden, dies ist jedoch etwas anderes als die Nutzung mehrerer unabhängiger Pipelines.
Vorgehensweise: Beginnen Sie mit einer einzigen Umsatzpipeline. Verwenden Sie einen eindeutigen Dealnamen wie „Käufer – Rivera – Northside“ oder „Angebot – 123 Oak Street“ und entscheiden Sie nach 30 Tagen tatsächlicher Nutzung, ob separate Pipelines wirklich notwendig sind.
Hier ist die Antwort bedingt und nicht absolut.
Bestätigt: Zoho Free erlaubt keine benutzerdefinierten Felder. Laut HubSpots Wissensdatenbank sind benutzerdefinierte Eigenschaften zwar in allen Tarifen verfügbar, der aktuelle öffentliche Katalog nennt jedoch keine konkrete Anzahl an benutzerdefinierten Eigenschaften im Free-Tarif, wie etwa die Beschränkung auf 1.000 Kontakte. Da sich Beschränkungen und Pakete im Laufe der Zeit geändert haben, sollte die genaue Anzahl an benutzerdefinierten Eigenschaften im Free-Tarif direkt im aktuellen Free-Konto überprüft werden, anstatt Informationen aus älteren Artikeln zu übernehmen.
Nicht geprüft: MLS-Anbindung, Integrationen im Transaktionsmanagement, lokale Portal-Feeds und bürospezifische Compliance-Workflows. Diese variieren je nach Markt, MLS, Maklerbüro und Drittanbieter-Konnektor. Es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass ein allgemeines CRM-System Ihr MLS-System, Ihre E-Signatur-Plattform, Ihren Transaktionskoordinator oder Ihr bürospezifisches Datenverwaltungssystem ohne eine separate Integrationsprüfung ersetzen kann.
Maßnahme: Erstellen Sie vor der Migration eine Checkliste mit 10 unverzichtbaren Feldern sowie eine Checkliste für die Integration von fünf Apps. Wenn ein CRM-System Ihre Käufer-/Verkäuferdaten nicht abbilden oder sich nicht mit einem erforderlichen Brokerage-Tool verbinden kann, ist es trotz des kostenlosen Angebots nicht die richtige Wahl.
Für Zoho ist der offensichtlichste Grund für ein Upgrade eines Einzelmaklers im Immobilienbereich die Möglichkeit zur individuellen Anpassung. Der Zoho-Preisrechner zeigt aktuell 14 US-Dollar pro Nutzer und Monat für die Standard-Version bei jährlicher Abrechnung an. Die Preise können jedoch je nach Region, Abrechnungszyklus und zukünftigen Paketen variieren. Die Standard-Version bietet zusätzliche Funktionen wie E-Mail-Integration, mehrere Vertriebspipelines und benutzerdefinierte Felder. Nutzen Sie den aktuellen Zoho CRM-Preisrechner, bevor Sie sich für Zoho entscheiden.
Die kostenpflichtigen Preise von HubSpot sind produktspezifischer und beinhalten häufig Aktionspreise. Auf der aktuellen Kundenplattformseite wird ein begrenztes Starter-Angebot für Neukunden unter dem regulären Listenpreis angezeigt, während Smart CRM und einzelne Hubs jeweils eigene Pakete haben. Daher ist die pauschale Aussage „HubSpot kostet X“ auf Dauer nicht verlässlich. Prüfen Sie die aktuellen Preise der HubSpot-Kundenplattform, um das für Sie passende Funktionspaket zu finden.
Empfehlung: Schätzen Sie die erste kostenpflichtige Funktion, die Sie voraussichtlich benötigen, und nicht nur die Kosten der heutigen kostenlosen Funktion. Für viele Agenten wird dies eine Erweiterung um mehr Kontakte, benutzerdefinierte Felder, mehrere Pipelines, eine vollständige E-Mail-Integration oder eine stärkere Automatisierung sein.
Wenn Sie Nachbarschaftsseiten veröffentlichen, Website-Anfragen sammeln, Lead-Magnete anbieten, Termin-Links versenden und eine überschaubare Anzahl von Interessenten verwalten, ist das kostenlose HubSpot-Ökosystem ein guter Ausgangspunkt. Der Nachteil: Die Kontaktbegrenzung liegt bei 1.000 Kontakten und die kostenlosen Automatisierungsmöglichkeiten sind eingeschränkt.
Handlungsanweisung: Wählen Sie HubSpot, wenn Sie Ihren Workflow wie folgt beschreiben können: „Erfassung → Buchung → Nachfassen → einen Deal durch eine Pipeline führen“.
Wenn Sie mehr als 1.000 Kontakte haben, bis zu drei Benutzer benötigen und mit den Standardfeldern von Zoho arbeiten können, bietet Ihnen die kostenlose Version mehr dokumentierte Funktionen sowie eine eingeschränkte Workflow-Automatisierung. Der Nachteil ist, dass keine benutzerdefinierten Felder verfügbar sind und die vollständige E-Mail-Integration sowie die Nutzung mehrerer Pipelines erst ab der kostenlosen Version möglich sind.
Handlungsanweisung: Wählen Sie Zoho Free erst dann, wenn Sie nachgewiesen haben, dass die Standardfelder Ihren Käufer- und Verkäuferprozess ohne umständliche Workarounds abbilden können.
Wenn Ihr CRM Immobilienpräferenzen, Angebotsdaten, Finanzierungsmeilensteine, Transaktionsfristen, Empfehlungspartner, verschiedene Deal-Typen und maklerspezifische Compliance-Vorgaben abbilden muss, lautet die entscheidende Frage nicht mehr: „Welches kostenlose CRM ist besser?“, sondern: „Welches kostenpflichtige oder immobilienspezifische System reduziert Doppelarbeit so weit, dass es seine Kosten rechtfertigt?“
Vorgehen: Führen Sie vor der Migration der gesamten Datenbank einen kurzen Pilotversuch mit 20 echten Kontakten und fünf aktiven Geschäften durch.
Für die meisten selbstständigen Immobilienmakler, die ganz von vorn anfangen, ist HubSpot Free die bessere Wahl, wenn Marketing, Leadgenerierung, Terminplanung und ein übersichtlicher Workflow im Vordergrund stehen . Zoho CRM Free eignet sich besser, wenn Sie mehr kostenlose Kontaktkapazität, bis zu drei Benutzer und eine einfache Workflow-Automatisierung benötigen .
Der wichtigste Grund, HubSpot Free nicht zu wählen, ist die aktuelle Beschränkung auf 1.000 Kontakte. Der wichtigste Grund, Zoho Free nicht zu wählen, ist das Fehlen benutzerdefinierter Felder. Beide Einschränkungen sind für einen aktiven Agenten relevant. Testen Sie daher die Einschränkung, die Sie am ehesten betrifft, bevor Sie Ihre gesamten Daten importieren.
Abschließende Maßnahme: Tragen Sie 20 echte Leads in beide Systeme ein, führen Sie Ihre üblichen Follow-up-Aktivitäten durch und behalten Sie das System, das weniger manuelle Eingriffe erfordert. Ein CRM-System, das zu Ihrem tatsächlichen Arbeitsalltag passt, ist wertvoller als ein kostenloser Plan mit einem größeren Funktionsumfang.
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