เทมเพลตตัวติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับผู้รับจ้างอิสระสำหรับฟรีแลนซ์ในสหรัฐฯ

การอัปเดตปี 2026 ที่เปลี่ยนวิธีที่ตัวติดตามค่าใช้จ่ายของฟรีแลนซ์ควรจัดการกับค่าเดินทางตามไมล์: IRS ได้เพิ่มอัตราค่าเดินทางมาตรฐานตามไมล์สำหรับธุรกิจกลางปี ค่าเดินทางทางธุรกิจคือ 72.5 เซนต์ต่อไมล์ สำหรับวันที่ 1 มกราคม ถึง 30 มิถุนายน 2026 และ 76 เซนต์ต่อไมล์ สำหรับวันที่ 1 กรกฎาคม ถึง 31 ธันวาคม 2026 IRS ระบุว่า การแก้ไขกลางปีสะท้อนถึงราคาน้ำมันที่เพิ่มขึ้น ดูที่ อัตราค่าเดินทางมาตรฐานตามไมล์ของ IRS

การเปลี่ยนแปลงนี้เป็นเครื่องเตือนใจที่มีประโยชน์ว่าตัวติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับผู้รับจ้างอิสระควรทำอะไร: รักษาข้อเท็จจริงไว้ก่อน และคำนวณจำนวนเงินที่อ่อนไหวต่อภาษีเป็นอันดับสอง สเปรดชีตที่ดีจะบันทึกวันที่ ผู้ขาย จำนวนเงิน วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ เปอร์เซ็นต์การใช้งานเพื่อธุรกิจ ใบเสร็จหรือหลักฐานอื่นๆ และข้อเท็จจริงที่จำเป็นสำหรับกฎพิเศษ ไม่ควรสมมติว่าทุกการซื้อที่ติดป้ายว่า “ธุรกิจ” สามารถหักลดหย่อนได้ หรือสูตรเดียวสามารถตัดสินคำถามด้านภาษีทุกข้อได้

คู่มือนี้จัดทำขึ้นสำหรับฟรีแลนซ์และผู้รับจ้างอิสระในสหรัฐฯ ที่ต้องการตัวติดตาม Excel ที่ใช้งานจริงสำหรับการจัดระเบียบภาษีกลาง ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษี และกฎของรัฐหรือท้องถิ่นอาจแตกต่างกัน ในกรณีที่ผลลัพธ์ด้านภาษีขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงที่สเปรดชีตไม่สามารถทราบได้ เทมเพลตด้านล่างจะทำเครื่องหมายรายการสำหรับการตรวจสอบแทนที่จะแกล้งทำว่าคำตอบนั้นแน่นอน

เริ่มต้นด้วยสามป้ายกำกับ: ตรวจสอบแล้ว, ขึ้นอยู่กับ, และตรวจสอบ

ใช้ตัวติดตามเพื่อแยกความแตกต่างของข้อมูลสามประเภท:

IRS ระบุว่าค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักลดหย่อนได้โดยทั่วไปต้องเป็นทั้ง “ปกติ” และ “จำเป็น” และค่าใช้จ่ายผสมระหว่างส่วนตัว/ธุรกิจต้องแบ่งระหว่างการใช้งานทั้งสองประเภท ตรวจสอบคำอธิบายของ IRS ใน สิ่งพิมพ์ 334, คู่มือภาษีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หลักการนี้มีความสำคัญมากกว่าชื่อที่คุณใส่ในคอลัมน์หมวดหมู่

ขั้นตอนที่ 1: สร้างแถวธุรกรรมหนึ่งแถวสำหรับทุกค่าใช้จ่าย

สร้างชีตชื่อ Expenses (ค่าใช้จ่าย) ใช้หนึ่งแถวต่อธุรกรรมและแยกจำนวนเงินเดิมออกจากจำนวนเงินที่หักลดหย่อนที่คำนวณได้ ชุดคอลัมน์ที่ใช้งานจริงคือ:

บันทึกธุรกรรมที่เรียบร้อยเริ่มต้นด้วยข้อเท็จจริง: วันที่ คำอธิบาย หมวดหมู่ การเชื่อมโยงโครงการ วิธีการชำระเงิน และจำนวนเงินที่จ่ายจริง

ความเข้าใจผิดทั่วไป: “ถ้าฉันจ่ายด้วยบัตรเครดิตธุรกิจ มันคือรายการหักลดหย่อนทางธุรกิจ” IRS ระบุอย่างชัดเจนว่าค่าใช้จ่ายส่วนตัว การดำรงชีวิต และครอบครัว โดยทั่วไปไม่สามารถหักลดหย่อนได้ แม้ว่าจะจ่ายจากบัญชีธุรกิจก็ตาม ต้นทุนผสม เช่น ยานพาหนะ อาจต้องแบ่งระหว่างการใช้งานเพื่อธุรกิจและส่วนตัว ดูที่ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับรายได้และค่าใช้จ่ายของ IRS สำหรับเจ้าของกิจการคนเดียว

การดำเนินการ: อย่าปล่อยให้วิธีการชำระเงินกำหนดความสามารถในการหักลดหย่อน ใช้เปอร์เซ็นต์การใช้งานเพื่อธุรกิจและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเป็นฟิลด์แยกต่างหาก

ขั้นตอนที่ 2: ทำให้หมวดหมู่เป็นมาตรฐาน แต่อย่าสับสนระหว่างหมวดหมู่กับการหักลดหย่อน

สร้างชีต Lists (รายการ) ขนาดเล็กและใช้เมนูแบบเลื่อนลงสำหรับหมวดหมู่ หมวดหมู่ฟรีแลนซ์ที่มีประโยชน์มักประกอบด้วย การโฆษณา, ซอฟต์แวร์, ค่าใช้จ่ายสำนักงาน, อุปกรณ์สิ้นเปลือง, บริการมืออาชีพ, ประกันภัย, ค่าเช่า/สัญญาเช่า, สาธารณูปโภค, การเดินทาง, อาหาร, รถยนต์และรถบรรทุก, แรงงานตามสัญญา, ภาษีและใบอนุญาต และค่าใช้จ่ายอื่นๆ รายการของคุณควรสะท้อนประเภทของธุรกิจฟรีแลนซ์ที่คุณดำเนินการจริง

การตรวจสอบข้อมูลช่วยให้ชื่อหมวดหมู่ที่ซ้ำกันมีความสอดคล้องกัน เพื่อไม่ให้ต้นทุนประเภทเดียวกันกระจัดกระจายไปกับการสะกดคำหลายแบบ

Microsoft บันทึกตัวเลือก List ในการตรวจสอบข้อมูล Excel สำหรับการจำกัดเซลล์ให้เหลือเฉพาะตัวเลือกที่กำหนด ดูที่ Microsoft Support: ใช้การตรวจสอบข้อมูลกับเซลล์

ความเข้าใจผิดทั่วไป: “ถ้าตัวติดตามมีหมวดหมู่ที่เรียกว่า สำนักงานที่บ้าน, ซอฟต์แวร์ หรือ อุปกรณ์ อะไรก็ตามที่วางไว้ที่นั่นจะหักลดหย่อนได้โดยอัตโนมัติ” ไม่ใช่ หมวดหมู่ช่วยจัดระเบียบข้อเท็จจริง; ความสามารถในการหักลดหย่อนของรัฐบาลกลางยังคงขึ้นอยู่กับกฎภาษีที่ใช้บังคับและข้อเท็จจริงของค่าใช้จ่าย

การดำเนินการ: เพิ่มฟิลด์ที่สองที่เรียกว่า Tax Treatment (การปฏิบัติด้านภาษี) ที่มีค่าเช่น Verified (ตรวจสอบแล้ว), Depends (ขึ้นอยู่กับ) และ Review (ตรวจสอบ) สิ่งนี้ป้องกันไม่ให้รายการหมวดหมู่ปลอมตัวเป็นการตัดสินใจด้านภาษี

ขั้นตอนที่ 3: คำนวณจำนวนเงินที่หักลดหย่อนทำงานโดยไม่เขียนทับต้นทุนเดิม

เก็บจำนวนเงินเต็มไว้โดยไม่แตะต้อง จากนั้นคำนวณตัวเลขทำงานด้วยเปอร์เซ็นต์แยกต่างหาก ในตาราง Excel รูปแบบง่ายๆ คือ:

=[@Amount]*[@[Business Use %]]*[@[Deductible %]]

สำหรับบิลโทรศัพท์ 120 ดอลลาร์ ที่ใช้ 70% เพื่อธุรกิจ เปอร์เซ็นต์การใช้งานเพื่อธุรกิจจะเป็น 70% หากไม่มีขีดจำกัดเพิ่มเติม เปอร์เซ็นต์ที่หักลดหย่อนได้สามารถเป็น 100% ซึ่งจะได้จำนวนเงินทำงาน 84 ดอลลาร์ สูตรนี้เป็นเพียงการคำนวณทางคณิตศาสตร์; ไม่ได้กำหนดว่าประมาณการ 70% ของคุณสมเหตุสมผลหรือมีหลักฐานสนับสนุนอย่างถูกต้องหรือไม่

ยอดรวมตามหมวดหมู่มีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบ แต่แถวธุรกรรมพื้นฐานควรเก็บจำนวนเงินเดิมและสมมติฐานการปรับภาษีไว้

IRS ระบุว่าส่วนส่วนตัวของค่าใช้จ่ายผสมโดยทั่วไปไม่สามารถหักลดหย่อนได้ สิ่งที่ขึ้นอยู่กับสถานการณ์: เปอร์เซ็นต์การใช้งานเพื่อธุรกิจสำหรับโทรศัพท์ แผนอินเทอร์เน็ต ยานพาหนะ หรือสินทรัพย์ที่ใช้ร่วมกันอื่นๆ ขึ้นอยู่กับการใช้งานจริงและบันทึกที่สนับสนุน

การดำเนินการ: อย่าพิมพ์เฉพาะจำนวนเงินสุทธิที่หักลดหย่อนได้ในสมุดบัญชี เก็บจำนวนเงิน, เปอร์เซ็นต์การใช้งานเพื่อธุรกิจ, เปอร์เซ็นต์ที่หักลดหย่อนได้ และจำนวนเงินที่หักลดหย่อนได้แยกกัน เพื่อให้สามารถตรวจสอบการคำนวณได้ในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 4: ติดตามใบเสร็จและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเป็นหลักฐาน ไม่ใช่เป็นเพียงการตกแต่ง

IRS อนุญาตให้ธุรกิจเลือกระบบการเก็บบันทึกที่เหมาะสมกับธุรกิจ ตราบใดที่มันแสดงรายได้และค่าใช้จ่ายอย่างชัดเจน เอกสารสนับสนุนสามารถรวมถึงใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ เช็คที่ระงับการจ่าย รายการเดินบัญชี และบันทึกบัตรเครดิต IRS ยังระบุว่าอาจต้องใช้เอกสารหลายอย่างรวมกันเพื่อสนับสนุนองค์ประกอบทั้งหมดของค่าใช้จ่าย ดูที่ ฉันควรเก็บบันทึกประเภทใด? และ แนวทางปฏิบัติในการเก็บบันทึกของ IRS ที่กว้างกว่า

ฟิลด์สถานะใบเสร็จและการไฮไลต์สำหรับการตรวจสอบทำให้ธุรกรรมที่ไม่มีหลักฐานมองเห็นได้ก่อนการเตรียมภาษี

ความเข้าใจผิดทั่วไป: “ใบเสร็จพิสูจน์การหักลดหย่อน” ใบเสร็จสามารถพิสูจน์บางส่วนของธุรกรรมได้ แต่ไม่ได้พิสูจน์โดยตัวมันเองว่าค่าใช้จ่ายนั้นเป็นปกติ จำเป็น เกี่ยวข้องกับธุรกิจ หรือใช้ในเปอร์เซ็นต์ที่อ้างถึง IRS อธิบายความรับผิดชอบของผู้เสียภาษีในการสนับสนุนการหักลดหย่อนว่าเป็นภาระในการพิสูจน์

การดำเนินการ: เก็บทั้งการอ้างอิงใบเสร็จและบันทึกวัตถุประสงค์ทางธุรกิจสั้นๆ ตัวอย่างเช่น “อาหารกลางวันวางแผนโครงการลูกค้า A” มีประโยชน์มากกว่า “ร้านอาหาร” สำหรับการเดินทาง ของขวัญ และค่าใช้จ่ายยานพาหนะ ให้เก็บบันทึกเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับหมวดหมู่เหล่านั้น

ขั้นตอนที่ 5: ให้ค่าเดินทางตามไมล์มีบันทึกของตัวเองเพราะปี 2026 มีอัตราธุรกิจสองอัตรา

สร้างชีต Mileage (ไมล์) แยกต่างหากที่มีวันที่, จุดเริ่มต้น, จุดหมายปลายทาง, วัตถุประสงค์ทางธุรกิจ, ไมล์ธุรกิจ, อัตรา และรายการหักลดหย่อนทำงาน สำหรับปี 2026 สูตรที่คำนึงถึงวันที่สามารถใช้ 72.5 เซนต์จนถึง 30 มิถุนายน และ 76 เซนต์ตั้งแต่ 1 กรกฎาคม:

=[@[Business Miles]]*IF([@Date]<DATE(2026,7,1),0.725,0.76)

สูตรนั้นสะท้อนอัตราปัจจุบันของ IRS สำหรับปี 2026 แต่สำหรับผู้เสียภาษีที่มีสิทธิ์และเลือกวิธีค่าเดินทางมาตรฐานตามไมล์เท่านั้น IRS อธิบายวิธีสำหรับยานพาหนะสองวิธีและขีดจำกัดความมีสิทธิ์ใน หัวข้อที่ 510, การใช้รถยนต์เพื่อธุรกิจ

มุมมองสรุปช่วยในการกระทบยอดหมวดหมู่ยานพาหนะและค่าใช้จ่ายอื่นๆ โดยไม่แทนที่บันทึกค่าเดินทางตามไมล์หรือธุรกรรมโดยละเอียดที่อยู่เบื้องหลัง

ความเข้าใจผิดทั่วไป: “ฉันสามารถใช้อัตราค่าเดินทางมาตรฐานตามไมล์และยังหักลดหย่อนน้ำมันทั้งหมด ประกัน การซ่อมแซม และการเสื่อมราคาสำหรับยานพาหนะเดียวกันได้” IRS อธิบายว่าค่าเดินทางมาตรฐานตามไมล์และค่าใช้จ่ายจริงเป็นวิธีทางเลือกที่อยู่ภายใต้กฎเฉพาะ ค่าจอดรถและค่าผ่านทางที่attributableกับการใช้งานเพื่อธุรกิจสามารถหักลดหย่อนแยกต่างหากได้แม้จะใช้ค่าเดินทางมาตรฐานตามไมล์ แต่ต้นทุนการดำเนินงานยานพาหนะปกติไม่ได้ถูกเพิ่มเข้าไปอีกบนอัตรามาตรฐาน

การดำเนินการ: เพิ่มฟิลด์ Vehicle Method (วิธีสำหรับยานพาหนะ) ที่มีค่า Standard Mileage (ค่าเดินทางมาตรฐานตามไมล์) หรือ Actual Expenses (ค่าใช้จ่ายจริง) และอย่าให้สรุปประจำปีรวมทั้งสองวิธีสำหรับยานพาหนะเดียวกันโดยไม่มีการตรวจสอบภาษี หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์ใช้วิธีใด ให้ทำเครื่องหมายเป็น Review (ตรวจสอบ) แทนที่จะเลือกโดยอิงจากยอดรวมที่ใหญ่กว่าเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 6: ปฏิบัติต่ออาหารและสำนักงานที่บ้านเป็นหมวดหมู่ที่มีเงื่อนไข

อาหารทางธุรกิจ

สิ่งพิมพ์ 463 ฉบับสุดท้ายล่าสุดของ IRS ที่มีเมื่อจัดทำบทความนี้อธิบายว่าอาหารทางธุรกิจโดยทั่วไปอยู่ภายใต้ขีดจำกัด 50% ในขณะที่ค่าใช้จ่ายด้านความบันเทิงโดยทั่วไปไม่สามารถหักลดหย่อนได้ มีข้อยกเว้น ดังนั้น “50%” ควรเป็นสมมติฐานการตรวจสอบเริ่มต้น ไม่ใช่ความจริงที่ฝังแน่นถาวรสำหรับอาหารทุกมื้อ ดูที่ สิ่งพิมพ์ 463 ของ IRS, ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ของขวัญ และรถยนต์

การดำเนินการ: บันทึกต้นทุนอาหารเต็ม จำนวนเงิน กิจกรรมทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง และฟิลด์เปอร์เซ็นต์ที่หักลดหย่อนได้แยกต่างหาก หากอาจมีข้อยกเว้น ให้ตั้งการตรวจสอบภาษีเป็น Review (ตรวจสอบ) แทนที่จะบังคับ 50% หรือ 100%

สำนักงานที่บ้าน

ตัวเลือกสำนักงานที่บ้านแบบง่ายของ IRS ปัจจุบันใช้ 5 ดอลลาร์ต่อตารางฟุตของการใช้งานเพื่อธุรกิจที่มีสิทธิ์ สูงสุด 300 ตารางฟุต อย่างไรก็ตาม วิธีแบบง่ายไม่ได้เปลี่ยนกฎความมีสิทธิ์ IRS โดยทั่วไปอธิบายการใช้งานเพื่อธุรกิจที่มีสิทธิ์ว่าเป็นการใช้งานเฉพาะและสม่ำเสมอเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่มีสิทธิ์ ภายใต้ข้อยกเว้นเฉพาะ ดูที่ ตัวเลือกสำนักงานที่บ้านแบบง่ายของ IRS

ความเข้าใจผิดทั่วไป: “ฉันทำงานที่โต๊ะในครัว ดังนั้นฉันสามารถอ้างสิทธิ์หักลดหย่อนสำนักงานที่บ้านโดยอัตโนมัติ” การหักลดหย่อนขึ้นอยู่กับกฎความมีสิทธิ์ที่ใช้บังคับ; การทำงานที่บ้านเพียงอย่างเดียวไม่ได้ตัดสินคำถาม

การดำเนินการ: เก็บข้อมูลสำนักงานที่บ้านในชีตแยกต่างหาก: ตารางฟุตของสำนักงาน, ตารางฟุตทั้งหมดของบ้านหากเกี่ยวข้อง, วิธีที่พิจารณา, เดือนที่ใช้ และฟิลด์ตรวจสอบความมีสิทธิ์ อย่าคำนวณการหักลดหย่อนขั้นสุดท้ายจนกว่าความมีสิทธิ์จะได้รับการตรวจสอบ

ขั้นตอนที่ 7: กรองและกระทบยอดสมุดบัญชีทุกเดือน

อย่ารอจนถึงฤดูภาษีเพื่อค้นหาธุรกรรมที่หายไป ทุกเดือน ให้กรองสเปรดชีตตามวันที่ วิธีการชำระเงิน หมวดหมู่ หรือลูกค้า และเปรียบเทียบกับรายการเดินบัญชีธนาคารและบัตรเครดิตของธุรกิจ

ตัวกรองวันที่และหมวดหมู่ทำให้กระทบยอดหนึ่งเดือนหรือหนึ่งช่วงภาษีได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องเปลี่ยนข้อมูลธุรกรรมพื้นฐาน

การตรวจสอบรายเดือนที่มีประโยชน์รวมถึง:

• ธุรกรรมธนาคารธุรกิจหรือบัตรธุรกิจทุกธุรกรรมอยู่ในตัวติดตามหรือถูกยกเว้นโดยเจตนาว่าเป็นส่วนตัว
• ค่าใช้จ่ายเงินสดมีเอกสารสนับสนุนเมื่อมี
• เงินคืนและเงินชดเชยไม่ถูกทิ้งไว้เป็นค่าใช้จ่ายบวกที่ยังไม่ได้กระทบยอด
• ต้นทุนการใช้งานผสมมีเปอร์เซ็นต์การใช้งานเพื่อธุรกิจที่บันทึกไว้
• ใบเสร็จหรือบันทึกวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่หายไปถูกทำเครื่องหมาย
• รายการยานพาหนะใช้ช่วงอัตราค่าเดินทางตามไมล์ปี 2026 ที่ถูกต้อง
• อุปกรณ์และรายการอื่นๆ ที่อาจเป็นทุนได้ถูกทำเครื่องหมายสำหรับการตรวจสอบภาษี

สิ่งที่ตรวจสอบแล้ว: IRS ระบุว่าบันทึกที่ดีช่วยระบุแหล่งรายได้ ติดตามค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนได้ เตรียมแบบแสดงรายการ และสนับสนุนรายการที่รายงานในแบบแสดงรายการ สิ่งที่ไม่ทราบจากสเปรดชีตเพียงอย่างเดียว: ว่าธุรกรรมที่ผิดปกติควรอยู่ในบรรทัดค่าใช้จ่ายปัจจุบัน ควรเป็นทุน หรือถูกจำกัดโดยกฎพิเศษ

การดำเนินการ: แก้ไขช่องว่างข้อเท็จจริงรายเดือนและทิ้งความไม่แน่นอนของการปฏิบัติด้านภาษีให้เห็นอย่างชัดเจน

ขั้นตอนที่ 8: แปลงสมุดบัญชีเป็นตาราง Excel และสร้างสรุปสำหรับการเตรียมภาษี

จัดรูปแบบช่วงธุรกรรมเป็นตาราง Excel เพื่อให้แถวใหม่สืบทอดโครงสร้างและตัวกรองเดียวกัน Microsoft บันทึกขั้นตอนปัจจุบันใน สร้างและจัดรูปแบบตาราง

การจัดรูปแบบสมุดบัญชีเป็นตาราง Excel ช่วยให้หัวคอลัมน์ ตัวกรอง และแถวที่ขยายมีความสอดคล้องกันตลอดทั้งปี

จากนั้นสร้างชีต Summary (สรุป) PivotTable มีประโยชน์สำหรับการดูค่าใช้จ่ายตามหมวดหมู่ เดือน ลูกค้า หรือสถานะการตรวจสอบภาษี Microsoft แนะนำข้อมูลแหล่งที่มาที่สะอาดตามคอลัมน์ที่มีแถวหัวคอลัมน์หนึ่งแถวสำหรับ PivotTable; ดูที่ สร้าง PivotTable เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลในแผ่นงาน

หากคุณชอบสูตร SUMIFS สามารถรวมเฉพาะแถวที่ตรงตามเงื่อนไขที่เลือกได้ ตัวอย่างเช่น ยอดรวมหมวดหมู่รายเดือนสามารถใช้เกณฑ์สำหรับทั้งช่วงวันที่และหมวดหมู่ ดูที่ แนวทางปฏิบัติของ Microsoft สำหรับ SUMIFS

การดำเนินการ: ทำให้สรุปตอบคำถามการตรวจสอบแทนที่จะซ่อนรายละเอียด รวมค่าใช้จ่ายที่บันทึกไว้ทั้งหมด จำนวนเงินที่หักลดหย่อนทำงาน จำนวนหลักฐานที่ขาดหายไป จำนวนรายการตรวจสอบ ไมล์ตามช่วงอัตรา และยอดรวมตามหมวดหมู่

บันทึกไฟล์เฉพาะปีและรักษาหลักฐานเดิมไว้

เมื่อสิ้นสุดการตั้งค่า ให้บันทึกเทมเพลตเปล่าที่ใช้ซ้ำได้และไฟล์ทำงานแยกต่างหากสำหรับปีภาษี รูปแบบการตั้งชื่อเช่น Freelancer_Expense_Tracker_2026.xlsx ชัดเจนกว่าการเขียนทับ “expenses.xlsx” ซ้ำๆ

บันทึกเวิร์กบุ๊กทำงานเฉพาะปีแยกต่างหากจากเทมเพลตเปล่าที่ใช้ซ้ำได้ เพื่อไม่ให้บันทึกปีก่อนหน้าถูกเขียนทับ

สเปรดชีตเป็นระบบสรุป ไม่ใช่ตัวแทนสำหรับบันทึกสนับสนุน เก็บใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ รายการเดินบัญชี รายละเอียดค่าเดินทางตามไมล์ สัญญา และหลักฐานอื่นๆ ในสถานที่ที่เป็นระเบียบและเชื่อมโยงหรืออ้างอิงจากตัวติดตามเมื่อปฏิบัติได้

โครงสร้างเวิร์กบุ๊กที่แนะนำ

ภาษีประมาณการอยู่ในตัวติดตามเดียวกันหรือไม่?

สามารถติดตามในชีต Tax Payments (การชำระภาษี) แยกต่างหาก แต่อย่าบันทึกการชำระภาษีเงินได้ประมาณการของรัฐบาลกลางเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ Schedule C ปกติ IRS ใช้แบบฟอร์ม 1040-ES เพื่อคำนวณและชำระภาษีประมาณการสำหรับรายได้ที่ไม่อยู่ภายใต้การหัก ณ ที่จ่าย รวมถึงรายได้จากการประกอบอาชีพอิสระ สำหรับปีภาษี 2026 กำหนดชำระภาษีประมาณการทั่วไปคือ 15 เมษายน, 15 มิถุนายน, 15 กันยายน 2026 และ 15 มกราคม 2027 ดูที่ เกี่ยวกับแบบฟอร์ม 1040-ES และ สิ่งพิมพ์ 505 (2026)

สิ่งที่ขึ้นอยู่กับสถานการณ์: ว่าคุณต้องชำระภาษีประมาณการหรือไม่และควรชำระเท่าใดขึ้นอยู่กับภาษีที่คาดหวัง การหัก ณ ที่จ่าย เครดิต ข้อมูลปีก่อนหน้า และข้อเท็จจริงอื่นๆ ฟรีแลนซ์ที่มีงาน W-2 อาจสามารถเพิ่มการหัก ณ ที่จ่ายแทนการชำระภาษีประมาณการแยกต่างหาก

การดำเนินการ: ติดตามวันที่และจำนวนเงินที่ชำระเพื่อการอ้างอิง แต่ใช้แผ่นงานปัจจุบันของ IRS หรือคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเพื่อคำนวณการชำระที่จำเป็น

อะไรที่ยังไม่แน่นอนสำหรับการยื่นภาษีปี 2026?

ณ เดือนกันยายน 2026 หน้าแบบร่างของ IRS ระบุแบบฟอร์ม Schedule C ปี 2026 ในขณะที่คำแนะนำ Schedule C ที่แสดงที่นั่นยังคงเป็นคำแนะนำปี 2025 แบบร่างสามารถเปลี่ยนแปลงได้ก่อนการเผยแพร่ขั้นสุดท้าย คุณสามารถตรวจสอบสถานะปัจจุบันได้ที่ หน้าแบบร่างภาษีของ IRS

การดำเนินการ: ใช้ตัวติดตามเพื่อรักษาข้อเท็จจริงตลอดปี 2026 แต่จับคู่ยอดรวมขั้นสุดท้ายกับคำแนะนำ Schedule C ปี 2026 ขั้นสุดท้ายเมื่อเผยแพร่ อย่าฝังหมายเลขบรรทัดที่อาจยังเปลี่ยนแปลงได้

รายการตรวจสอบตัวติดตามค่าใช้จ่ายฟรีแลนซ์

• ทุกแถวมีวันที่ ผู้ขายหรือผู้รับเงิน คำอธิบาย และจำนวนเงินเดิม
• หมวดหมู่มีความสอดคล้องกัน แต่การปฏิบัติด้านภาษีถูกเก็บแยกต่างหาก
• ต้นทุนผสมส่วนตัว/ธุรกิจมีเปอร์เซ็นต์การใช้งานเพื่อธุรกิจที่บันทึกไว้
• ใบเสร็จหรือเอกสารสนับสนุนอื่นๆ ถูกอ้างอิงและบันทึกวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ
• ค่าเดินทางตามไมล์ก่อน 1 กรกฎาคม 2026 ใช้ 72.5 เซนต์ต่อไมล์ธุรกิจเมื่อใช้วิธีค่าเดินทางมาตรฐานตามไมล์; ไมล์ตั้งแต่ 1 กรกฎาคมใช้ 76 เซนต์
• แผ่นงานยานพาหนะไม่ได้รวมค่าเดินทางมาตรฐานตามไมล์กับค่าใช้จ่ายดำเนินงานจริงสำหรับยานพาหนะเดียวกันอย่างสุ่มสี่สุ่มห้า
• อาหารรักษาต้นทุนเต็มและเปอร์เซ็นต์ที่หักลดหย่อนได้แยกต่างหาก
• รายการสำนักงานที่บ้านไม่ถูกปฏิบัติว่าเป็นการหักลดหย่อนโดยอัตโนมัติเพียงเพราะทำงานที่บ้าน
• อุปกรณ์และรายการที่ผิดปกติสามารถทำเครื่องหมายสำหรับการตรวจสอบการเสื่อมราคา การเป็นทุน มาตรา 179 หรือการปฏิบัติด้านภาษีอื่นๆ แทนที่จะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ
• สมุดบัญชีรายเดือนกระทบยอดกับกิจกรรมธนาคารและบัตรเครดิต
• ชีตสรุปแสดงทั้งยอดรวมทำงานและรายการตรวจสอบที่ยังไม่แก้ไข
• เวิร์กบุ๊กและบันทึกสนับสนุนพื้นฐานถูกเก็บรักษาไว้อย่างปลอดภัย

เป้าหมายคือบันทึกที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ ไม่ใช่ยอดรวมการหักลดหย่อนที่ก้าวร้าว

ตัวติดตามค่าใช้จ่ายสำหรับผู้รับจ้างอิสระมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อมันรักษาสิ่งที่เกิดขึ้นและทำให้ความไม่แน่นอนมองเห็นได้ IRS ไม่ได้กำหนดรูปแบบสเปรดชีตพิเศษหนึ่งแบบสำหรับทุกธุรกิจ แต่ต้องการบันทึกที่สนับสนุนรายได้และการหักลดหย่อนที่รายงาน เทมเพลต Excel ที่ออกแบบมาอย่างดีให้ฟรีแลนซ์ในสหรัฐฯ มีวิธีทำซ้ำได้ในการจับข้อเท็จจริงเหล่านั้น กระทบยอดระหว่างปี และส่งมอบชุดบันทึกที่สะอาดกว่ามากให้กับซอฟต์แวร์ภาษีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี

การเปลี่ยนแปลงการออกแบบที่สำคัญที่สุดสำหรับปี 2026 คือตรงไปตรงมา: อย่าเก็บค่าเดินทางตามไมล์เป็นยอดรวมประจำปีเดียวที่ไม่มีวันที่ เก็บวันที่และไมล์ธุรกิจเพื่อให้สามารถใช้อัตรา 72.5 เซนต์สำหรับมกราคมถึงมิถุนายนและอัตรา 76 เซนต์สำหรับกรกฎาคมถึงธันวาคมได้อย่างถูกต้องเมื่อวิธีค่าเดินทางมาตรฐานตามไมล์เหมาะสม สำหรับทุกอย่างอื่น ให้รักษาความมีวินัยเดียวกัน: บันทึกข้อเท็จจริง แยกการใช้งานส่วนตัว เก็บหลักฐาน ทำเครื่องหมายการปฏิบัติด้านภาษีที่ไม่แน่นอน และตรวจสอบกฎขั้นสุดท้ายก่อนยื่น