เทมเพลตเมทริกซ์การมอบหมายงานอย่างง่ายสำหรับ Word: คู่มือปฏิบัติสำหรับผู้จัดการทีมขนาดเล็ก

ทีมขนาดเล็กมักไม่จำเป็นต้องใช้ระบบจัดการโครงการที่ซับซ้อนเพียงเพื่อตอบคำถามพื้นฐาน: ใครทำอะไร ภายในเมื่อไหร่ และใครเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้าย? เมทริกซ์การมอบหมายงานช่วยให้ผู้จัดการเห็นภาพรวมของงานมอบหมาย ความเป็นเจ้าของในการตัดสินใจ บทบาทสนับสนุน กำหนดส่ง และสถานะ ในมุมมองที่กระชับเพียงหนึ่งเดียว

ไม่มีฟีเจอร์ใหม่ที่สำคัญใน Word ที่เปลี่ยนแปลงวิธีการพื้นฐาน ดังนั้นแนวทางที่มีประโยชน์ที่สุดยังคงมีความทนทานและเรียบง่าย: สร้างเมทริกซ์ในรูปแบบตารางของ Word ทำให้ป้ายกำกับความรับผิดชอบเข้าใจง่าย และบันทึกเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์เป็นเทมเพลต Word ที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้หากคุณวางแผนที่จะใช้งานซ้ำๆ

เมทริกซ์การมอบหมายงานคืออะไร?

เมทริกซ์การมอบหมายงานคือตารางที่เชื่อมโยงรายการงานกับบุคคลที่เป็นเจ้าของ อนุมัติ สนับสนุน หรือจำเป็นต้องรับทราบข้อมูล สำหรับทีมห้าคน อาจมีน้ำหนักเบาเพียงแถวเดียวต่องานหนึ่งชิ้น และคอลัมน์ไม่กี่คอลัมน์สำหรับความรับผิดชอบ กำหนดส่ง และสถานะ

แนวคิดนี้ทับซ้อนกับ เมทริกซ์การมอบหมายความรับผิดชอบ (Responsibility Assignment Matrix) ศัพท์บัญญัติปัจจุบันของสถาบันการจัดการโครงการ (Project Management Institute) กำหนดให้เมทริกซ์ RACI เป็นประเภทหนึ่งของเมทริกซ์การมอบหมายความรับผิดชอบโดยใช้สถานะสี่ประเภท: Responsible (ผู้รับผิดชอบ), Accountable (ผู้รับผิดชอบสูงสุด), Consulted (ผู้ให้คำปรึกษา), และ Informed (ผู้รับทราบ) เมทริกซ์การมอบหมายงานสำหรับทีมขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องใช้สัญลักษณ์ RACI เต็มรูปแบบ แต่หลักการเดียวกันนี้มีประโยชน์: ทำให้ความเป็นเจ้าของชัดเจนก่อนเริ่มงาน PMI Lexicon of Project Management Terms.

เทมเพลตเมทริกซ์การมอบหมายงานพร้อมคัดลอก

สำหรับทีมขนาดเล็กส่วนใหญ่ ให้เริ่มด้วยโครงสร้างต่อไปนี้ โครงสร้างนี้ตั้งใจให้เรียบง่ายกว่าแผนโครงการแบบเต็มรูปแบบ

หากทีมของคุณมีขนาดเล็กมาก คุณสามารถลบคอลัมน์ผู้อนุมัติและคอลัมน์ปรึกษา / สนับสนุนออกได้ หากการตัดสินใจมักหยุดชะงักเพราะไม่มีใครรู้ว่าใครสามารถอนุมัติงานได้ ให้คงคอลัมน์เหล่านี้ไว้

แต่ละคอลัมน์ควรมีความหมายว่าอย่างไร?

งาน

เขียนผลลัพธ์หรือการกระทำในลักษณะที่สามารถทำให้เสร็จและตรวจสอบได้ คำว่า “การตลาด” กว้างเกินไป “ร่างจดหมายข่าวลูกค้าเดือนพฤษภาคม” ชัดเจนพอที่จะมอบหมายและปิดงาน

ผู้รับผิดชอบหลัก

ระบุชื่อหนึ่งคนที่คาดว่าจะผลักดันงานให้เสร็จสมบูรณ์ คนอื่นอาจช่วยได้ แต่การมีผู้รับผิดชอบที่มองเห็นได้ชัดเจนหนึ่งคนช่วยลดปัญหาทั่วไปที่งานเป็นของ “ทีม” อย่างคลุมเครือ

ผู้อนุมัติ

ใช้คอลัมน์นี้เมื่อมีบุคคลที่ต้องยอมรับงาน อนุมัติการตัดสินใจ หรือลงนามก่อนที่งานจะเสร็จสมบูรณ์ หากไม่จำเป็นต้องมีการอนุมัติอย่างแท้จริง ให้เว้นช่องว่างไว้แทนการสร้างชั้นการอนุมัติเพิ่มเติม

ปรึกษา / สนับสนุน

ระบุรายชื่อผู้ที่จำเป็นต้องให้ข้อมูลป้อนกลับก่อนงานเสร็จสมบูรณ์ ทำให้กลุ่มนี้เล็กที่สุด เมทริกซ์การมอบหมายงานจะช้าและใช้งานยากเมื่อทุกงานมีผู้ตรวจสอบบังคับหลายคน

กำหนดส่ง

ใช้วันที่จริงสำหรับงานโครงการ และใช้กฎประจำที่ชัดเจนสำหรับงานประจำ เช่น “วันศุกร์ เวลา 15:00 น.” หรือ “วันทำการที่สามของทุกเดือน”

สถานะ

ชุดค่าสถานะสั้นๆ ง่ายต่อการสแกนมากกว่าการอัปเดตแบบอิสระ ตัวอย่างเช่น: ยังไม่เริ่ม, กำลังดำเนินการ, ติดขัด, รอการตรวจสอบ, และเสร็จสิ้น

หมายเหตุ

ทำให้หมายเหตุเน้นการปฏิบัติ รายการที่ดีรวมถึง “ต้องได้รับการอนุมัติจากลูกค้า”, “รอข้อมูลจากฝ่ายการเงิน”, หรือ “ใช้เวอร์ชันที่อนุมัติเมื่อ 4 พ.ค.” คำอธิบายพื้นหลังที่ยาวควรอยู่ในเอกสารที่เกี่ยวข้องหรือไฟล์โครงการ

ควรใช้ RACI หรือเมทริกซ์ผู้รับผิดชอบที่เรียบง่ายกว่า?

ใช้แบบจำลองที่เรียบง่ายที่สุดที่แก้ปัญหาการประสานงานจริงของทีม

เมทริกซ์จะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อผู้คนสามารถเข้าใจมันได้อย่างรวดเร็ว อย่าเพิ่มตัวอักษร RACI เพียงเพราะเป็นศัพท์การจัดการโครงการที่คุ้นเคย หากทีมของคุณไม่เคยใช้ RACI หัวข้อภาษาธรรมดาเช่น ผู้รับผิดชอบ, ผู้อนุมัติ, และผู้สนับสนุน อาจง่ายกว่า

วิธีสร้างเมทริกซ์ใน Microsoft Word

ในเวอร์ชันปัจจุบันของ Word คุณสามารถสร้างเมทริกซ์ด้วยตารางมาตรฐาน เอกสารสนับสนุนของ Microsoft แนะนำให้ผู้ใช้ไปที่ Insert > Table (แทรก > ตาราง) จากนั้นเลือกจำนวนแถวและคอลัมน์ที่ต้องการ ตารางขนาดใหญ่สามารถสร้างได้ผ่านตัวเลือกแถวและคอลัมน์แบบขยาย Microsoft Support: insert tables in Word.

1. เปิดเอกสาร Word เปล่า
2. เพิ่มชื่อเรื่องเช่น Task Delegation Matrix (เมทริกซ์การมอบหมายงาน) และชื่อทีมหรือโครงการ
3. แทรกตารางเจ็ดคอลัมน์สำหรับ งาน, ผู้รับผิดชอบหลัก, ผู้อนุมัติ, ปรึกษา / สนับสนุน, กำหนดส่ง, สถานะ, และหมายเหตุ
4. เพิ่มหนึ่งแถวสำหรับแต่ละงานปัจจุบัน
5. ใช้คำสถานะที่สั้นและสม่ำเสมอ
6. ปรับความกว้างของคอลัมน์เพื่อให้คอลัมน์งานและหมายเหตุมีพื้นที่มากกว่าสถานะหรือกำหนดส่ง
7. เพิ่มแถวเมื่องานใหม่ปรากฏขึ้น Microsoft Word รองรับการใช้แถวผ่านตัวควบคุม Table Layout (เค้าโครงตาราง) Microsoft Support: add rows and columns to a Word table.

วิธีเปลี่ยนเอกสารเป็นเทมเพลต Word ที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้

หากคุณสร้างเมทริกซ์เดิมซ้ำทุกสัปดาห์หรือสำหรับทุกโครงการใหม่ ให้บันทึกโครงสร้างเป็นเทมเพลตแทนที่จะคัดลอกเมทริกซ์ที่เสร็จสมบูรณ์เก่าและลบเนื้อหาของมัน

Microsoft บันทึกฟอร์แมตเทมเพลต Word ที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้เป็น .dotx ใน Word ให้สร้างเอกสารที่คุณต้องการนำกลับมาใช้ใหม่ เลือกตัวเลือกบันทึกเป็นเทมเพลต และเลือก Microsoft Word Template (.dotx) เทมเพลตที่เปิดใช้มาโครจะใช้ .dotm แทน แต่เมทริกซ์การมอบหมายงานพื้นฐานปกติไม่จำเป็นต้องใช้มาโคร Microsoft Support: create a Word template.

เวอร์ชันที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ดีควรมีหัวข้อ โครงสร้างตาราง คำแนะนำ ตัวเลือกสถานะ และอาจมีแถวตัวอย่างหนึ่งแถว ลบการมอบหมายพนักงานจริง หมายเหตุที่เป็นความลับ ชื่อลูกค้า และกำหนดส่งเก่าก่อนบันทึกเทมเพลตหลัก

ตัวอย่าง: ทีมเนื้อหาห้าคน

สมมติว่าทีมเนื้อหาขนาดเล็กมีผู้จัดการ นักเขียน นักออกแบบ นักวิเคราะห์ และผู้เผยแพร่ แคมเปญถัดไปต้องการห้างาน: ร่างโครงร่าง ร่างเนื้อหา ออกแบบ ตรวจสอบสุดท้าย และเผยแพร่

ผู้จัดการไม่จำเป็นต้องเป็นเจ้าของทั้งห้าแถว แทนที่จะเป็นเช่นนั้น นักเขียนสามารถเป็นเจ้าของร่างเนื้อหา นักออกแบบสามารถเป็นเจ้าของสินทรัพย์ภาพ นักวิเคราะห์สามารถเป็นเจ้าของการติดตามประสิทธิภาพ และผู้เผยแพร่สามารถเป็นเจ้าของการเผยแพร่สุดท้าย ผู้จัดการสามารถคงเป็นผู้อนุมัติเฉพาะในจุดที่การตัดสินใจจำเป็นต้องมีการลงนามจากฝ่ายบริหารอย่างแท้จริง

สิ่งนี้ทำให้การมอบหมายงานมองเห็นได้โดยไม่ต้องลบความรับผิดชอบของผู้จัดการออก นอกจากนี้ยังแสดงจุดที่ภาระงานไม่สมดุล หากคนหนึ่งคนปรากฏเป็นผู้รับผิดชอบหลักในเกือบทุกแถวที่เร่งด่วน เมทริกซ์กำลังบอกคุณบางอย่างเกี่ยวกับขีดความสามารถก่อนที่ใครจะบ่นเรื่องภาระงานล้นมือ

ใช้การทดสอบการมอบหมายงานอย่างง่ายก่อนมอบหมายงาน

ก่อนที่คุณจะเพิ่มชื่อคนเป็นผู้รับผิดชอบหลัก ให้ตรวจสอบสี่สิ่ง:

• ความชัดเจน: บุคคลนั้นสามารถบอกได้ว่า “เสร็จสิ้น” หมายถึงอะไรหรือไม่?
• อำนาจ: พวกเขามีอำนาจในการตัดสินใจเพียงพอที่จะทำงานให้เสร็จหรือไม่?
• ทรัพยากร: พวกเขามีข้อมูล เครื่องมือ และการเข้าถึงที่จำเป็นหรือไม่?
• ขีดความสามารถ: กำหนดส่งเป็นจริงได้หรือไม่เมื่อเทียบกับงานที่มีอยู่ของพวกเขา?

เมทริกซ์สามารถเปิดเผยการมอบหมายงานได้ แต่ไม่สามารถซ่อมแซมใบสั่งงานที่ไม่ชัดเจน การขาดสิทธิ์การเข้าถึงระบบ หรือภาระงานที่เป็นไปไม่ได้ สิ่งเหล่านั้นยังคงต้องมีการตัดสินใจจากฝ่ายบริหาร

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ทำให้เมทริกซ์มีประโยชน์น้อยลง

การมอบหมายผู้รับผิดชอบหลักสองคน

ผู้มีส่วนร่วมสองคนเป็นเรื่องปกติ ผู้รับผิดชอบหลักสองคนมักสร้างความคลุมเครือเกี่ยวกับว่าใครจะติดตามผลเมื่อความคืบหน้าหยุดลง เลือกผู้ประสานงานหนึ่งคนและระบุอีกคนเป็นผู้สนับสนุนหากจำเป็น

การใช้เมทริกซ์เป็นบัตรคะแนนผลงาน

เมทริกซ์ควรทำให้การทำงานชัดเจนเป็นหลัก ไม่ใช่กลายเป็นระบบจัดอันดับที่ซ่อนเร้น สถานะสามารถแสดงว่างานติดขัดได้โดยไม่สื่อว่าผู้รับผิดชอบเป็นสาเหตุของการติดขัด

การใส่การกระทำเล็กๆ ทุกอย่างลงในตาราง

ผู้จัดการไม่จำเป็นต้องมีแถวแยกสำหรับทุกอีเมล การประชุม หรืองานย่อยห้านาที ติดตามผลลัพธ์และการส่งต่อที่มีความหมาย รายละเอียดที่มากเกินไปทำให้เมทริกซ์ดูแลรักษายากกว่าตัวงานเอง

ไม่อัปเดตงานที่เสร็จสิ้นหรือมอบหมายใหม่

เมทริกซ์ที่ล้าสมัยแย่กว่าเมทริกซ์ขนาดเล็กเพราะผู้คนอาจดำเนินการตามความเป็นเจ้าของที่ล้าสมัย ทบทวนมันตามจังหวะที่คาดเดาได้—รายสัปดาห์สำหรับงานที่เสถียร และบ่อยขึ้นสำหรับโครงการที่เคลื่อนไหวเร็ว

เมื่อ Word เป็นเครื่องมือที่เหมาะสม—และเมื่อไม่เหมาะสม

Word ทำงานได้ดีเมื่อทีมต้องการเอกสารความรับผิดชอบที่มีน้ำหนักเบา พิมพ์ง่าย แชร์ง่าย และการมอบหมายงานไม่ได้เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา นอกจากนี้ยังใช้งานได้จริงเมื่อเมทริกซ์ต้องอยู่ในใบสั่งงานโครงการ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ชุดเอกสารการประชุม หรือคู่มือผู้จัดการ

เปลี่ยนไปใช้ระบบจัดการงานแบบแชร์หรือสเปรดชีตเมื่อคุณต้องการการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ การเตือนอัตโนมัติ ความสัมพันธ์ระหว่างงาน การคำนวณภาระงาน ประวัติการตรวจสอบ หรือผู้แก้ไขพร้อมกันหลายคน เมทริกซ์ใน Word เป็นเครื่องมือเพื่อความชัดเจน ไม่ใช่ตัวแทนของซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์

รายการตรวจสอบสุดท้ายสำหรับผู้จัดการ

• ทุกงานที่ใช้งานอยู่มีผู้รับผิดชอบหลักที่ชัดเจนหนึ่งคน
• ช่องผู้อนุมัติถูกเติมเฉพาะเมื่อจำเป็นต้องมีการอนุมัติจริงๆ
• บทบาทสนับสนุนจำกัดเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมจริงๆ
• กำหนดส่งมีความเฉพาะเจาะจงพอที่จะดำเนินการได้
• ค่าสถานะเป็นมาตรฐาน
• งานที่ติดขัดอธิบายว่าสิ่งกีดขวางคืออะไร
• ไม่มีสมาชิกทีมคนใดมีภาระงานเร่งด่วนส่วนใหญ่โดยไม่มีการหารือ
• งานที่เสร็จสิ้นถูกเก็บถาวรหรือทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น
• เมทริกซ์มีเจ้าของที่ระบุชื่อซึ่งรับผิดชอบในการทำให้เป็นปัจจุบัน
• เทมเพลต Word หลักไม่มีข้อมูลการมอบหมายที่เป็นความลับ

เมทริกซ์การมอบหมายงานอย่างง่ายทำงานได้เพราะมันเปลี่ยนสมมติฐานที่ไม่เป็นทางการให้เป็นการมอบหมายที่มองเห็นได้ สำหรับทีมขนาดเล็ก สิ่งนั้นมักมีค่ามากกว่าการเพิ่มศัพท์การจัดการโครงการที่ซับซ้อน เริ่มด้วยผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน กำหนดส่ง สถานะ และเส้นทางอนุมัติ เพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมเฉพาะเมื่อมันแก้ปัญหาการประสานงานจริง