Word İçin Basit Görev Devretme Matrisi Şablonu: Küçük Ekip Yöneticileri İçin Pratik Bir Rehber

Küçük ekiplerin, kimin neyi, ne zamana kadar yapacağı ve son sözü kimin söyleyeceği gibi temel bir soruyu yanıtlamak için karmaşık bir proje yönetim sistemine nadiren ihtiyacı vardır. Bir görev devretme matrisi, yöneticiye atamalar, karar sahipliği, destek rolleri, son teslim tarihleri ve durum hakkında tek bir kompakt görünüm sunar.

Temel yöntemi değiştiren büyük bir yeni Word özelliği olmadığından, en faydalı yaklaşım kalıcı ve basit kalmaya devam eder: Matrisi bir Word tablosu olarak oluşturun, sorumluluk etiketlerini anlaşılır tutun ve tekrar tekrar kullanmayı planlıyorsanız bitmiş belgeyi yeniden kullanılabilir bir Word şablonu olarak kaydedin.

Görev devretme matrisi nedir?

Görev devretme matrisi, iş kalemlerini bunlara sahip olan, onaylayan, destekleyen veya görünürlüğe ihtiyaç duyan kişilerle ilişkilendiren bir tablodur. Beş kişilik bir ekip için, her görev için bir satır ve sorumluluk, son teslim tarihi ve durum için birkaç sütun içerecek kadar hafif olabilir.

Bu fikir, bir sorumluluk atama matrisi ile örtüşür. Proje Yönetimi Enstitüsü’nün (PMI) mevcut terminolojisi, RACI matrisini dört durum kullanan bir tür sorumluluk atama matrisi olarak tanımlar: Sorumlu (Responsible), Hesap Verebilir (Accountable), Danışılan (Consulted) ve Bilgilendirilen (Informed). Küçük ekip devretme matrisi tam RACI gösterimini kullanmak zorunda değildir, ancak aynı ilke faydalıdır: İş başlamadan önce sahipliği görünür kılın. PMI Proje Yönetimi Terimleri Sözlüğü.

Kopyalanabilir görev devretme matrisi şablonu

Çoğu küçük ekip için aşağıdaki yapıyla başlayın. Bu yapı, tam bir proje planından kasıtlı olarak daha basittir.

Ekipleriniz çok küçükse, Onaylayan ve Danış / Destek sütunlarını kaldırabilirsiniz. Kimin işi onaylayabileceğini kimse bilmediği için kararlar düzenli olarak tıkanıyorsa, bu sütunları koruyun.

Her sütun ne anlama gelmeli?

Görev

Teslim edilecek ürünü veya eylemi, tamamlanıp kontrol edilebilecek şekilde yazın. “Pazarlama” çok geneldir. “Mayıs müşteri bültenini taslak olarak hazırla” atamak ve kapatmak için yeterince nettir.

Birincil Sorumlu

Görevi tamamlamaya kadar yönlendirmesi beklenen tek bir kişiyi belirtin. Diğer kişiler yardım edebilir, ancak tek bir görünür sorumlu, bir görevin belirsiz bir şekilde “ekibe” ait olması gibi yaygın sorunu azaltır.

Onaylayan

Birinin işi kabul etmesi, bir kararı yetkilendirmesi veya görev tamamlanmadan önce onaylaması gerektiğinde bu sütunu kullanın. Gerçekten bir onay gerekmiyorsa, ekstra bir katman uydurmak yerine alanı boş bırakın.

Danış / Destek

Tamamlanmadan önce girdisi gereken kişileri listeleyin. Bu grubu küçük tutun. Her görevin birkaç zorunlu inceleyicisi olduğunda, devretme matrisi yavaş ve kullanılması zor hale gelir.

Son Teslim Tarihi

Proje işleri için gerçek bir tarih ve rutin işler için “Cuma 15:00” veya “her ayın üçüncü iş günü” gibi net bir tekrarlayan kural kullanın.

Durum

Kısa bir değer seti, serbest biçimli güncellemelerden daha kolay taranır. Örneğin: Başlanmadı, Devam Ediyor, Engellendi, İnceleme Bekleniyor ve Tamamlandı.

Notlar

Notları eylem odaklı tutun. İyi girişler arasında “Müşteri onayı gerekiyor”, “Finans verileri bekleniyor” veya “4 Mayıs'ta onaylanan sürümü kullan” yer alır. Uzun arka plan açıklamaları ilgili belgeye veya proje dosyasına aittir.

RACI mi yoksa daha basit bir sorumlu matrisi mi kullanmalısınız?

Ekiplerin gerçek koordinasyon sorununu yanıtlayan en basit modeli kullanın.

Matris, ancak insanlar onu hızlıca anlayabiliyorsa faydalıdır. Sadece tanıdık proje yönetimi terminolojisi oldukları için RACI harflerini eklemeyin. Ekibiniz hiç RACI kullanmadıysa, Sorumlu, Onaylayan ve Destek gibi sade dil başlıkları daha kolay olabilir.

Matrisi Microsoft Word'de nasıl oluşturursunuz?

Word'ün mevcut sürümlerinde matrisi standart bir tablo ile oluşturabilirsiniz. Microsoft'un destek belgeleri, kullanıcıların Ekle > Tablo yolunu izlemelerini ve ardından gerekli satır ve sütun sayısını seçmelerini talimatlandırır. Daha büyük tablolar, genişletilmiş satır ve sütun seçeneği aracılığıyla oluşturulabilir. Microsoft Destek: Word'e tablo ekleme.

1. Boş bir Word belgesi açın.
2. Görev Devretme Matrisi gibi bir başlık ve ekip veya proje adını ekleyin.
3. Görev, Birincil Sorumlu, Onaylayan, Danış / Destek, Son Teslim Tarihi, Durum ve Notlar için yedi sütunlu bir tablo ekleyin.
4. Her mevcut görev için bir satır ekleyin.
5. Kısa ve tutarlı durum terimleri kullanın.
6. Son Teslim Tarihi veya Durum'dan daha fazla yer kaplaması için Görev ve Notlar sütun genişliklerini ayarlayın.
7. Yeni işler ortaya çıktıkça satır ekleyin. Microsoft Word, Tablo Düzeni kontrolleri aracılığıyla satır eklemeyi destekler. Microsoft Destek: Word tablosuna satır ve sütun ekleme.

Belgeyi yeniden kullanılabilir bir Word şablonuna nasıl dönüştürürsünüz?

Her hafta veya her yeni proje için aynı matrisi yeniden oluşturuyorsanız, eski tamamlanmış bir matrisi kopyalayıp içeriğini silmek yerine yapıyı bir şablon olarak kaydedin.

Microsoft, yeniden kullanılabilir Word şablonu formatını .dotx olarak belgeler. Word'de yeniden kullanmak istediğiniz belgeyi oluşturun, şablon olarak kaydetme seçeneğini seçin ve Microsoft Word Şablonu (.dotx) öğesini seçin. Makro etkin bir şablon bunun yerine .dotm kullanır, ancak temel bir devretme matrisi normalde makrolara ihtiyaç duymaz. Microsoft Destek: Word şablonu oluşturma.

İyi bir yeniden kullanılabilir sürüm; başlıkları, tablo yapısını, talimatları, durum seçeneklerini ve belki de bir örnek satırı içermelidir. Ana şablonu kaydetmeden önce gerçek çalışan atamalarını, gizli notları, müşteri adlarını ve eski son teslim tarihlerini kaldırın.

Örnek: Beş kişilik bir içerik ekibi

Diyelim ki küçük bir içerik ekibinde bir yönetici, yazar, tasarımcı, analist ve yayıncı var. Bir sonraki kampanya beş görev gerektiriyor: taslak, taslak metin, tasarım, son inceleme ve yayınlama.

Yöneticinin beş satırın tamamına sahip olması gerekmez. Bunun yerine, yazar taslak metne, tasarımcı görsel varlıklara, analist performans takibine ve yayıncı son yayına sahip olabilir. Yönetici, yalnızca bir kararın gerçekten yönetim onayı gerektirdiği yerlerde onaylayan olarak kalabilir.

Bu, yönetimsel hesap verebilirliği ortadan kaldırmadan devretmeyi görünür kılar. Ayrıca iş yükünün dengesiz olduğu yerleri de gösterir. Bir kişi neredeyse her acil satırda Birincil Sorumlu olarak görünüyorsa, matris, kimse aşırı yükten şikayet etmeden önce kapasite hakkında size bir şeyler söylüyor demektir.

Bir görevi atamadan önce basit bir devretme testi yapın

Bir kişinin adını Birincil Sorumlu olarak eklemeden önce dört şeyi kontrol edin:

• Netlik: Kişi “bitti”nin ne anlama geldiğini söyleyebilir mi?
• Yetki: Görevi tamamlamak için yeterli karar yetkisine sahip mi?
• Kaynaklar: İhtiyacı olan bilgiye, araçlara ve erişime sahip mi?
• Kapasite: Son teslim tarihi, mevcut atamalarıyla birlikte gerçekçi mi?

Bir matris atamaları ortaya çıkarabilir, ancak belirsiz bir brief'i, eksik sistem erişimini veya imkansız bir iş yükünü onaramaz. Bunlar hâlâ bir yönetim kararı gerektirir.

Matrisi daha az faydalı hale getiren yaygın hatalar

İki birincil sorumlu atamak

İki katkıda bulunan sorun değildir. İki birincil sorumlu, ilerleme durduğunda kimin takip edeceği konusunda belirsizlik yaratır. Gerekirse tek bir koordinasyon sorumlusu seçin ve diğer kişiyi destek olarak listeleyin.

Matrisi bir performans puan kartı olarak kullanmak

Matris öncelikle işi netleştirmeli, gizli bir sıralama sistemi haline gelmemelidir. Durum, bir görevin engellendiğini gösterebilir, ancak bunun sorumlu tarafından neden olduğu anlamına gelmez.

Her küçük eylemi tabloya koymak

Bir yöneticinin her e-posta, toplantı veya beş dakikalık alt görev için ayrı bir satıra ihtiyacı yoktur. Anlamlı teslim edilebilirleri ve devirleri takip edin. Aşırı detay, matrisi işin kendisinden daha zor bakılır hale getirir.

Tamamlanan veya yeniden atanan işleri asla güncellememek

Eski bir matris, küçük bir matristen daha kötüdür çünkü insanlar güncel olmayan sahipliklere göre hareket edebilir. Öngörülebilir bir ritimde gözden geçirin—istikrarlı işler için haftalık, hızlı hareket eden projeler için daha sık.

Word ne zaman doğru araçtır—ve ne zaman değildir?

Word, ekibin hafif, yazdırılabilir, paylaşılması kolay bir sorumluluk belgesi istediği ve atamaların sürekli değişmediği durumlarda iyi çalışır. Matrisin bir proje özeti, işletim prosedürü, toplantı paketi veya yönetici el kitabı içinde yer alması gerektiğinde de pratiktir.

Gerçek zamanlı bildirimlere, otomatik hatırlatıcılara, bağımlılıklara, iş yükü hesaplamalarına, denetim geçmişine veya çok sayıda eşzamanlı düzenleyiciye ihtiyacınız olduğunda paylaşılan bir görev yönetim sistemine veya elektronik tabloya geçin. Bir Word matrisi bir netlik aracıdır, iş akışı yazılımının yerini alan bir şey değildir.

Son yönetici kontrol listesi

• Her aktif görevin tek ve net bir Birincil Sorumlusu var.
• Onaylayan, yalnızca onay gerçekten gerektiğinde doldurulur.
• Destek rolleri, gerçekten katkıda bulunması gereken kişilerle sınırlıdır.
• Son teslim tarihleri harekete geçilecek kadar spesifiktir.
• Durum değerleri standartlaştırılmıştır.
• Engellenen görevler, engelleyicinin ne olduğunu açıklar.
• Tartışma olmadan hiçbir ekip üyesi acil görevlerin çoğuyla aşırı yüklenmemiştir.
• Tamamlanan işler arşivlenir veya Tamamlandı olarak işaretlenir.
• Matrisin, güncel tutulmasından sorumlu adlandırılmış bir sahibi vardır.
• Ana Word şablonu, gizli atama verisi içermez.

Basit bir görev devretme matrisi, gayri resmi varsayımları görünür atamalara dönüştürdüğü için işe yarar. Küçük bir ekip için bu, genellikle karmaşık proje yönetimi terminolojisi eklemekten daha değerlidir. Net bir sorumlu, son teslim tarihi, durum ve onay yolu ile başlayın; daha fazla sütunu yalnızca gerçek bir koordinasyon sorununu çözdüklerinde ekleyin.