如何建立不會忘記知識文件的自訂 GPT

截至2026年9月13日， OpenAI表示，個人ChatGPT帳戶（包括Free、Go、Plus和Pro帳戶）無法建立或發布新的GPT。現有GPT仍可使用，並在符合條件的情況下進行編輯。在Business、Enterprise和Edu工作區中，GPT的建立取決於工作區設定和權限。 OpenAI也表示，自訂GPT工作流程正在向插件遷移，遷移流程計畫於2026年9月17日完成，受影響的Enterprise GPT將於2026年12月11日停用。如果您稍後閱讀此信息，請在建立新工作流程之前，請查閱OpenAI的「建立和編輯GPT」文件以確認最新狀態。

如果自訂 GPT 模型似乎「忘記」了某個知識文件，通常情況下，該文件並未遺失。 OpenAI 的檔案上傳常見問題解答指出，作為 GPT 知識上傳的檔案會一直保留，直到自訂 GPT 模型被刪除。更常見的問題是檢索：模型並非一定會針對每個問題完整讀取每個上傳的檔案。它只會檢索與提示相關的資料，因此，原始檔案的品質、文件結構、說明和測試都會影響最終能否找到正確的內容。

此外，也要區分「知識」和「記憶」。 OpenAI 的ChatGPT文件指出，GPT 不使用已儲存的記憶、自訂指令或先前的對話；每次對話都是從頭開始。因此，上傳的知識是一個配置好的參考來源，而不是從先前聊天中累積的對話記憶。

可靠的結果應該是什麼樣的呢？

目標並非強迫 GPT 每一步都提及某個文件，而是要確保依賴來源的答案始終基於正確的材料，同時讓缺乏依據的問題安全失敗，而不是讓 GPT 給出自信的猜測。

使知識庫使用更可靠的八個步驟

1. 確認您的帳戶或工作區仍可建立或編輯 GPT 文件

首先檢查資格，因為「創建」按鈕缺失可能是預期行為，而非瀏覽器問題。 OpenAI 目前的ChatGPT指南指出，個人帳戶無法建立新的 GPT。託管工作區仍可根據管理員策略和角色權限開放 GPT 建立功能。如果您已擁有一個 GPT，請檢查您的帳戶是否仍可編輯。

在確認您使用的是受支援的編輯器之前，請勿花時間排查知識檢索問題。如果您的組織已經遷移到插件，請將剩餘的自訂 GPT 視為遷移目標，而不是新的長期依賴項。

2. 將行為指令與知識分開

使用「指令」欄位來定義規則，例如語氣、決策順序、引用格式、升級行為，以及 GPT 在來源資訊缺失時應該採取的行動。使用「知識」欄位來定義參考資料：手冊、產品文件、政策、常見問題、規格說明或內部指南。 OpenAI 明確建議將兩者分開，因為知識最適合用作來源資料，而指令則用於定義行為。

這種區別對可靠性至關重要。 「切勿報過期價格」之類的語句應該放在「說明」部分，而實際的價格表則應該放在「知識庫」部分。將規則混雜在大型參考 PDF 文件中會使行為更難控制，也更難測試。

3. 準備文件時要考慮檢索的便利性，而不僅僅是為了方便人工閱讀。

優先選擇清晰、以文字為主的文件，並配以描述性標題、簡短的章節、穩定的術語和明確的版本日期。如果關鍵訊息分散在不同的列、標註、螢幕截圖或裝飾性佈局中，那麼設計精美的宣傳冊可能不如純 Markdown 或文字檔案。

這一點對於 PDF 文件尤其重要。 OpenAI 的「PDF 視覺檢索常見問題」指出，以 GPT 知識庫形式上傳的 PDF 檔案將採用純文字檢索方式進行處理。換句話說，關鍵規則不應僅存在於 PDF 文件中的圖表、示意圖或螢幕截圖中。請新增文字說明或文字格式的配套文件。

同時刪除過時的重複檔案。例如，如果一個文件顯示退貨期限為 14 天，而另一個文件顯示為 30 天，則檢索結果可能顯示其中任何一個資訊。使用類似returns-policy-2026-09.md這樣的文件名，並明確標明“生效日期”，可以簡化版本控制的審核。

4. 上傳一個精簡、連貫的知識集並進行驗證

僅上傳 GPT 實際需要的文件。 OpenAI 的企業文件指南指出，更少、更聚焦的文件通常能提高基於文件的檢索準確率。上傳後，請確認所有預期文件都出現在知識庫清單中，然後再繼續操作。

目前關於文件數量的文檔存在不一致之處。 GPT編輯器指南指出，每個 GPT 最多可以附加 20 個文件，而文件上傳常見問題解答則指出，每個 GPT 在其生命週期內最多只能附加 10 個文件。兩份文件都列出了每個文件 512 MB 的硬性限制，並且文件上傳常見問題解答還列出了文本和文檔文件 200 萬個令牌的上限。由於官方頁面對文件數量的規定存在分歧，因此在未查看當前編輯器和帳戶文件之前，請勿基於較高的文件數量來設計關鍵工作流程。

5. 新增面向檢索的指令

不要依賴「使用已上傳的檔案」這類模糊的指示。要明確說明當問題屬於已有知識庫支援的領域時該如何處理。一個實用的模式是：先查閱已上傳的知識庫；對於公司特有的事實，優先使用已上傳的知識庫而非通用模型知識；盡可能指出相關的支援文件或章節；如果文件不支援某個答案，則表示該資訊不可用。

OpenAI 的故障排除指南建議，當知識未能有效利用時，應使用更具體的提示，並更直接地引用附件文件。指南也建議將規則和工作流程行為放在指令中，而不是隱藏在上傳的檔案中。請參閱“GPT 故障排除”。

避免使用相互矛盾的指令。 「始終回答使用者」與「除非文件支持，否則絕不回答」之間存在衝突。應使用明確的備選方案來代替這種衝突，例如：“如果知識庫文件中不包含所需事實，則說明所提供的來源無法得出答案，並建議下一步的正確操作。”

6. 在預覽模式下執行正向接地測試

測驗題目的正確答案肯定包含在文件中。不要只測試第一頁最簡單的句子。題目應包含需要查閱不同部分、辨識不同措詞、區分相似政策的內容。

對於每個測試，記錄預期答案、預期來源文件，以及 GPT 是否在被要求時引用或識別了該來源文件。 OpenAI Academy 的GPT 客製化指南建議建立一個包含約 10 到 15 個代表性且答案正確的問題的評估集。這個規模足以發現反覆出現的錯誤模式，而無需將每次修改都變成一個大型測試專案。

評判答案的標準在於其是否論證充分，而不僅僅是表達是否流暢。如果答案措辭優美但政策錯誤，那也是失敗的。通常情況下，簡潔明了且準確引用相關文件的答案才是更好的選擇。

7. 進行陰性測試並重新措詞測試

一個可靠的知識助手必須知道自己不知道什麼。要問一些文件中故意沒有提及的問題：例如未來的價格、尚未發布的功能、手冊未涵蓋國家/地區的政策，或超出文件範圍的日期。我們想要的是一個清晰的局限性，而不是一個看似合理的發明。

然後，用幾種不同的方式重新表達幾個肯定和否定的問題。如果「退款期限是多久？」可以，但「我多久可以退貨？」卻不行，那麼問題可能出在檢索覆蓋範圍上，而不是知識缺失。在新增更多文件之前，請先改進標題、術語或說明。

8. 版本更新、重新測試，並了解何時靜態知識並非合適的工具

每次變更原始程式碼時，請移除舊版本，附加目前版本，儲存或更新 GPT，然後重新執行相同的評估集。在 GPT 之外保留一份簡短的變更日誌，有助於您確定回歸問題是由新指令、替換的原始程式碼還是平台變更引起的。

靜態知識庫存在局限性。如果資料來源不斷變化，存取權限必須根據使用者權限進行調整，或者助手需要即時運行數據，那麼重複上傳檔案就顯得不夠穩定。 OpenAI 的應用程式文件中描述了具有同步功能的應用程序，這些應用程式會建立索引連接資料來源，並在尊重資料來源權限的前提下保持更新。 OpenAI 也在引導自訂 GPT 工作流程轉向插件模式，因此，對於頻繁變化的知識庫而言，採用連接或遷移架構比建立不斷增長的靜態檔案庫更為合適。

如何診斷仍然“忘記”文件的 GPT 版本

如果遺漏了已知事實，首先要確認該事實確實存在於目前附件文件中。然後提出一個更具體的問題，明確指出文件或主題。如果這個問題有效，則透過簡化標題、分割過於寬泛的文件或刪除相互矛盾的版本來改善檢索線索。如果問題仍然無效，則將關鍵內容轉換為更簡潔的文字並再次測試。

不要急於透過添加更多指令來解決所有問題。過多的規則或相互衝突的規則會使行為更難以預測。同樣，在確認現有資料集無誤之前，不要添加更多文件。您需要的品質訊號是可重複性：每次變更後，同一套小型評估套件都應該通過，尤其對於高風險的政策、法律、定價或營運問題而言更是如此。

實際限制：你可以提高檢索率，但不能保證檢索成功。

沒有任何提示能夠讓生成模型對每個回應都絕對準確地查閱所有知識庫文件。因此，可靠的自訂 GPT 並非一次上傳，而是一個精心設計的流程：它需要聚焦的來源檔案、明確的來源優先指令、明確的迴避行為以及可重複的評估。如果這些控制措施仍然無法滿足您對準確性或時效性的要求，那麼應該改變模型架構，而不是繼續調整相同的靜態設定。

對於符合條件的GPT模型，該流程可以顯著減少「它忘記了我的文件」的問題。然而，對於2026年底啟動的新項目，長期決策也應考慮OpenAI宣布的從自訂GPT工作流程向插件的過渡，以及互聯知識來源的可用性。