If you run a small service business, a “free” invoicing app should do more than let you type a total and email a PDF. A good result is a workflow that lets you create an accurate invoice quickly, gives the client an obvious way to pay, shows you what is still outstanding, and does not surprise you with limits or fees after you have moved your customer list into the system.
This guide compares free or no-required-monthly-fee invoicing options that are practical for US service businesses such as consultants, cleaners, designers, repair businesses, tutors, contractors, and small agencies. Pricing and limits below were checked against official US or vendor pricing pages on September 13, 2026. Payment-processing fees can change, so confirm the current rate before you commit to a platform.
For this comparison, “free” means you can create and send invoices without a required monthly software subscription. That does not mean online payments are free. Card and ACH processing fees still apply on most platforms, and those fees can matter more than the subscription price once your invoice volume grows.
The right free plan should pass four practical tests:
A good sign after your first month is that you spend less time re-entering customer details, checking whether an invoice was paid, or recreating recurring bills. If you still need a separate spreadsheet to track status, manually copy every payment into accounting software, or repeatedly explain payment steps to clients, the free plan may not be saving enough work.
| App | Best fit | Key free-plan limit | Online payment cost to watch |
|---|---|---|---|
| Zoho Invoice | Best overall for feature depth | 500 invoices/year, 2 users, 3 projects | Depends on connected gateway; Zoho says it adds no extra fee |
| Wave Starter | Best for invoicing plus basic bookkeeping | Unlimited invoices and estimates | Cards start at 2.9% + $0.60; ACH 1% with $1 minimum |
| Square Free | Best if you also take in-person payments | Unlimited invoices, estimates, and recurring invoices | Online/invoice card payments 3.3% + $0.30; ACH 1% with $1 minimum |
| PayPal Invoicing | Best for client familiarity and easy payment choice | No fee to create or send standard invoices | Cards/Apple Pay 2.99% + $0.49; PayPal/Venmo 3.49% + $0.49; ACH 1% capped at $10 |
| Invoice Ninja Free | Best for a very small recurring client list | 5 clients, unlimited invoices | Depends on the payment gateway you connect |
Zoho Invoice is the strongest starting point for many small service businesses because the free product includes more than basic invoice creation. According to the official Zoho Invoice pricing page, the free plan supports automated payment reminders, recurring invoices, quotes, expense tracking, time tracking, a customer portal, reporting, and branded invoice customization.
The main tradeoff is capacity. Zoho currently states that the free plan supports up to two users, three projects, and 500 invoices per year. For a consultant sending 10 to 20 invoices a month, that can be generous. For a cleaning company, mobile repair service, or tutor sending dozens of small invoices each week, 500 invoices per year can become a real ceiling.
Online payments are flexible because Zoho Invoice can connect to multiple gateways. Its official integrations page lists options such as Zoho Payments, PayPal, Stripe, Square, Authorize.Net, and others. Zoho notes that the payment processor may charge transaction fees; Zoho itself does not add an extra processing fee for integrations such as Stripe or Square.
You bill by project or by time, want recurring invoices and reminders without paying a monthly subscription, and are unlikely to exceed 500 invoices in a year.
Your annual invoice count approaches the limit, you need more collaborators, or your workflow expands beyond three active projects. At that point, a broader accounting or business-management platform may reduce more administrative work than staying on a constrained free plan.
Wave is a strong option when you want invoicing and bookkeeping in the same place. The official Wave pricing page says the Starter plan is $0 and includes unlimited estimates, invoices, bills, and bookkeeping records. That removes the invoice-count anxiety you get with capped plans.
For US card payments on Starter, Wave lists 2.9% + $0.60 for Visa, Mastercard, and Discover transactions and 3.4% + $0.60 for American Express. ACH bank payments are 1% with a $1 minimum, according to Wave's official payments page.
Фиксированная плата в размере 0,60 доллара имеет значение, если вы отправляете много небольших счетов. Для счета на 25 долларов фиксированная плата в размере 0,60 доллара обходится пропорционально дороже, чем для счета на 1000 долларов. Это не делает Wave плохим выбором, но это повод рассчитать типичную эффективную стоимость платежа, а не сравнивать только проценты.
Ещё одно ограничение — автоматизация. В текущей ценовой таблице Wave автоматические напоминания о просроченных платежах включены в Pro, а не в Starter. Если отслеживание просроченных счетов — ваша главная проблема, бесплатная автоматизация напоминаний от Zoho может оказаться более полезной, даже с учётом годового лимита на оплату счетов.
Вам необходимо неограниченное количество счетов-фактур и базовый бухгалтерский учет в одном интерфейсе, и сумма ваших счетов-фактур достаточно велика, чтобы фиксированная комиссия за использование карты не являлась серьезной проблемой.
Вам достаточно часто требуются автоматизированный импорт банковских данных, автоматическая категоризация, фиксация квитанций или автоматизация напоминаний, поэтому оплата версии Pro сэкономит больше времени, чем ручная работа.
Square особенно полезен для компаний, которые выставляют счета некоторым клиентам, но также принимают платежи картой лично. В документации службы поддержки Square говорится, что компании могут отправлять неограниченное количество цифровых счетов, смет и регулярных платежей. В официальном руководстве по выставлению счетов Square также указано, что счета можно создавать и управлять ими из панели управления Square, приложения Square Invoices или поддерживаемых приложений для точек продаж.
Бесплатный тарифный план не отменяет комиссию за платежи. На официальной странице цен Square указано, что в Square Free комиссия за онлайн-платежи или платежи по счету составляет 3,3% + 0,30 доллара США. Банковский перевод ACH через счет-фактуру стоит 1% с минимальной суммой в 1 доллар США в Square Free. Square отмечает, что за платежи ACH, зачисленные на Square Checking, комиссия за обработку может составлять 0 долларов США, в соответствии с действующими условиями.
Преимущество в качестве здесь заключается в консолидации. Если ваша выездная команда уже использует Square для обработки платежей в точках продаж, создание отдельного пакета счетов может добавить больше работы по сверке, чем сэкономить.
Вы уже используете Square, принимаете как дистанционные, так и очные платежи, или хотите, чтобы выставление счетов, регулярные платежи и история платежей были объединены в одной экосистеме.
Ваш бизнес в основном строится на выставлении счетов, и другая платформа предложит существенно более низкие затраты на взыскание задолженности или лучшие функции отслеживания проектов/времени для вашего конкретного рабочего процесса.
PayPal остается полезным, даже если клиенты уже знакомы с PayPal или Venmo и доверяют им. На официальной странице PayPal, посвященной выставлению счетов, указано, что создание и отправка стандартных счетов включены в стоимость учетной записи PayPal, и клиентам не требуется учетная запись PayPal для оплаты счета.
PayPal также поддерживает регулярные платежи, что может быть удобно для ежемесячной абонентской платы, уроков, планов технического обслуживания или регулярных профессиональных услуг.
Для операций выставления счетов в США PayPal в настоящее время указывает комиссию в размере 3,49% + 0,49 доллара США за платежи через PayPal, Venmo или PayPal Guest Checkout; 2,99% + 0,49 доллара США за платежи с использованием стандартных кредитных/дебетовых карт и Apple Pay; и 1% за платежи ACH с ограничением в 10 долларов США. Эти ставки указаны на официальной странице PayPal, посвященной комиссиям для продавцов , последнее обновление которой — 1 сентября 2026 года.
Главный вопрос заключается в том, стоит ли узнаваемость клиента затрат на обработку счетов-фактур типичного размера. Для компании с небольшим количеством крупных счетов-фактур фиксированная плата в размере 0,49 доллара может быть менее важна, чем для компании, выставляющей много счетов-фактур на 20 или 30 долларов.
Ваши клиенты уже предпочитают PayPal или Venmo, вам нужен узнаваемый интерфейс оформления заказа, и вы цените простое выставление регулярных счетов больше, чем полноценный бухгалтерский пакет.
Вам необходимы более эффективные бухгалтерские процессы, снижение затрат на платежи в больших масштабах, более глубокое отслеживание проектов или более совершенная автоматизация дебиторской задолженности.
Бесплатный тариф Invoice Ninja обладает необычайными возможностями, если у вас очень мало клиентов. На официальной странице с ценами на 2026 год указано, что бесплатный уровень включает до пяти клиентов с неограниченным количеством счетов, четырьмя шаблонами счетов, повторяющимися счетами, автоматическим выставлением счетов, проектами, учетом рабочего времени, учетом расходов, депозитами, частичными платежами и клиентским порталом.
Ограничение в пять клиентов является определяющим фактором. Для дизайнера-фрилансера с четырьмя долгосрочными контрактами это может быть отлично. А вот для клининговой компании с 40 постоянными клиентами это ограничение будет превышено очень быстро.
Бесплатный тарифный план сохраняет фирменную символику Invoice Ninja и не включает некоторые функции Pro-версии, такие как автоматические напоминания об оплате, доступ к API или добавление новых пользователей в учетную запись. Стоимость платежей зависит от используемого платежного шлюза; Invoice Ninja предлагает интеграцию с такими провайдерами, как Stripe, PayPal, Square и GoCardless.
У вас пять или менее активных клиентов, проекты с регулярным выставлением счетов, отслеживание затраченного времени, а также клиентский портал, что делает их более функциональными, чем просто бухгалтерский учет.
Вам нужно добавить шестого клиента, несколько учетных записей сотрудников, автоматические напоминания или API/интеграционные рабочие процессы, которые не включены в бесплатный тарифный план.
Для каждого малого бизнеса в сфере услуг нет единственного выигрышного варианта. Лучший выбор зависит от того, где именно возникают административные проблемы.
Через 30 дней оцените не только список функций, но и сам рабочий процесс. Хорошее бесплатное приложение для выставления счетов должно демонстрировать измеримые улучшения в повседневной работе. Вы должны быстро ответить на следующие вопросы:
Если на несколько из этих вопросов вы ответили отрицательно, смена инструмента может оказаться более выгодной, чем попытка подогнать бесплатный тариф под себя. Бесплатное программное обеспечение наиболее полезно, когда его ограничения не создают больше ручной работы, чем потребовалось бы при оформлении подписки.
Некоторые популярные сервисы для выставления счетов не имеют ежемесячной подписки, но при этом взимают комиссию за использование платформы с оплаченных счетов. Stripe Invoicing — хороший пример: на официальной странице цен Stripe указано, что Invoicing Starter стоит 0,4% с каждого оплаченного счета, помимо комиссий за обработку платежей. Это может быть разумным выбором, если ваш бизнес уже работает на Stripe, но он не соответствует определению бесплатного сервиса, используемому в основном списке выше.
Приложение для выставления счетов может организовать процесс оплаты, но оно не заменяет проверку бухгалтерских книг, налоговые консультации, расчет заработной платы или юридическую помощь. Обязательства по уплате налога с продаж за услуги различаются в зависимости от штата и типа услуги, и шаблон, который правильно рассчитывает налог, работает только в том случае, если вы изначально настроили правильное правило.
Также помните, что комиссии за платежи, лимиты тарифных планов и функции продукта могут меняться. Перед переносом списка клиентов проверьте актуальную официальную страницу с ценами, отправьте себе тестовый счет, протестируйте процесс оплаты для клиентов и экспортируйте пример отчета. Этот короткий пробный период обычно дает больше информации, чем выбор только из списка функций.
Создайте локальный рабочий процесс Ollama, который будет генерировать структурированные SEO-заголовки и метаописания в пакетном режиме, проверять результаты и помечать их для проверки человеком.
Use this free modern real estate listing presentation PowerPoint blueprint to organize pricing, marketing, property prep, agent value, and seller next steps.
Создайте в Excel шаблон сметы строительных работ, который можно распечатать, с четким указанием трудозатрат, материалов, формул, наценки, исключений и готовыми к печати итоговыми суммами для клиента.
Создавайте более эффективные видеоподсказки для Luma Dream Machine с помощью практичной формулы кинематографического освещения, многоразовых рецептов, примеров и быстрого контрольного списка для устранения неполадок.
Создайте минималистичную презентацию для инвесторов технологического стартапа в PowerPoint, используя правильный порядок слайдов, четкие правила дизайна, показатели эффективности и готовое к использованию приложение.
Предотвратите преобразование кодов, идентификаторов и дробей в даты в Excel. Используйте текстовый формат, апострофы, элементы управления импортом и текущие параметры Microsoft 365.
Ускорьте рендеринг ComfyUI SDXL за счет сокращения объема работы по сэмплированию, контроля разрешения и размера пакета, упрощения узлов, использования кэширования, а также безопасной настройки видеопамяти и механизма внимания.
Создайте в Excel практичную систему учета доходов и расходов от сдачи недвижимости в аренду, включающую четкие категории, формулы, ежемесячные сводки и рекомендации по ведению налоговой отчетности.
Создайте частную локальную базу знаний по искусственному интеллекту с помощью Ollama, AnythingLLM, локальных эмбеддингов и RAG. Изучите четырехэтапную настройку, проверки конфиденциальности, тестирование и резервное копирование.
Исправьте ошибки контекстного окна при анализе длинных документов, обрезав входные данные, разделив файлы, используя поиск и убедившись, что окончательный ответ охватывает исходный текст.
