Eine einfache Onboarding-Schulungspräsentation sollte vor allem eines leisten: Neue Mitarbeiter sollen nach der Schulung wissen, was jetzt wichtig ist, wie es weitergeht und wo sie Hilfe finden. Eine hilfreiche Präsentation ist kein vollständiges Mitarbeiterhandbuch und auch nicht das gesamte Onboarding-Programm. Sie bietet einen strukturierten Einstieg, der die ersten Tage erleichtert.
Diese Unterscheidung ist wichtig. Das US-amerikanische Office of Personnel Management (OPM) beschreibt die Orientierung als einen kurzfristigen Prozess, der darauf abzielt, neue Mitarbeiter auf ihre ersten Arbeitstage vorzubereiten, während das Onboarding ein umfassenderer Prozess ist, der Mitarbeitern hilft, sich einzuleben und produktive Mitglieder einer Organisation zu werden. Das OPM weist außerdem darauf hin, dass das Onboarding weit über den ersten Tag hinaus andauern kann. Die offizielle Erklärung des OPM zu Orientierung versus Onboarding finden Sie hier .
Nach der ersten Einarbeitungspräsentation sollte ein neuer Mitarbeiter in der Lage sein, den Zweck des Unternehmens in einfacher Sprache zu erklären, seine unmittelbare Rolle zu beschreiben, die Ansprechpartner und Kanäle zu benennen, die ihm weiterhelfen können, und die wichtigsten Aufgaben für die ersten Tage zu nennen. Er sollte außerdem wissen, wo offizielle Richtlinien, erforderliche Schulungen, Informationen zu Sozialleistungen und technischer Support zu finden sind.
Das sind aussagekräftigere Signale als die Frage, ob die Folien professionell aussehen. Selbst eine optisch ansprechende Präsentation kann scheitern, wenn ein neuer Mitarbeiter nach der Schulung nicht weiß, wie es weitergeht. Umgekehrt kann eine schlichte Präsentation gut funktionieren, wenn sie zu klaren Handlungsanweisungen, hilfreichen Fragen und weniger vermeidbaren Übergabeproblemen führt.
Die aktuellen Einarbeitungsrichtlinien des OPM besagen, dass eine effektive Einarbeitung Mitarbeitenden helfen sollte, die Mission, Kultur, Struktur, Systeme, Ressourcen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und die für eine erfolgreiche Tätigkeit notwendigen Informationen des Unternehmens zu verstehen. Dies bietet eine hilfreiche Orientierungshilfe für die Gestaltung Ihrer Einführungspräsentation. Die Quelle ist der Einarbeitungsleitfaden zur Einstellungsreform des OPM .
Die untenstehende Struktur ist bewusst kompakt gehalten. Sie eignet sich am besten für eine allgemeine Begrüßungsveranstaltung für Unternehmen oder Teams von etwa 30 bis 60 Minuten, gefolgt von einer rollenspezifischen Einarbeitung. Falls Ihr Unternehmen über vorgeschriebene Schulungen, Tarifverträge, spezielle Sicherheitsverfahren oder komplexe Systeme verfügt, nutzen Sie diese Präsentation als Einstieg und nicht als vollständiges Schulungsprogramm.
| Gleiten | Was sollte man einbeziehen? | Woran man erkennt, dass es funktioniert hat |
|---|---|---|
| 1. Begrüßung und Ziele der Sitzung | Name des neuen Mitarbeiters bzw. der Gruppe, Moderator, Tagesordnung und was der Mitarbeiter am Ende wissen sollte. | Der Mitarbeiter versteht den Zweck der Schulung und weiß, was an anderer Stelle behandelt wird. |
| 2. Warum die Organisation existiert | Mission, Kunden oder Stakeholder, Kernprodukte oder -dienstleistungen und ein konkretes Beispiel für die Wirkung. | Der Mitarbeiter kann zusammenfassen, was die Organisation tut, ohne einen Slogan zu wiederholen. |
| 3. Wie das Team zusammenpasst | Eine einfache Organisationsübersicht, das Team des neuen Mitarbeiters, wichtige Partner und Eskalationswege. | Der Mitarbeiter weiß, wem die Arbeiten in seiner Umgebung gehören und an wen er sich bei allgemeinen Anliegen wenden kann. |
| 4. Ihre Rolle und kurzfristige Erwartungen | Hauptverantwortlichkeiten, Prioritäten der ersten Woche, Erwartungen des Vorgesetzten und wie der Erfolg besprochen wird. | Der Mitarbeiter kann die ersten sinnvollen Ergebnisse benennen, die von der Rolle erwartet werden. |
| 5. Plan für die erste Woche | Wichtige Besprechungen, Vorstellungsrunden, vorbereitende Aufgaben, Pflichtlektüre, Schulungen und ein oder zwei nützliche Einstiegsaufgaben. | Der Mitarbeiter weiß nach der Präsentation, was zu tun ist, anstatt auf Anweisungen zu warten. |
| 6. Werkzeuge und Zugang | Systeme, die der Mitarbeiter nutzen wird, wo Zugriffsanfragen verfolgt werden, Support-Ansprechpartner und Erwartungen an ein sicheres Anmelden. | Der Mitarbeiter kann zwischen einem Problem fehlender Zugriffsrechte und einem Schulungsproblem unterscheiden. |
| 7. Richtlinien, Sicherheit und erforderliche Schulungen | Nur die Richtlinien, die sofortige Kenntnis erfordern, plus Links zur maßgeblichen Quelle und Fälligkeitstermine für obligatorische Schulungen. | Der Mitarbeiter weiß, wo die vollständigen Richtlinien zu finden sind und welche Maßnahmen Fristen haben. |
| 8. Wie das Team funktioniert | Kommunikationswege, Besprechungsnormen, Dokumentationserwartungen, Arbeitszeit- oder Vertretungsregelungen und Entscheidungsprozesse. | Der Mitarbeiter weiß, welchen Kanal er für Routinearbeiten, dringende Fragen und formelle Dokumente nutzen soll. |
| 9. Menschen und Unterstützung | Manager, Buddy oder Mentor, Personalabteilung, IT/Helpdesk, Facility Management, Sicherheit, Lernressourcen und alle rollenspezifischen Experten. | Der Mitarbeiter kann einen ersten Ansprechpartner für die wahrscheinlichsten Fragen benennen. |
| 10. Was geschieht als Nächstes? | Nächster Check-in, Meilensteine der ersten 30 Tage, Folgeschulung, Feedbackkanal und eine kurze Zusammenfassung. | Der Mitarbeiter verlässt das Haus mit einem klar definierten nächsten Schritt und einem festgelegten Zeitpunkt zur Überprüfung des Fortschritts. |
Ein häufiger Gestaltungsfehler besteht darin, die Präsentation mit allen Richtlinien, allen Leistungsdetails, jedem Prozessdiagramm und jedem System-Screenshot zu überfrachten. Das führt zwar zu einer umfangreichen Präsentation, schafft aber nicht unbedingt Verständnis. Manche Informationen ändern sich häufig, manche sind nur relevant, wenn der Mitarbeiter eine bestimmte Aufgabe bearbeitet, und manche erfordern Übung statt Erklärung.
Nutzen Sie die Präsentation zur Orientierung und Navigation. Wichtige Informationen gehören in die entsprechenden Systeme. Verlinken Sie beispielsweise das HR-Portal für Sozialleistungen, das Richtlinienarchiv für Richtlinientexte, das Lernsystem für Pflichtkurse und den Service Desk für technische Anfragen. So verringern Sie das Risiko, dass eine gespeicherte Onboarding-Präsentation veraltet.
Die Onboarding-Seite des NIH bietet ein praktisches Beispiel für diese Trennung: Neue Mitarbeitende nehmen an der Einführungsveranstaltung teil, kontaktieren ihre/n Vorgesetzte/n, absolvieren die verbleibenden Pflichtschulungen, bestätigen den Systemzugang und erledigen nach der Einführung die weiteren Aufgaben im Zusammenhang mit den Sozialleistungen. Die Seite wurde zuletzt am 9. Juni 2026 aktualisiert. Siehe die Onboarding-Richtlinien des NIH-Personalbüros .
Bitten Sie den neuen Mitarbeiter am Ende der Schulung, seine nächsten drei Schritte zusammenzufassen, den Speicherort offizieller Informationen zu nennen und zu erklären, an wen er sich bei Fragen zur Rolle, zur Personalabteilung und bei technischen Problemen wenden würde. Dies ist kein Test, sondern eine schnelle Methode, um festzustellen, ob die Präsentation ein brauchbares mentales System geschaffen hat.
Innerhalb der ersten ein bis zwei Tage sollte der Mitarbeiter in der Lage sein, geplante Aufgaben mit möglichst wenigen unnötigen Wartezeiten zu erledigen. Sollte er wiederholt nach bereits besprochenen Links fragen, gehen Sie nicht von Unaufmerksamkeit aus. Möglicherweise enthielt die Präsentation zu viele Informationen auf einmal, verwendete ungewohnte Fachbegriffe oder bot keine einfache Übersicht.
Wiederholte Fragen liefern wertvolles Feedback. Stellen mehrere neue Mitarbeiter dieselbe Frage, empfiehlt es sich, eine kurze Folie hinzuzufügen, die Formulierung zu verbessern oder die Information früher zu platzieren. Wird die Frage nur von einer Person gestellt, ist ein rollenspezifisches Follow-up möglicherweise sinnvoller als eine unternehmensweite Präsentation.
Eine gute Onboarding-Präsentation sollte das nächste Gespräch mit der Führungskraft erleichtern. Die Führungskraft sollte nicht den gleichen grundlegenden Kontext von Grund auf neu aufbauen müssen. Gleichzeitig sollte die Präsentation nicht versuchen, die aktive Beteiligung der Führungskraft zu ersetzen. Das Onboarding-Modell des OPM betont, dass der Prozess über die Einarbeitung hinausgeht und die kontinuierliche Integration, die Erwartungen, die Unterstützung und die Weiterentwicklung umfasst.
Ändern Sie die Präsentation, sobald sich herausstellt, dass die aktuelle Struktur Verwirrung stiftet oder unnötige Reibungsverluste verursacht. Hilfreiche Anzeichen hierfür sind beispielsweise, dass neue Mitarbeiter in ihrer ersten Arbeitswoche dieselbe Aufgabe übersehen, Unklarheiten bezüglich der Zuständigkeit für einen Prozess bestehen, veraltete Screenshots oder Links verwendet werden, Richtlinienänderungen vorgenommen werden, Umstrukturierungen im Unternehmen stattfinden oder Feedback vorliegt, dass rollenspezifische Inhalte unter allgemeinen Informationen untergehen.
Ein weiterer Grund für eine veränderte Herangehensweise ist die Vielfalt der Zielgruppe. Eine einzelne Präsentation mag für eine kleine Gruppe von Mitarbeitern in ähnlichen Positionen ausreichen, verliert aber an Effektivität, wenn die Zielgruppe aus Büroangestellten, Außendienstmitarbeitern, Führungskräften, Praktikanten, externen Dienstleistern oder Mitarbeitern aus verschiedenen Ländern besteht. In diesem Fall empfiehlt es sich, einen kurzen, gemeinsamen Kern beizubehalten und separate Module für die tatsächlich unterschiedlichen Inhalte zu erstellen.
Auch für Remote- und Hybrid-Onboarding sind unterschiedliche Vorgehensweisen erforderlich. Eine Folie mit dem Hinweis „Fragen Sie Ihren Sitznachbarn“ ist für ein verteiltes Team möglicherweise nicht zielführend. Statt davon auszugehen, dass Mitarbeitende diese Praktiken informell übernehmen, sollten explizite Kommunikationskanäle, Zeitzonenrichtlinien, virtuelle Vorstellungsrunden und Möglichkeiten für Remote-Support eingeführt werden.
Die Vorlage sollte übersichtlich und leicht wiederverwendbar sein. Verwenden Sie nach Möglichkeit nur eine Idee pro Folie, kurze, prägnante Überschriften, eine einheitliche Platzierung der Titel und ausreichend Weißraum, um Anweisungen von Hintergrundinformationen zu trennen. Vermeiden Sie es, Status oder Priorität ausschließlich durch Farben zu kennzeichnen.
Wenn Sie Ihre Präsentation in PowerPoint erstellen, empfiehlt Microsoft die Verwendung barrierefreier Vorlagen und integrierter Layouts. Geben Sie jeder Folie einen aussagekräftigen Titel, fügen Sie Alternativtexte zu wichtigen Grafiken hinzu, achten Sie auf eine logische Lesereihenfolge und verwenden Sie ausreichend Kontrast. Die aktuellen Support-Richtlinien von Microsoft gelten für Microsoft 365 und neuere PowerPoint-Versionen. Weitere Informationen finden Sie in den PowerPoint-Richtlinien des Microsoft-Supports zur Barrierefreiheit .
Barrierefreiheit ist für alle Teilnehmenden ein Qualitätsmerkmal. Aussagekräftige Titel und ein übersichtliches Layout erleichtern das spätere Wiederfinden der Präsentation. Alternativtexte und die korrekte Lesereihenfolge unterstützen Nutzer von Bildschirmleseprogrammen. Schulungsvideos sollten bei Bedarf mit Untertiteln oder Transkripten versehen werden. Wenn die Präsentation als Datei verteilt wird, führen Sie vor der Weitergabe die Barrierefreiheitsprüfung von PowerPoint durch.
Diese Vorlage eignet sich hervorragend, wenn Sie eine wiederverwendbare Begrüßungspräsentation für neue Mitarbeiter in einem Team, einer Abteilung, einem kleinen Unternehmen oder im Rahmen eines allgemeinen Einarbeitungsprogramms benötigen. Sie ist weniger geeignet als Komplettlösung für Tätigkeiten, die eine formale Zertifizierung, vorgeschriebene Sicherheitsschulungen, Schulungen an komplexen Geräten oder detaillierte Compliance-Prüfungen erfordern.
Auch operative Onboarding-Probleme lassen sich damit nicht allein lösen. Wenn Konten nicht eingerichtet sind, Manager nicht erreichbar sind, erforderliche Dokumente fehlen oder die Zuständigkeiten zwischen Personalabteilung, IT und dem Einstellungsteam unklar sind, behebt eine Verbesserung der Präsentationsfolien das zugrundeliegende Problem nicht. In solchen Fällen sollte die Präsentation einen besseren Prozess aufzeigen, anstatt die Lücke zu verschleiern.
Wenn die Antworten überwiegend Ja lauten, erfüllt die Präsentation ihren Zweck als einfache Onboarding-Vorlage: Sie reduziert Unsicherheiten, schafft einen klaren ersten Weg durch das Unternehmen und bereitet den Mitarbeiter auf das anschließende tiefergehende Lernen vor.
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