Exportar contactos de Salesforce es sencillo; exportarlos a un archivo de Excel que permita ordenarlos, filtrarlos, eliminar duplicados y entregarlos a otro equipo requiere un poco más de atención. El flujo de trabajo más eficiente suele consistir en crear un informe centrado en los contactos, exportar las filas de detalles en lugar de un informe con formato de presentación, importar los datos a Excel con tipos de datos controlados, validar los registros y, finalmente, guardar el resultado como un .xlsxlibro de trabajo.
Esta guía refleja la documentación de Salesforce y Microsoft disponible en septiembre de 2026. Las ediciones de Salesforce, los permisos, los tipos de informes y las funciones habilitadas varían según la organización, por lo que algunos menús o tipos de informes disponibles pueden diferir. El objetivo es separar las partes que cuentan con documentación general de aquellas que dependen de su organización.
| Ruta de exportación | Lo mejor para | principal compensación |
|---|---|---|
| Informe → Solo detalles → CSV | Limpieza, análisis, importaciones, conservación de textos largos | Debes importar el archivo CSV a Excel con cuidado en lugar de simplemente hacer doble clic en él. |
| Informe → Solo detalles → Excel | Transferencia rápida cuando los campos son sencillos | Salesforce documenta el truncamiento de los campos de Área de texto largo y Área de texto enriquecido en .xlsxlas exportaciones de Solo detalles. |
| Informe formateado → Excel | Presentación de informes legibles para humanos | Incluye estructura de informe y es menos conveniente como conjunto de datos de trabajo plano. |
| Servicio de exportación de datos de Salesforce | Copia de seguridad a nivel de organización o extracción masiva de datos | Genera archivos CSV en un archivo comprimido y suele contener más datos de los necesarios para una hoja de cálculo de contactos. |
Salesforce describe las exportaciones de solo detalles como filas de detalles sin procesar que son más fáciles de modificar o mover a otros sistemas. Un artículo de soporte de Salesforce independiente, actualizado en 2026, indica que los valores de las áreas de texto largo y de texto enriquecido pueden permanecer truncados en una .xlsxexportación de solo detalles, mientras que los archivos CSV o XLS heredados de solo detalles pueden conservar el contenido completo. Si no exporta campos de texto largo, aún puede ser la opción más conveniente. Consulte la comparación de formatos de exportación de informes.xlsx de Salesforce y su guía de exportación de texto largo .
Un archivo de contactos de Excel limpio no es necesariamente el que tiene menos columnas. Es el archivo que conserva la identidad de los registros, utiliza tipos de datos predecibles, contiene solo las filas que se pretenden compartir y permite comprobar si hay duplicados sin tener que adivinar de qué registro de Salesforce proviene cada fila.
Para la mayoría de las transferencias de información entre departamentos, comience con estos campos si existen y son relevantes:
Salesforce recomienda específicamente incluir el ID de registro correspondiente al crear archivos de exportación que posteriormente se puedan reimportar, y señala que los ID de registro de Salesforce distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ello, conviene conservar el ID de contacto incluso cuando la hoja de cálculo se utilice principalmente para análisis. Consulte la guía de Salesforce sobre archivos de exportación .
Vaya a Informes y utilice un tipo de informe que le proporcione los campos de contacto que necesita. Salesforce documenta una familia de tipos de informe estándar de Cuenta y Contacto, por lo que muchas organizaciones pueden comenzar por ahí. Salesforce también publicó un artículo de soporte el 18 de agosto de 2026 que explica que una exportación solo de Contactos puede requerir un tipo de informe personalizado con Contactos como objeto principal en algunas organizaciones. Estas afirmaciones no son necesariamente contradictorias: los tipos de informe disponibles en su organización dependen de la configuración, la edición, los permisos y el conjunto exacto de registros sobre el que intenta generar el informe.
Acción: utilice un tipo de informe estándar existente si ya devuelve los contactos correctos. Cree un tipo de informe de contactos personalizado solo si las opciones estándar no muestran las filas o los campos que necesita. Si necesita la ruta personalizada, Salesforce la documenta en « Crear un tipo de informe personalizado» en el Generador de tipos de informes personalizados mejorado .
Si no dispone de permisos para crear tipos de informes personalizados, solicite a un administrador de Salesforce que cree o habilite un tipo de informe adecuado, en lugar de intentar eludir los controles de acceso.
Establezca el alcance del informe para que solo incluya los contactos que desea exportar. Una buena hoja de cálculo de contactos rara vez necesita todos los campos del objeto Contacto. Agregue un filtro para propiedad, segmento de cuenta, ubicación geográfica, fecha de creación, estado, pertenencia a una campaña u otro criterio comercial cuando sea apropiado.
Luego, agregue las columnas que necesite. La guía actual de Salesforce para la exportación de contactos describe cómo agregar campos como Nombre, Apellido y Correo electrónico a un informe de contactos antes de ejecutarlo y exportarlo. Consulte el artículo de Salesforce sobre la exportación de informes de contactos .
No utilice el límite de visualización de informes de 2000 filas como prueba de que solo se pueden exportar 2000 registros. La documentación general de límites de informes de Salesforce indica que los informes muestran un máximo de 2000 filas y recomienda exportar los detalles del informe para ver más datos. También advierte que las exportaciones muy grandes pueden agotar el tiempo de espera y podrían requerir filtros para dividirlas. Consulte la página actual de Límites y asignaciones de informes y paneles para su caso particular.
Ejecute el informe, abra la opción de exportación y seleccione " Solo detalles" cuando desee un conjunto de datos plano en lugar de una hoja de cálculo orientada a presentaciones. Para la limpieza rutinaria de contactos, el formato CSV suele ser la opción más predecible, ya que proporciona a Excel una fuente de datos simple y evita algunos comportamientos de formato propios de un informe formateado.
Elija CSV cuando: desee limpiar o transformar los datos en Power Query, envíe el archivo a otro sistema o el informe contenga campos de área de texto largo o área de texto enriquecido cuyo contenido completo sea importante.
Seleccione Solo detalles en Excel cuando: el conjunto de datos utilice campos normales, desee un libro de trabajo rápido y la limitación documentada de truncamiento de texto largo sea irrelevante para su informe.
Evite usar informes formateados para la limpieza de datos, a menos que sea más importante conservar las agrupaciones, los encabezados, los resúmenes y la presentación del informe que tener una tabla simple. Salesforce indica que la salida formateada/imprimible y la salida de filas de detalle pueden comportarse de manera diferente, incluyendo la forma en que se representan los valores en Excel.
El comportamiento del delimitador CSV también puede depender de la configuración regional del usuario de Salesforce. Salesforce indica que, para las exportaciones de informes CSV, la configuración regional del usuario determina el separador. Si un archivo CSV se abre con todos los valores en una sola columna de Excel, no divida las celdas manualmente; importe el archivo mediante el flujo de importación de texto/CSV de Excel y seleccione el delimitador correcto.
En la versión moderna de Excel para escritorio, utilice Datos → Obtener datos → Desde archivo → Desde texto/CSV . Microsoft indica que Power Query puede detectar el delimitador y los tipos de columna, y permite transformar los datos antes de cargarlos en una hoja de cálculo. Consulte la guía de importación de Power Query de Microsoft .
Antes de cargar los datos, revise los tipos de datos detectados. Esto es especialmente importante para los valores que parecen numéricos pero que en realidad son identificadores o etiquetas.
| Columna | Tipo de Excel recomendado | Por qué |
|---|---|---|
| ID de contacto | Texto | Conserva el identificador con exactitud y evita el tratamiento numérico accidental. |
| Teléfono / Teléfono móvil | Texto | Los números de teléfono pueden contener ceros iniciales, signos de suma, espacios y signos de puntuación. |
| Código Postal | Texto | Algunos códigos postales comienzan con cero o contienen letras. |
| Correo electrónico | Texto | Evita conversiones no deseadas. |
| Fecha de creación / Fecha de última modificación | Fecha/hora cuando corresponda | Permite una correcta clasificación y cálculos de fechas. |
Microsoft recomienda específicamente Power Query cuando necesite importar valores como texto para evitar conversiones automáticas, como eliminar los ceros iniciales o convertir cadenas numéricas largas a notación científica. Consulte Conservar los ceros iniciales y los números grandes .
Una vez cargados los datos, elimine únicamente las columnas que sean realmente innecesarias. Cambie el nombre de los encabezados solo si el libro de trabajo es para uso humano y no se volverá a importar. Si el archivo puede regresar a Salesforce u otra integración, conservar el significado original de los campos de Salesforce reduce los errores de asignación.
Si el ID de contacto está presente, es la clave de deduplicación inicial más segura para los registros exportados desde una organización de Salesforce. Si opta por deduplicar por correo electrónico, tenga en cuenta la desventaja: dos contactos legítimos pueden compartir una bandeja de entrada, y una misma persona puede tener más de un registro de contacto. El correo electrónico es útil para la revisión, pero no equivale automáticamente a la identidad del registro de Salesforce.
En Power Query, seleccione la columna o columnas que definen su regla de duplicados y vaya a Inicio → Quitar filas → Quitar duplicados . Microsoft indica que la eliminación de duplicados se basa en las columnas que seleccione. Puede encontrar más información en Conservar o quitar filas duplicadas .
Si utiliza el comando Datos → Eliminar duplicados de Excel a nivel de hoja de cálculo , primero haga una copia. Microsoft advierte que al eliminar duplicados se borran permanentemente las filas duplicadas, pero se conserva la primera. Consulte la guía de Microsoft sobre valores duplicados .
Cuando el conjunto de datos sea correcto, guarde una copia de trabajo como libro de Excel (*.xlsx) . Microsoft documenta .xlsxeste formato como el formato estándar de libro de Excel e indica que los formatos de texto como CSV no conservan el formato ni las características del libro. Consulte Guardar un libro en otro formato de archivo .
Utilice el servicio de exportación de datos de Salesforce cuando su principal necesidad sea una copia de seguridad o una extracción amplia a nivel de objeto, en lugar de una hoja de cálculo de contactos organizada. Salesforce indica que el servicio genera archivos CSV y los empaqueta para su descarga, con disponibilidad y programación según la edición. Esto lo hace adecuado para copias de seguridad y extracciones masivas, pero implica más trabajo de limpieza si solo necesita una lista de contactos lista para su uso empresarial. Consulte Exportar datos de copia de seguridad desde Salesforce .
Causa probable: discrepancia en el delimitador o la configuración regional. Acción: cierre el archivo e impórtelo con Datos → Desde texto/CSV; a continuación, seleccione el delimitador que muestra la exportación de Salesforce en lugar de dividir manualmente la hoja de cálculo.
Causa probable: Excel infirió un tipo de dato numérico. Acción: vuelva a importar el archivo CSV original mediante Power Query y configure esa columna como texto antes de cargarla.
Limitación verificada: Salesforce documenta el truncamiento de los campos de Área de texto largo y Área de texto enriquecido en las exportaciones formateadas y en la opción Solo detalles .xlsx. Acción: exporte Solo detalles como CSV cuando se requiera el contenido completo del texto largo.
Distinción importante: el límite de visualización del informe no es lo mismo que la exportación de detalles disponible. Acción: utilice la exportación "Solo detalles" y, si una exportación de gran tamaño agota el tiempo de espera, divida el informe con filtros y exporte las partes por separado.
Los documentos de Salesforce que exportan informes conservan el texto mostrado, no los hipervínculos de los registros. Acción: mantenga el ID de contacto en el archivo para que los registros se puedan conciliar y reconstruya los enlaces solo si su flujo de trabajo realmente los requiere. Consulte la guía de Salesforce sobre la exportación de hipervínculos de informes .
Los campos que comienzan con caracteres que el software de hojas de cálculo interpreta como fórmulas pueden generar problemas de seguridad en las hojas de cálculo exportadas. Salesforce documenta una opción administrativa para deshabilitar las fórmulas en los informes exportados mediante la adición de un prefijo a dichos valores, de modo que los programas de hojas de cálculo no los interpreten como fórmulas. Acción: si su organización exporta texto ingresado por el usuario a CSV o Excel, solicite a su administrador de Salesforce que revise la guía de Salesforce sobre exportación y seguridad de fórmulas .
.xlsx.La regla práctica es sencilla: deja que Salesforce decida qué registros y campos se incluyen en la exportación, que Excel controle cómo se interpretan esos valores de texto y no elimines la clave de registro de Salesforce durante la limpieza. Esta combinación genera un libro de trabajo más fácil de auditar, más seguro para eliminar duplicados y con muchas menos probabilidades de sorprender a quien lo abra posteriormente.
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