Un semplice foglio di conteggio dell'inventario funziona al meglio quando risponde a tre domande senza costringere il personale a cercare tra le pagine del foglio di calcolo: cosa dovrebbe essere sugli scaffali, cosa è stato effettivamente contato e cosa deve essere ricontrollato? Per molti piccoli negozi al dettaglio, un foglio Excel con identificativi chiari degli articoli, ubicazioni, quantità previste, conteggi fisici e differenze è sufficiente per un conteggio ciclico controllato o un inventario programmato.
In questo articolo, utilizzeremo Maple Street Goods , un negozio di quartiere immaginario, come esempio ipotetico chiaramente identificato. Il negozio, il numero di prodotti, le discrepanze e il flusso di lavoro descritti di seguito sono puramente illustrativi; non rappresentano risultati di test, reclami dei clienti o risultati aziendali misurati.
Il modello più utile non è quello con più colonne, ma quello che permette a un addetto al banco di identificare il prodotto corretto, registrarne la quantità una sola volta e verificare immediatamente se un'eventuale discrepanza richiede attenzione. Per un piccolo negozio, il foglio di calcolo dovrebbe supportare un processo ripetibile, piuttosto che cercare di sostituire un sistema completo di gestione dell'inventario.
Nel nostro ipotetico esempio di Maple Street Goods, supponiamo che il responsabile voglia contare abbigliamento e accessori dopo la chiusura. Il negozio ha già una quantità prevista esportata dal suo sistema di punto vendita. La cartella di lavoro Excel viene utilizzata solo per il conteggio fisico e la riconciliazione. Questa distinzione è importante: la cartella di lavoro è uno strumento di conteggio e verifica , non necessariamente il sistema di registrazione.
Di seguito è riportato un layout di partenza pratico. È possibile rimuovere le colonne facoltative se rallentano il conteggio.
| Colonna | Scopo | Esempio |
|---|---|---|
| SKU | Identificativo univoco del prodotto utilizzato per evitare di confondere articoli simili | TS-1002 |
| Nome dell'articolo | Descrizione in linguaggio semplice del contatore | T-shirt classica, taglia L |
| Categoria | Raggruppa i prodotti per filtrare e rivedere | Abbigliamento |
| Posizione | Indica dove l'articolo deve essere contato | Corsia A / Scaffale 2 |
| Quantità prevista | Quantità registrata prima del conteggio fisico | 60 |
| Quantità contata | Quantità contata fisicamente | 58 |
| Varianza | Differenza tra la quantità contata e quella prevista | -2 |
| Riconta Quantità | Conteggio facoltativo del secondo elemento per le eccezioni | 60 |
| Quantità finale | Quantità approvata dopo la revisione | 60 |
| Note | Motivo o informazioni di approfondimento | Due unità trovate sul ripiano espositivo |
| Contato da | Identifica chi ha effettuato il conteggio | Giordania |
Se il tuo obiettivo è un conteggio rapido da parte di una sola persona, puoi fermarti a SKU, Nome articolo, Ubicazione, Quantità prevista, Quantità contata, Differenza e Note. Aggiungi Quantità ricontata, Quantità finale e Chi ha contato quando partecipa più di un dipendente o quando il negozio necessita di una traccia di verifica più chiara.
Se la quantità prevista è nella colonna E e la quantità contata è nella colonna F, la formula di base della varianza nella riga 2 è =F2-E2. Un risultato negativo significa che il conteggio fisico è inferiore alla quantità prevista; un risultato positivo significa che sono state trovate più unità del previsto.
Se si converte l'intervallo in una tabella Excel, la stessa idea può essere espressa con un riferimento strutturato come <riferimento strutturato =[@[Counted Qty]]-[@[Expected Qty]]>. Microsoft documenta che le tabelle Excel possono utilizzare i nomi delle colonne nelle formule e che i riferimenti strutturati si adattano al variare dei dati della tabella. Vedere il supporto Microsoft sui riferimenti strutturati nelle tabelle Excel .
Nell'esempio di Maple Street Goods, una quantità prevista di 60 e un primo conteggio di 58 producono una differenza di -2. Questo numero non dovrebbe automaticamente tradursi in una rettifica di inventario. È un segnale che invita a indagare. Un riconteggio potrebbe rivelare che due unità erano esposte su un supporto anziché sullo scaffale principale.
Per la maggior parte dei fogli di conteggio per la vendita al dettaglio, formattare l'intervallo come tabella Excel è utile perché le intestazioni rimangono logicamente collegate ai dati, i filtri vengono aggiunti alle colonne e le formule sono più facili da gestire man mano che si aggiungono righe. Le istruzioni attuali di Microsoft per le versioni di Excel supportate descrivono la selezione dei dati e l'utilizzo di Home > Formatta come tabella . Vedi Supporto Microsoft: Creare e formattare tabelle .
Questo è particolarmente utile nel negozio fittizio se il responsabile desidera filtrare il foglio per visualizzare solo "Abbigliamento", solo "Corsia A" o solo le righe con una varianza diversa da zero. Microsoft fa notare che i filtri in una tabella possono nascondere temporaneamente le righe che non corrispondono ai criteri selezionati senza riorganizzare i dati di origine. Vedi Supporto Microsoft: Filtrare i dati in un intervallo o in una tabella .
I conteggi fisici spesso falliscono a causa di errori di immissione dati piuttosto che per la complessità della logica dei fogli di calcolo. Ad esempio, un membro dello staff potrebbe digitare "5O" con la lettera O al posto di 50, inserire accidentalmente un numero negativo o utilizzare nomi di categoria incoerenti.
La convalida dei dati di Excel può limitare i valori accettati in una cella, inclusi numeri interi, date e opzioni basate su elenchi. Per un foglio di conteggio, è consigliabile consentire solo numeri interi maggiori o uguali a zero nei campi "Quantità contata" e "Quantità da ricontare". È inoltre possibile utilizzare un elenco per "Categoria" o "Stato del conteggio" quando le opzioni valide sono note in anticipo. Microsoft descrive queste opzioni in " Applicare la convalida dei dati alle celle" .
Non limitare eccessivamente il campo Note. Chi si occupa del conteggio potrebbe dover annotare qualcosa di inaspettato, come "articolo danneggiato nel contenitore dei resi" o "articolo trovato sotto un'esposizione alternativa". Le note a testo libero sono spesso più utili che forzare ogni eccezione in un elenco predefinito.
Un foglio di conteggio diventa più utile una volta terminato il conteggio stesso. A quel punto, il responsabile dovrebbe essere in grado di isolare le righe che richiedono attenzione. Un approccio semplice consiste nel filtrare la varianza in modo da nascondere i valori pari a zero. È anche possibile applicare la formattazione condizionale in modo che le varianze diverse da zero risaltino visivamente, ma il numero sottostante dovrebbe rimanere visibile e comprensibile anche senza colore.
Nel nostro esempio ipotetico, Maple Street Goods potrebbe terminare la prima fase di inventario con 12 scostamenti diversi da zero. Questo numero è puramente illustrativo. Il responsabile filtrerebbe i dati in base a tali scostamenti, assegnerebbe un riconteggio, registrerebbe una seconda quantità e approverebbe la quantità finale solo dopo aver risolto eventuali problemi evidenti di ubicazione o di conteggio.
Per fogli di lavoro più lunghi, bloccare la riga di intestazione può semplificare l'utilizzo della cartella di lavoro durante lo scorrimento. Microsoft descrive la funzione "Blocca riquadri" nella scheda Visualizza, spiegando che mantiene visibili le righe o le colonne selezionate mentre ci si sposta in altre parti del foglio di lavoro. Vedi Supporto Microsoft: Blocca riquadri per bloccare righe e colonne .
Ecco come il modello potrebbe essere utilizzato da Maple Street Goods senza trasformare il foglio di calcolo in un'applicazione complessa:
Il punto cruciale è il settimo passaggio: Excel può aiutare a organizzare le prove, ma non rende automaticamente valida una modifica della quantità. Il negozio deve comunque seguire la propria procedura di approvazione e adeguamento.
Dipende dallo scopo del conteggio. Mostrare la quantità prevista rende il foglio più pratico e facilita la riconciliazione, ma potrebbe anche influenzare chi effettua il conteggio. Per un conteggio fisico più indipendente, è possibile nascondere la quantità prevista alla persona che esegue il primo passaggio e rivelarla solo in fase di verifica.
Ad esempio, Maple Street Goods potrebbe stampare o condividere una visualizzazione del "conteggio cieco" contenente SKU, nome dell'articolo, ubicazione e quantità contata, mentre il responsabile tiene traccia della quantità prevista e della differenza su un foglio di controllo. Questo aggiunge disciplina al processo, ma richiede anche maggiore coordinamento. Un negozio molto piccolo con un solo addetto al conteggio di fiducia potrebbe ragionevolmente optare per l'approccio più semplice che prevede la visualizzazione della quantità prevista.
Un semplice foglio di inventario è ideale per piccoli negozi, boutique, negozi temporanei, magazzini o reparti che necessitano di un conteggio fisico controllato senza dover costruire un sistema personalizzato. È particolarmente pratico quando l'elenco dei prodotti può essere preparato in anticipo e il numero di addetti al conteggio simultanei è limitato.
Può essere utilizzato anche per il conteggio ciclico: invece di contare tutti gli SKU contemporaneamente, il negozio può filtrare per categoria, posizione o un'altra regola di selezione e contare un sottoinsieme gestibile a intervalli regolari.
Excel ha dei limiti ben precisi. Una cartella di lavoro non può sostituire un software di gestione magazzino specifico quando l'attività richiede la sincronizzazione continua tra più sedi, il tracciamento tramite numero di serie o di lotto, il controllo delle scadenze, flussi di lavoro complessi di ricezione e trasferimento, transazioni basate su codici a barre collegate direttamente ai saldi di magazzino, approvazioni basate sui ruoli o una cronologia di controllo dettagliata per numerosi utenti.
Analogamente, una cartella di lavoro di grandi dimensioni condivisa da più addetti al conteggio può creare problemi di coordinamento se le persone sovrascrivono i dati, lavorano su copie diverse o non sono sicure di quale versione sia quella corretta. Se questi problemi diventano una routine, il miglioramento più appropriato consiste solitamente nella riprogettazione dei processi o del sistema, non nell'introduzione di un'altra formula.
Un foglio di conteggio dell'inventario al dettaglio non deve essere elaborato. Inizia con identificativi di prodotto affidabili, l'ubicazione, la quantità prevista, il conteggio fisico, la differenza e le note. Aggiungi colonne per il riconteggio e l'approvazione solo se migliorano il controllo. Utilizza tabelle Excel, filtri, convalida dei dati e intestazioni fisse per semplificare la gestione del foglio, ma mantieni la cartella di lavoro focalizzata sull'attività di conteggio.
L'esempio fittizio di Maple Street Goods illustra il principio alla base di questo approccio: il foglio di calcolo dovrebbe rendere visibili e verificabili le discrepanze, mentre il sistema di gestione dell'inventario del negozio rimane il luogo in cui vengono registrate le modifiche di magazzino approvate. Questa separazione rende un semplice modello Excel utile senza pretendere che possa gestire ogni esigenza di gestione dell'inventario.
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