Free Rental Property Expense & Income Tracker Excel Template: Simple Landlord Workbook

A rental property spreadsheet is most useful when it does two jobs well: it shows what is happening with cash during the year, and it keeps transactions organized enough that year-end reporting does not become a search through bank statements and receipts.

Illustrative example: Maya owns one duplex and one small condo that she rents long term. This fictional scenario is only used to show how the workbook can be applied in practice; the names, properties, and numbers below are not customer results or test data. Maya wants one Excel file that lets her record rent, repairs, utilities, insurance, property taxes, and other costs by property while still seeing monthly and annual totals.

The structure below can serve as a free rental property expense and income tracker Excel template. You can build it in a blank workbook, save a master copy, and reuse it for each tax year. Microsoft also provides a library of free Excel templates if you prefer to start from an existing workbook design and adapt it.

What the rental property tracker should contain

A practical workbook does not need dozens of tabs. For a small landlord, five sheets are usually enough:

• Dashboard: monthly income, monthly expenses, net cash flow, and property-level summaries.
• Income: every rent payment and other rental-related amount received.
• Expenses: each paid expense with a category, property, vendor, amount, and receipt reference.
• Property Summary: annual totals by property so you can compare performance without mixing addresses together.
• Setup: standardized property names and expense categories used in drop-down lists.

For Maya, the Setup sheet contains exactly two property names: “Cedar Duplex” and “Lakeview Condo.” Using consistent names matters because “Cedar Duplex,” “Cedar,” and “123 Cedar St.” would otherwise be treated as different values in summaries.

Start with one clean transaction table

The simplest approach is to store detailed transactions in a single Excel Table named Transactions. Microsoft explains that Excel Tables use structured references, which adjust when rows are added or removed. That makes the workbook easier to maintain than formulas tied to a fixed range such as A2:A500.

Excel テーブルは計算列もサポートしており、新しい行が追加されると数式が自動的に拡張されます。この動作と関連するデータ検証機能については、 Microsoft のExcel テーブルの概要をご覧ください。

物件と月の合計にはSUMIFS関数を使用してください。

トランザクションテーブルの整合性が取れていれば、ダッシュボードは手動で合計を計算する必要がなくなります。MicrosoftのSUMIFS関数に関するドキュメントによると、この関数は複数の条件を満たす値を合計します。

例えば、物件概要シートのセルA2に物件名が含まれている場合、年間収入の計算式は次のようになります。

=SUMIFS(Transactions[Amount],Transactions[Type],"Income",Transactions[Property],A2)

費用マッチングの計算式は以下のとおりです。

=SUMIFS(Transactions[Amount],Transactions[Type],"Expense",Transactions[Property],A2)

単純なキャッシュフローは、収入から支出を差し引いたものです。ただし、このキャッシュフローの結果が、課税対象となる賃貸収入や純営業利益と同じであるとは限りません。住宅ローンの元本、減価償却費、設備投資、返金可能な預り金、個人使用のための配分などは、それぞれ異なる処理が必要となる場合があります。

経費のカテゴリーを、税務申告時に必要となる可能性のある記録と照合してください。

米国の連邦税法上、賃貸不動産は通常、スケジュールEに記載されます。現在のスケジュールEには、広告費、自動車および旅行費、清掃およびメンテナンス費、手数料、保険料、弁護士費用および専門家費用、管理費、銀行への住宅ローン利息、その他の利息、修繕費、消耗品費、税金、光熱費、減価償却費、その他の費用などの項目が記載されています。

IRSは、トピックNo.414「賃貸収入と費用」の中で、賃貸収入には通常の月額賃料を超える金額が含まれる場合があり、控除可能な賃貸費用には、適用される規則に従って、修繕費、運営費、減価償却費が含まれる場合があると説明しています。この記事が作成された2026年9月現在、IRS発行の最新刊行物527は、2025年分の申告書作成のための2025年版です。

したがって、便利なトラッカーは、通常の現金支出と特別な処理が必要な項目を区別します。

すべての預金を賃貸収入として扱わないでください

スプレッドシートでは、このような場合に誤解を招くような合計金額が発生しやすい。IRS（内国歳入庁）によると、前払い家賃は一般的に受領時に所得に含まれる。返還が必要となる可能性のある敷金は、一般的に受領時には所得とはみなされない。ただし、敷金が最終月の家賃として充当される場合は、前払い家賃として扱われる。

マヤのワークブックでは、返金可能なテナントの敷金は収入表ではなく、別の「敷金」シートに記録しています。敷金の一部が後日、収入となるような状況で差し引かれる場合は、その時点で適切な金額を記録し、関連書類を保管します。

各取引に関連する文書を保管する

スプレッドシートは索引であり、原資料の代わりとなるものではありません。IRS（内国歳入庁）の賃貸不動産記録管理に関するガイダンスによると、適切な記録は領収書の特定、控除対象経費の追跡、申告書の作成、および調査時に報告された項目を裏付けるのに役立ちます。証拠書類には、領収書、使用済み小切手、請求書などが含まれます。

手間のかからない方法としては、すべての領収書ファイルに「」などの一貫した名前を付け、2026-02-14_CedarDuplex_Plumbing_185.pdfそのファイル名を「領収書/文書」列に貼り付けることです。すべての領収書をワークブック内に埋め込む必要はありません。

この例が月ごとにどのように機能するか

1月、マヤはレイクビュー・コンドミニアムから1,800ドル、シーダー・デュプレックスから2,400ドルの家賃収入を得ました。彼女は合計4,200ドルの1行ではなく、2つの収入行に入力します。なぜなら、物件ごとの詳細情報は後で役立つからです。

1週間後、彼女はコンドミニアムの蛇口の修理に165ドルを支払いました。彼女は日付、物件名としてレイクビューコンドミニアム、種類として経費、カテゴリとして修理、支払先欄に請負業者名、金額として165ドル、そして領収書ファイル名を記録しました。

ダッシュボードを開くと、数式によって新しいデータが月別、物件別に集計されます。1月の収入が4,200ドルであること、レイクビューには少なくとも165ドルの経費が記録されていることが確認できます。この例は意図的に単純化されています。ダッシュボードは、費用が控除対象か、資本化されるか、配分されるか、制限されるかを判断するものではありません。これらの判断は、事実と適用される税法によって決まります。

月次レビューは年末の大掃除よりも価値がある

毎月短い時間を取って、次の4つの項目を確認してください。

• 銀行や決済プラットフォームの記録に記載されているすべての家賃支払いは、トラッカーに表示されます。
• 重要な不動産関連費用はすべて、該当する項目とそれを裏付ける書類が存在します。
• 返金可能な保証金やオーナーへの譲渡金が、誤って賃貸収入に混入されることはありません。
• 特に一人の請負業者が複数の住所を担当する場合、取引は正しい物件に割り当てられます。

このプロセスにより、領収書や状況がまだ記憶に新しいうちに問題点が修正されるため、年間合計額の信頼性が高まる。

スプレッドシートでよくある間違いを避ける方法

住宅ローンの元金と利息を混ぜる

銀行からの支払いには、両方の項目が含まれている場合があります。支払い全体を「住宅ローン費用」と分類するのではなく、それぞれを個別に管理してください。

あらゆる大規模プロジェクトを修理と呼ぶ

修繕や改修には、異なる税務上の取り扱いが適用される場合があります。資本的改善というカテゴリーを設け、作業内容を説明する請求書を保管しておきましょう。

一貫性のないプロパティ名を使用する

設定シートのドロップダウンリストを使用することで、スペルミスによる取引の見落としを防ぐことができます。

元のテンプレートを上書きする

まず、クリーンなマスターファイルを保存し、その後、各年ごとに新しいコピーを作成します。こうすることで、数式が保護され、年ごとのアーカイブが容易になります。

ダッシュボードを税務申告書として使用する

このワークブックは、記録管理ツールです。スケジュールE、減価償却、受動的活動規則、個人使用規則、および州または地方の要件によっては、追加の計算が必要になる場合があります。複雑な状況については、資格のある税務専門家と記録を確認してください。

この無料のExcelテンプレートで十分

1件または数件の長期賃貸物件であれば、きちんと管理されたExcelトラッカーは非常に実用的です。特に、オーナー自身が取引内容を確認し、別のサブスクリプションサービスではなく、透明性の高い計算式を求める場合に便利です。

自動銀行フィード、テナントポータル、オンライン家賃徴収、敷金会計、作業指示管理、複数ユーザーによる管理、または複数の物件にわたる統合レポート作成が必要な場合は、専用の不動産管理ソフトウェアまたは会計ソフトウェアを検討してください。重要なのは、Excelの強みを無理に活かそうとしないことです。

最終セットアップチェックリスト

• ダッシュボード、取引、物件概要、設定シートを含むマスターワークブックを作成します。
• トランザクション範囲をExcelテーブルに変換し、分かりやすい名前を付けてください。
• 標準化されたプロパティ値とカテゴリ値を使用してください。
• 物件別および期間別の収入と支出に関するSUMIFS関数を追加します。
• 預金、住宅ローン元本、設備投資、減価償却費は、通常の営業費用とは分けて計上する。
• 重要な取引については、出典となる文書を添付または参照してください。
• ワークブックを毎月照合し、年末にコピーを保管してください。

賃貸物件の収支管理ツールは、常に最新の情報に更新できるシンプルな構造であるほど効果的です。スプレッドシートを使えば、いつでも「収入」「支出」「取引対象物件」という3つの質問に答えられるはずです。これらの記録がきちんと整理されていれば、集計や年末の準備がずっと楽になります。