วิธีการส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อจาก Salesforce ไปยังไฟล์ Excel ที่สะอาดหมดจดโดยไม่ทำให้ข้อมูลเสียหาย

การส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อจาก Salesforce นั้นง่าย แต่การส่งออกไปยังไฟล์ Excel ที่ปลอดภัยสำหรับการจัดเรียง กรอง ลบข้อมูลซ้ำ และส่งต่อให้ทีมอื่นนั้นต้องใช้ความระมัดระวังมากขึ้น ขั้นตอนการทำงานที่สะอาดที่สุดคือการสร้างรายงานที่เน้นรายชื่อผู้ติดต่อ ส่งออกแถวรายละเอียดแทนที่จะเป็นรายงานที่จัดรูปแบบสำหรับการนำเสนอ นำเข้าข้อมูลลงใน Excel ด้วยประเภทข้อมูลที่ควบคุมได้ ตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน และบันทึกผลลัพธ์เป็น.xlsxเวิร์กบุ๊ก

คู่มือนี้อ้างอิงจากเอกสารของ Salesforce และ Microsoft ที่มีให้ใช้งานในเดือนกันยายน 2026 รุ่นของ Salesforce สิทธิ์การใช้งาน ประเภทรายงาน และคุณสมบัติที่เปิดใช้งานจะแตกต่างกันไปตามองค์กร ดังนั้นเมนูหรือประเภทรายงานที่มีให้ใช้งานบางอย่างอาจแตกต่างกัน เป้าหมายในที่นี้คือการแยกส่วนที่ได้รับการบันทึกไว้อย่างกว้างๆ ออกจากส่วนที่ขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณ

ตอบสั้นๆ: คุณควรใช้ฟังก์ชันส่งออกข้อมูล Salesforce ตัวไหน?

Salesforce อธิบายว่าการส่งออกเฉพาะรายละเอียด (Details Only) คือแถวรายละเอียดดิบที่แก้ไขหรือย้ายไปยังระบบอื่นได้ง่ายกว่า บทความสนับสนุนของ Salesforce ที่อัปเดตในปี 2026 ระบุว่าค่าใน Long Text Area และ Rich Text Area อาจถูกตัดทอนใน.xlsxการส่งออกเฉพาะรายละเอียด ในขณะที่ CSV หรือ XLS แบบเก่าที่ส่งออกเฉพาะรายละเอียดจะสามารถรักษาเนื้อหาทั้งหมดไว้ได้ หากคุณไม่ได้ส่งออกฟิลด์ข้อความยาว การส่งออกเฉพาะรายละเอียด.xlsxก็ยังคงเป็นตัวเลือกที่สะดวกกว่า ดูการเปรียบเทียบรูปแบบการส่งออกรายงานและ คำแนะนำเกี่ยวกับการส่งออก ข้อความยาว ของ Salesforce

ก่อนส่งออกไฟล์: ตัดสินใจว่าไฟล์รายชื่อติดต่อที่ "สะอาด" หมายถึงอะไร

ไฟล์รายชื่อติดต่อใน Excel ที่สะอาดตา ไม่จำเป็นต้องเป็นไฟล์ที่มีจำนวนคอลัมน์น้อยที่สุดเสมอไป แต่เป็นไฟล์ที่รักษาเอกลักษณ์ของแต่ละระเบียน ใช้ชนิดข้อมูลที่คาดเดาได้ มีเฉพาะแถวที่คุณต้องการแบ่งปัน และสามารถตรวจสอบข้อมูลซ้ำได้โดยไม่ต้องเดาว่าแถวนั้นมาจากระเบียนใดใน Salesforce

สำหรับการส่งต่อข้อมูลทางธุรกิจส่วนใหญ่ ให้เริ่มต้นด้วยช่องข้อมูลเหล่านี้ หากมีอยู่และเกี่ยวข้อง:

• รหัสผู้ติดต่อ — ตัวระบุบันทึกใน Salesforce และเป็นกุญแจสำคัญที่ปลอดภัยที่สุดสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของสเปรดชีตกับ Salesforce
• ชื่อและนามสกุล — ควรแยกไว้ในคอลัมน์ที่ต่างกัน
• อีเมล — มีประโยชน์สำหรับการสื่อสารและการตรวจสอบข้อมูลซ้ำในรอบที่สอง แต่ไม่ใช่คีย์ที่ไม่ซ้ำกันอย่างแน่นอนในทุกองค์กร
• หมายเลขโทรศัพท์และหมายเลขโทรศัพท์มือถือ — เก็บข้อมูลเหล่านี้ไว้เป็นข้อความใน Excel
• ชื่อบัญชี — ข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้ติดต่อทางธุรกิจแบบ B2B
• ชื่อเรื่อง — มีประโยชน์สำหรับการแบ่งกลุ่มและการตรวจสอบ
• ที่อยู่สำหรับส่งจดหมาย, เมือง, รัฐ/จังหวัด, รหัสไปรษณีย์, ประเทศ — ระบุเฉพาะเมื่อจำเป็นสำหรับการใช้งานในขั้นตอนต่อไปเท่านั้น
• ข้อมูลส่วนตัว เช่น เจ้าของข้อมูล สถานะ ข้อมูลขอความยินยอมแบบกำหนดเอง หรือข้อมูลสำหรับการแบ่งกลุ่มจะแสดงเฉพาะเมื่อผู้รับต้องการและนโยบายการแบ่งปันข้อมูลของคุณอนุญาตเท่านั้น

Salesforce แนะนำเป็นพิเศษให้ใส่รหัสบันทึก (Record ID) ที่เกี่ยวข้องเมื่อสร้างไฟล์ส่งออกที่อาจนำเข้าใหม่ในภายหลัง และระบุว่ารหัสบันทึกของ Salesforce นั้นคำนึงถึงตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก นั่นเป็นเหตุผลที่ดีที่จะเก็บรหัสผู้ติดต่อ (Contact ID) ไว้แม้ว่าสเปรดชีตนั้นจะใช้เพื่อการวิเคราะห์เป็นหลักก็ตาม โปรดดูคำแนะนำเกี่ยวกับไฟล์ส่งออก ของ Salesforce

ขั้นตอนที่ 1: สร้างหรือใช้รายงานรายชื่อผู้ติดต่อที่มีอยู่แล้ว

ไปที่รายงาน (Reports)และใช้ประเภทรายงานที่มีฟิลด์ข้อมูลติดต่อที่คุณต้องการ เอกสารของ Salesforce ระบุประเภทรายงานบัญชี (Account) และผู้ติดต่อ (Contact) มาตรฐานไว้หลายแบบ ดังนั้นหลายองค์กรสามารถเริ่มต้นจากตรงนั้นได้ นอกจากนี้ Salesforce ยังเผยแพร่บทความสนับสนุนเมื่อวันที่ 18 สิงหาคม 2026 อธิบายว่าการส่งออกเฉพาะผู้ติดต่ออาจต้องใช้ประเภทรายงานแบบกำหนดเองโดยมีผู้ติดต่อเป็นออบเจ็กต์หลักในบางองค์กร ข้อความเหล่านั้นไม่ได้ขัดแย้งกันเสมอไป ประเภทรายงานที่แสดงในองค์กรของคุณขึ้นอยู่กับการกำหนดค่า รุ่น สิทธิ์ และชุดระเบียนที่คุณพยายามรายงาน

ขั้นตอน:ใช้ประเภทรายงานมาตรฐานที่มีอยู่แล้ว หากรายงานนั้นแสดงรายชื่อผู้ติดต่อที่ถูกต้องอยู่แล้ว สร้างประเภทรายงานผู้ติดต่อแบบกำหนดเองเฉพาะในกรณีที่ตัวเลือกมาตรฐานไม่แสดงแถวหรือฟิลด์ที่คุณต้องการ หากคุณต้องการวิธีการแบบกำหนดเอง Salesforce จะอธิบายวิธีการไว้ในหัวข้อ " สร้างประเภทรายงานแบบกำหนดเองในตัวสร้างประเภทรายงานแบบกำหนดเองขั้นสูง "

หากคุณไม่มีสิทธิ์ในการสร้างประเภทรายงานแบบกำหนดเอง โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Salesforce สร้างหรือเปิดเผยประเภทรายงานที่เหมาะสมแทนที่จะพยายามแก้ไขปัญหาโดยวิธีหลีกเลี่ยงการควบคุมการเข้าถึง

ขั้นตอนที่ 2: กรองแถวและเลือกเฉพาะคอลัมน์ที่มีประโยชน์

กำหนดขอบเขตของรายงานให้ตรงกับรายชื่อผู้ติดต่อที่คุณต้องการส่งออกจริงๆ โดยทั่วไปแล้ว สเปรดชีตรายชื่อผู้ติดต่อที่ดีมักไม่จำเป็นต้องมีทุกฟิลด์ในออบเจ็กต์ผู้ติดต่อ เพิ่มตัวกรองสำหรับความเป็นเจ้าของ กลุ่มบัญชี ภูมิศาสตร์ วันที่สร้าง สถานะ การเป็นสมาชิกแคมเปญ หรือเกณฑ์ทางธุรกิจอื่นๆ ตามความเหมาะสม

จากนั้นเพิ่มคอลัมน์ที่คุณต้องการ คำแนะนำการสนับสนุนการส่งออกข้อมูลผู้ติดต่อปัจจุบันของ Salesforce อธิบายถึงการเพิ่มฟิลด์ เช่น ชื่อ นามสกุล และอีเมล ลงในรายงานผู้ติดต่อก่อนที่จะเรียกใช้และส่งออก ดูบทความเกี่ยวกับการส่งออกรายงานผู้ติดต่อของ Salesforce

อย่าใช้ข้อจำกัดการแสดงผลรายงาน 2,000 แถวเป็นหลักฐานว่าสามารถส่งออกได้เพียง 2,000 รายการเท่านั้น เอกสารเกี่ยวกับข้อจำกัดการรายงานทั่วไปของ Salesforce ระบุว่ารายงานจะแสดงข้อมูลสูงสุด 2,000 แถว และแนะนำให้ผู้ใช้ส่งออกรายละเอียดรายงานเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม นอกจากนี้ยังเตือนว่าการส่งออกข้อมูลขนาดใหญ่มากอาจใช้เวลานานเกินไปและอาจต้องแบ่งการส่งออกโดยใช้ตัวกรอง ตรวจสอบ หน้า ข้อจำกัดและการจัดสรรรายงานและแดชบอร์ด ปัจจุบัน สำหรับสถานการณ์ของคุณ

รายการตรวจสอบคอลัมน์เชิงปฏิบัติ

• ควรใช้คีย์หลักเพียงคีย์เดียว โดยปกติคือ คีย์ติดต่อ (Contact ID)
• อย่ารวมชื่อและนามสกุลเข้าด้วยกัน เว้นแต่กระบวนการถัดไปจะกำหนดให้ใช้ช่องชื่อเต็มเพียงช่องเดียวอย่างชัดเจน
• ควรบันทึกหมายเลขโทรศัพท์และรหัสไปรษณีย์เป็นข้อความ ไม่ใช่ตัวเลข
• ไม่รวมบันทึกภายใน ข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และช่องข้อมูลที่กำหนดเองที่ไม่ได้ใช้งาน เว้นแต่จะมีเหตุผลทางธุรกิจที่ชัดเจน
• หากจะนำข้อมูลที่ส่งออกไปนำเข้าใหม่ ห้ามแก้ไขรหัส Salesforce ด้วยตนเอง

ขั้นตอนที่ 3: ส่งออกเฉพาะรายละเอียด โดยปกติจะเป็นไฟล์ CSV

เรียกใช้รายงาน เปิดการดำเนินการส่งออก และเลือก"เฉพาะรายละเอียด"เมื่อคุณต้องการชุดข้อมูลแบบเรียบๆ แทนที่จะเป็นสเปรดชีตที่เน้นการนำเสนอ สำหรับการทำความสะอาดรายชื่อผู้ติดต่อเป็นประจำ CSV มักเป็นตัวเลือกที่คาดเดาได้มากที่สุด เนื่องจากให้ข้อมูลพื้นฐานแก่ Excel และหลีกเลี่ยงพฤติกรรมการจัดรูปแบบบางอย่างของรายงานที่มีการจัดรูปแบบ

เลือกใช้ไฟล์ CSV เมื่อ:คุณต้องการทำความสะอาดหรือแปลงข้อมูลใน Power Query, คุณกำลังส่งไฟล์ไปยังระบบอื่น หรือรายงานมีฟิลด์ Long Text Area หรือ Rich Text Area ที่เนื้อหาทั้งหมดมีความสำคัญ

เลือกตัวเลือก "แสดงรายละเอียดเฉพาะใน Excel" เมื่อ:ชุดข้อมูลใช้ฟิลด์ทั่วไป คุณต้องการสร้างเวิร์กบุ๊กอย่างรวดเร็ว และข้อจำกัดเรื่องการตัดข้อความยาวที่ระบุไว้ในเอกสารนั้นไม่เกี่ยวข้องกับรายงานของคุณ

หลีกเลี่ยงการใช้รายงานที่จัดรูปแบบแล้วสำหรับการทำความสะอาดข้อมูลเว้นแต่ว่าการรักษาการจัดกลุ่มรายงาน ส่วนหัว สรุป และการนำเสนอมีความสำคัญมากกว่าการมีตารางแบบง่ายๆ Salesforce ระบุว่าเอาต์พุตที่จัดรูปแบบ/พิมพ์ได้และเอาต์พุตแถวรายละเอียดอาจทำงานแตกต่างกัน รวมถึงวิธีการแสดงค่าใน Excel ด้วย

ลักษณะการทำงานของตัวคั่นในไฟล์ CSV อาจขึ้นอยู่กับภาษาและภูมิภาคของผู้ใช้ Salesforce ด้วย Salesforce ระบุว่า สำหรับการส่งออกรายงาน CSV ภาษาและภูมิภาคของผู้ใช้จะเป็นตัวกำหนดตัวคั่น หากไฟล์ CSV เปิดขึ้นมาโดยมีค่าทั้งหมดอยู่ในคอลัมน์เดียวของ Excel อย่าเริ่มทำการแยกเซลล์ด้วยตนเอง ให้ทำการนำเข้าไฟล์ผ่านขั้นตอนการนำเข้าข้อความ/CSV ของ Excel แล้วเลือกตัวคั่นที่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 4: นำเข้าไฟล์ CSV ลงใน Excel แทนการใช้ฟังก์ชันแปลงอัตโนมัติ

ในโปรแกรม Excel เวอร์ชันเดสก์ท็อปสมัยใหม่ ให้ใช้Data → Get Data → From File → From Text/CSVเอกสารของ Microsoft ระบุว่า Power Query สามารถตรวจจับตัวคั่นและประเภทคอลัมน์ได้ และช่วยให้คุณแปลงข้อมูลก่อนโหลดลงในเวิร์กชีตได้ โปรดดูคำแนะนำการนำเข้า Power Query ของ Microsoft

ก่อนโหลดข้อมูล โปรดตรวจสอบประเภทข้อมูลที่ตรวจพบ สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งสำหรับค่าที่ดูเหมือนตัวเลข แต่จริงๆ แล้วเป็นตัวระบุหรือป้ายกำกับ

ไมโครซอฟต์แนะนำให้ใช้ Power Query โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการนำเข้าค่าเป็นข้อความ เพื่อป้องกันการแปลงอัตโนมัติ เช่น การตัดเลขศูนย์นำหน้า หรือการแปลงสตริงตัวเลขยาวๆ ให้เป็นสัญกรณ์วิทยาศาสตร์ ดูหัวข้อการรักษาเลขศูนย์นำหน้าและตัวเลขขนาดใหญ่

ขั้นตอนที่ 5: ทำความสะอาด ลบข้อมูลซ้ำ ตรวจสอบความถูกต้อง และบันทึกเป็นไฟล์ .xlsx

เมื่อโหลดข้อมูลเสร็จแล้ว ให้ลบเฉพาะคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นจริงๆ เท่านั้น เปลี่ยนชื่อส่วนหัวเฉพาะในกรณีที่เวิร์กบุ๊กนั้นใช้สำหรับมนุษย์และจะไม่นำเข้าอีก หากไฟล์นั้นอาจส่งกลับไปยัง Salesforce หรือระบบเชื่อมต่ออื่นๆ การรักษาความหมายของฟิลด์เดิมใน Salesforce จะช่วยลดข้อผิดพลาดในการแมปข้อมูล

ลบข้อมูลซ้ำด้วยรหัสที่ถูกต้อง

หากมีรหัสผู้ติดต่อ (Contact ID) อยู่ รหัสนี้จะเป็นกุญแจสำคัญในการตรวจสอบความซ้ำซ้อนของข้อมูลที่ส่งออกจาก Salesforce org หนึ่งๆ ที่ปลอดภัยที่สุด หากคุณเลือกใช้ที่อยู่อีเมลในการตรวจสอบความซ้ำซ้อนแทน โปรดเข้าใจข้อจำกัดต่างๆ: ผู้ติดต่อสองรายสามารถใช้กล่องจดหมายร่วมกันได้ และบุคคลเดียวกันอาจมีข้อมูลผู้ติดต่อมากกว่าหนึ่งรายการ อีเมลมีประโยชน์สำหรับการตรวจสอบ แต่ไม่ได้เทียบเท่ากับรหัสประจำตัวของข้อมูลใน Salesforce โดยอัตโนมัติ

ใน Power Query ให้เลือกคอลัมน์ที่กำหนดกฎการลบข้อมูลซ้ำ แล้วใช้เมนู หน้าแรก → ลบแถว → ลบข้อมูลซ้ำ Microsoft ระบุว่าการลบข้อมูลซ้ำจะขึ้นอยู่กับคอลัมน์ที่คุณเลือก สามารถดูคำแนะนำเพิ่มเติมได้ที่เก็บหรือลบแถวที่ซ้ำกัน

หากคุณใช้ คำสั่ง Data → Remove Duplicates ในระดับเวิร์กชีตของ Excel แทน โปรดทำการคัดลอกข้อมูลก่อน Microsoft เตือนว่าการลบข้อมูลซ้ำจะลบแถวที่ซ้ำกันอย่างถาวร แต่จะเก็บแถวแรกไว้ โปรดดูคำแนะนำเกี่ยวกับค่าที่ซ้ำกันของ Microsoft

ตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์อย่างรวดเร็วก่อนส่งมอบ

• เปรียบเทียบจำนวนแถวในไฟล์ Excel กับผลลัพธ์ที่คาดหวังจากรายงานใน Salesforce
• ตรวจสอบว่าค่า Contact ID ปรากฏอยู่ในแถวที่ต้องการการตรวจสอบย้อนกลับหรือไม่
• ตรวจสอบชื่อ อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และรหัสไปรษณีย์กับฐานข้อมูล Salesforce แบบสุ่ม
• มองหาคอลัมน์ว่างที่เกิดจากช่องข้อมูลที่ยังไม่ได้กรอกข้อมูลในองค์กรของคุณ
• ตรวจสอบหาหมายเลขผู้ติดต่อที่ซ้ำกันอย่างชัดเจน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวกรองไม่ได้ตัดรายชื่อผู้ติดต่อที่คุณต้องการรวมไว้โดยไม่ได้ตั้งใจ
• ตรวจสอบว่าควรลบข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนหรือข้อมูลภายในออกหรือไม่ก่อนที่จะแชร์

เมื่อชุดข้อมูลถูกต้องแล้ว ให้บันทึกสำเนาเป็นไฟล์ Excel Workbook (*.xlsx)เอกสารของ Microsoft .xlsxระบุว่าเป็นรูปแบบไฟล์ Excel มาตรฐาน และระบุว่ารูปแบบไฟล์ข้อความ เช่น CSV จะไม่รักษาการจัดรูปแบบและคุณสมบัติของไฟล์เวิร์กบุ๊กไว้ ดูหัวข้อการบันทึกเวิร์กบุ๊กในรูปแบบไฟล์อื่น

เมื่อบริการส่งออกข้อมูลของ Salesforce เป็นตัวเลือกที่ดีกว่า

ใช้บริการส่งออกข้อมูลของ Salesforce เมื่อความต้องการที่แท้จริงของคุณคือการสำรองข้อมูลหรือการดึงข้อมูลระดับอ็อบเจ็กต์แบบกว้างๆ มากกว่าการสร้างสเปรดชีตรายชื่อผู้ติดต่อที่จัดระเบียบแล้ว Salesforce ระบุว่าบริการนี้จะสร้างไฟล์ CSV และจัดแพ็กเกจสำหรับการดาวน์โหลด โดยความพร้อมใช้งานและการกำหนดเวลาจะขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน ทำให้เหมาะสมสำหรับการสำรองข้อมูลและการดึงข้อมูลจำนวนมาก แต่จะทำให้ต้องทำงานเพิ่มเติมในการทำความสะอาดข้อมูลหากสิ่งที่คุณต้องการคือรายชื่อผู้ติดต่อที่พร้อมใช้งานสำหรับธุรกิจ ดูการส่งออกข้อมูลสำรองจาก Salesforce

ปัญหาที่พบได้บ่อยและวิธีแก้ไขที่รวดเร็วที่สุด

ไฟล์ CSV จะเปิดขึ้นในคอลัมน์เดียวของ Excel

สาเหตุที่เป็นไปได้:ตัวคั่นหรือการตั้งค่าภาษาไม่ตรงกันการแก้ไข:ปิดไฟล์แล้วนำเข้าใหม่โดยใช้เมนู ข้อมูล → จากข้อความ/CSV จากนั้นเลือกตัวคั่นที่แสดงโดยการส่งออกของ Salesforce แทนการแบ่งเวิร์กชีตด้วยตนเอง

รหัสไปรษณีย์ไม่มีเลขศูนย์นำหน้าอีกต่อไป

สาเหตุที่เป็นไปได้: Excel เข้าใจผิดว่าเป็นประเภทตัวเลขวิธีแก้ไข:นำเข้าไฟล์ CSV ต้นฉบับอีกครั้งผ่าน Power Query และตั้งค่าคอลัมน์นั้นเป็นข้อความก่อนโหลด

ช่องบันทึกข้อความที่ยาวเกินไปถูกตัดทอนในไฟล์ส่งออก Excel

ข้อจำกัดที่ได้รับการยืนยัน:เอกสารของ Salesforce จะตัดทอนข้อความในช่อง Long Text Area และ Rich Text Area ในการส่งออกที่จัดรูปแบบแล้วและแบบ Details Only .xlsxการดำเนินการ:ส่งออก Details Only เป็นไฟล์ CSV เมื่อต้องการเนื้อหาข้อความยาวแบบเต็ม

รายงานแสดงข้อมูลเพียง 2,000 แถว

ข้อแตกต่างที่สำคัญ:ขีดจำกัดการแสดงผลรายงานไม่เหมือนกับปริมาณรายละเอียดที่สามารถส่งออกได้วิธีแก้ไข:ใช้การส่งออกเฉพาะรายละเอียด และหากการส่งออกขนาดใหญ่ใช้เวลานานเกินไป ให้แบ่งรายงานโดยใช้ตัวกรองและส่งออกแต่ละส่วนแยกกัน

ไฟล์ที่ส่งออกไม่มีลิงก์ Salesforce ที่สามารถคลิกได้

เอกสารของ Salesforce ที่ส่งออกรายงานจะคงข้อความที่แสดงไว้ ไม่ใช่ไฮเปอร์ลิงก์ของระเบียนวิธีแก้ไข:เก็บ Contact ID ไว้ในไฟล์เพื่อให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของระเบียนได้ และสร้างลิงก์ขึ้นใหม่เฉพาะเมื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณต้องการจริงๆ เท่านั้น โปรดดู คำแนะนำเกี่ยวกับการส่งออกไฮเปอร์ลิงก์ รายงานของ Salesforce

คุณกังวลเกี่ยวกับสูตรในสเปรดชีตที่อยู่ในไฟล์ข้อความที่ส่งออก

ฟิลด์ที่ขึ้นต้นด้วยอักขระที่โปรแกรมสเปรดชีตตีความว่าเป็นสูตร อาจก่อให้เกิดปัญหาด้านความปลอดภัยในสเปรดชีตที่ส่งออก เอกสารของ Salesforce ระบุตัวเลือกการดูแลระบบเพื่อปิดใช้งานสูตรในรายงานที่ส่งออก โดยการใส่คำนำหน้าให้กับค่าเหล่านั้น เพื่อไม่ให้โปรแกรมสเปรดชีตตีความว่าเป็นสูตรการดำเนินการ:หากองค์กรของคุณส่งออกข้อความที่ผู้ใช้ป้อนไปยังไฟล์ CSV หรือ Excel โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Salesforce ตรวจสอบคำแนะนำเกี่ยวกับการส่งออกและความปลอดภัยของสูตร ของ Salesforce

รายการตรวจสอบการส่งออกที่สะอาด

• เลือกใช้รายงานที่แคบที่สุดซึ่งมีเฉพาะรายชื่อผู้ติดต่อที่คุณต้องการจริงๆ
• เก็บรหัสผู้ติดต่อไว้เพื่อการตรวจสอบย้อนกลับ
• ควรเลือกดูเฉพาะรายละเอียดมากกว่ารายงานที่จัดรูปแบบไว้สำหรับงานด้านข้อมูล
• ควรเลือกใช้ไฟล์ CSV เมื่อต้องการส่งข้อมูลข้อความยาวๆ หรือต้องการการควบคุมการนำเข้าข้อมูลจาก Excel
• นำเข้าไฟล์ CSV ด้วย Power Query และกำหนดค่าตัวระบุ หมายเลขโทรศัพท์ และรหัสไปรษณีย์เป็นข้อความอย่างชัดเจน
• ตรวจสอบความถูกต้องโดยใช้รหัสผู้ติดต่อก่อน จากนั้นจึงใช้ที่อยู่อีเมลเฉพาะเมื่อกฎทางธุรกิจนั้นกำหนดไว้โดยเจตนา
• ตรวจสอบจำนวนแถวและข้อมูลบางส่วนแบบสุ่มก่อนแจกจ่ายเวิร์กบุ๊ก
• ลบข้อมูลสำคัญที่ผู้รับไม่จำเป็นต้องรู้
• บันทึกไฟล์งานฉบับสุดท้ายเป็น.xlsx.

หลักการปฏิบัติง่ายๆ คือ ให้ Salesforce ตัดสินใจว่าเรคอร์ดและฟิลด์ใดควรอยู่ในไฟล์ส่งออก ให้ Excel ควบคุมวิธีการตีความค่าข้อความเหล่านั้น และอย่าทิ้งคีย์เรคอร์ดของ Salesforce ระหว่างการล้างข้อมูล การผสมผสานนี้จะทำให้ได้เวิร์กบุ๊กที่ตรวจสอบได้ง่ายขึ้น ปลอดภัยกว่าในการลบข้อมูลซ้ำซ้อน และมีโอกาสน้อยกว่าที่จะทำให้คนที่เปิดไฟล์ในครั้งต่อไปประหลาดใจ