แม่แบบบันทึกการนับสินค้าคงคลังอย่างง่ายสำหรับร้านค้าปลีก: รูปแบบ Excel ที่ใช้งานได้จริง

แบบฟอร์มการนับสินค้าคงคลังแบบง่ายๆ จะได้ผลดีที่สุดเมื่อสามารถตอบคำถามสามข้อโดยไม่ต้องให้พนักงานค้นหาข้อมูลในสมุดงานให้เสียเวลา ได้แก่สินค้าที่ควรมีอยู่บนชั้นวาง สินค้าที่นับได้จริงมีเท่าไหร่ และสินค้าที่ต้องตรวจสอบซ้ำมีอะไรบ้างสำหรับร้านค้าปลีกขนาดเล็กหลายแห่ง แบบฟอร์ม Excel ที่ระบุรายละเอียดสินค้า ตำแหน่งจัดเก็บ จำนวนที่คาดหวัง จำนวนที่นับได้จริง และความคลาดเคลื่อนอย่างชัดเจน ก็เพียงพอแล้วสำหรับการนับสินค้าคงคลังแบบเป็นรอบ หรือการตรวจนับสินค้าตามกำหนดเวลา

ตลอดบทความนี้ เราจะใช้Maple Street Goodsซึ่งเป็นร้านค้าปลีกในละแวกบ้านที่สมมติขึ้น เป็นตัวอย่างสมมติที่มีการระบุชื่ออย่างชัดเจน ร้านค้า จำนวนสินค้า ความคลาดเคลื่อน และขั้นตอนการทำงานที่อธิบายไว้ด้านล่างนี้เป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น ไม่ใช่ผลการทดสอบ ข้อร้องเรียนของลูกค้า หรือผลลัพธ์ทางธุรกิจที่วัดได้

เอกสารนับสินค้าคงคลังที่ดีควรทำอะไรบ้าง

แม่แบบที่มีประโยชน์ที่สุดไม่ใช่แม่แบบที่มีคอลัมน์มากที่สุด แต่เป็นแม่แบบที่ช่วยให้ผู้ตรวจสอบสามารถระบุผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้อง บันทึกปริมาณเพียงครั้งเดียว และตรวจสอบได้ทันทีว่าความคลาดเคลื่อนนั้นควรได้รับการตรวจสอบหรือไม่ สำหรับร้านค้าขนาดเล็ก แผ่นงานควรสนับสนุนกระบวนการที่ทำซ้ำได้มากกว่าที่จะพยายามแทนที่ระบบการจัดการสินค้าคงคลังแบบเต็มรูปแบบ

สำหรับตัวอย่างสมมุติของร้าน Maple Street Goods สมมติว่าผู้จัดการต้องการนับจำนวนสินค้าประเภทเสื้อผ้าและเครื่องประดับหลังปิดร้าน ทางร้านมีข้อมูลปริมาณสินค้าที่คาดการณ์ไว้แล้วจากระบบขายหน้าร้าน ไฟล์ Excel ใช้สำหรับการนับและตรวจสอบจำนวนสินค้าจริงเท่านั้น ความแตกต่างนี้สำคัญมาก: ไฟล์ Excel เป็นเพียงส่วนที่ใช้ในการนับและตรวจสอบไม่ใช่ระบบบันทึกข้อมูลหลัก

คอลัมน์ที่แนะนำสำหรับเทมเพลตการนับสินค้าคงคลังแบบง่ายสำหรับร้านค้าปลีก

ตัวอย่างเค้าโครงเริ่มต้นที่ใช้งานได้จริงแสดงอยู่ด้านล่าง คุณสามารถลบคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นออกได้หากทำให้การนับช้าลง

หากเป้าหมายของคุณคือการนับสินค้าอย่างรวดเร็วโดยคนเพียงคนเดียว คุณสามารถหยุดที่ SKU, ชื่อสินค้า, สถานที่จัดเก็บ, จำนวนที่คาดหวัง, จำนวนที่นับได้, ส่วนต่าง และหมายเหตุ เพิ่มจำนวนที่นับใหม่, จำนวนสุดท้าย และผู้ที่นับ เมื่อมีพนักงานมากกว่าหนึ่งคนเข้าร่วม หรือเมื่อร้านค้าต้องการบันทึกการตรวจสอบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

ใช้สูตรความแปรปรวนแบบง่ายๆ สูตรเดียว

ถ้าปริมาณที่คาดหวัง (Expected Qty) อยู่ในคอลัมน์ E และปริมาณที่นับได้ (Counted Qty) อยู่ในคอลัมน์ F สูตรความแปรปรวนพื้นฐานในแถวที่ 2 คือ=F2-E2ผลลัพธ์ที่เป็นลบหมายความว่าจำนวนที่นับได้จริงต่ำกว่าปริมาณที่คาดหวัง ผลลัพธ์ที่เป็นบวกหมายความว่าพบจำนวนหน่วยมากกว่าที่คาดหวัง

หากคุณแปลงช่วงข้อมูลเป็นตาราง Excel คุณสามารถใช้การอ้างอิงแบบมีโครงสร้าง เช่น<column_name>=[@[Counted Qty]]-[@[Expected Qty]] , ...

ในตัวอย่างของ Maple Street Goods ปริมาณที่คาดการณ์ไว้คือ 60 และการนับครั้งแรกได้ 58 ทำให้เกิดความคลาดเคลื่อน -2 ตัวเลขนี้ไม่ควรนำไปสู่การปรับปรุงสินค้าคงคลังโดยอัตโนมัติ แต่เป็นสัญญาณให้ตรวจสอบ การนับซ้ำอาจเผยให้เห็นว่าสินค้าสองชิ้นวางอยู่บนชั้นวางโชว์แทนที่จะอยู่บนชั้นวางหลัก

แปลงรายการดังกล่าวให้เป็นตารางในโปรแกรม Excel

สำหรับเอกสารนับสินค้าในร้านค้าปลีกส่วนใหญ่ การจัดรูปแบบช่วงข้อมูลเป็นตารางใน Excel จะมีประโยชน์ เนื่องจากส่วนหัวของตารางยังคงเชื่อมโยงกับข้อมูลอย่างเป็นระบบ ตัวกรองจะถูกเพิ่มเข้าไปในคอลัมน์ และสูตรต่างๆ จะดูแลรักษาง่ายขึ้นเมื่อมีการเพิ่มแถว คำแนะนำปัจจุบันของ Microsoft สำหรับ Excel เวอร์ชันที่รองรับ อธิบายถึงการเลือกข้อมูลและใช้เมนู หน้าแรก > จัดรูปแบบเป็นตารางดู ข้อมูลเพิ่มเติมได้ ที่ ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft: สร้างและจัดรูปแบบตาราง

ฟังก์ชันนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในร้านค้าจำลอง หากผู้จัดการต้องการกรองข้อมูลในตารางให้เหลือเฉพาะ "เสื้อผ้า" "ชั้นวางสินค้า A" หรือเฉพาะแถวที่มีค่าความแปรปรวนไม่เป็นศูนย์ Microsoft ระบุว่าตัวกรองในตารางสามารถซ่อนแถวที่ไม่ตรงกับเกณฑ์ที่เลือกไว้ชั่วคราวโดยไม่ต้องจัดเรียงข้อมูลต้นฉบับใหม่ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft: กรองข้อมูลในช่วงหรือตาราง

ควบคุมการป้อนข้อมูลให้เป็นระเบียบ ไม่ควรทำให้ซับซ้อน

การนับจำนวนจริงมักล้มเหลวเนื่องจากข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลมากกว่าตรรกะที่ซับซ้อนของสเปรดชีต ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจพิมพ์ "5O" โดยใช้ตัวอักษร O แทน 50 ป้อนตัวเลขติดลบโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือใช้ชื่อหมวดหมู่ที่ไม่สอดคล้องกัน

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel สามารถจำกัดค่าที่ยอมรับได้ในเซลล์ รวมถึงจำนวนเต็ม วันที่ และตัวเลือกแบบรายการ สำหรับชีตนับจำนวน ควรพิจารณาอนุญาตเฉพาะจำนวนเต็มที่มากกว่าหรือเท่ากับศูนย์ในช่องจำนวนที่นับได้ (Counted Qty) และจำนวนที่นับซ้ำ (Recount Qty) นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้รายการสำหรับหมวดหมู่ (Category) หรือสถานะการนับ (Count Status) เมื่อทราบตัวเลือกที่ถูกต้องล่วงหน้า Microsoft อธิบายตัวเลือกเหล่านี้ไว้ในหัวข้อ "การใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลกับเซลล์ "

อย่ากำหนดข้อจำกัดมากเกินไปในช่องหมายเหตุ ผู้ทำการนับอาจจำเป็นต้องบันทึกสิ่งที่ไม่คาดคิด เช่น “สินค้าชำรุดในถังรับคืน” หรือ “พบสินค้าในชั้นวางอื่น” การเขียนหมายเหตุแบบอิสระมักมีประโยชน์มากกว่าการบังคับให้ทุกข้อยกเว้นอยู่ในรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ทำให้การตรวจสอบความไม่สอดคล้องกันเป็นเรื่องง่าย

ตารางนับจำนวนจะยิ่งมีประโยชน์มากขึ้นหลังจากนับเสร็จแล้ว ในเวลานั้น ผู้จัดการควรจะสามารถแยกแถวที่ต้องการการตรวจสอบได้ วิธีง่ายๆ คือการกรองค่าความแปรปรวนเพื่อซ่อนค่าศูนย์ คุณอาจใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อให้ค่าความแปรปรวนที่ไม่ใช่ศูนย์โดดเด่นขึ้นมา แต่ตัวเลขพื้นฐานควรยังคงมองเห็นได้และเข้าใจได้โดยไม่ต้องใช้สี

ในตัวอย่างสมมติของเรา บริษัท Maple Street Goods อาจทำการตรวจสอบรอบแรกเสร็จสิ้นโดยมีค่าความคลาดเคลื่อนที่ไม่เป็นศูนย์จำนวน 12 รายการ ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น ผู้จัดการจะคัดกรองเฉพาะแถวเหล่านั้น สั่งให้ทำการนับใหม่ บันทึกปริมาณครั้งที่สอง และอนุมัติปริมาณสุดท้ายก็ต่อเมื่อแก้ไขปัญหาเรื่องตำแหน่งหรือการนับที่เห็นได้ชัดแล้วเท่านั้น

สำหรับแผ่นงานที่มีความยาวมาก การตรึงแถวส่วนหัวจะช่วยให้ใช้งานเวิร์กบุ๊กได้ง่ายขึ้นขณะเลื่อนดู เอกสารของ Microsoft อธิบายวิธีการตรึงบานหน้าต่าง (Freeze Panes) ในแท็บมุมมอง (View) และอธิบายว่าวิธีนี้จะช่วยให้แถวหรือคอลัมน์ที่เลือกยังคงมองเห็นได้ในขณะที่คุณเลื่อนไปยังส่วนอื่น ๆ ของเวิร์กชีต ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ ฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft: การตรึงบานหน้าต่างเพื่อล็อกแถวและคอลัมน์

ขั้นตอนการนับสินค้าที่ใช้งานได้จริงสำหรับร้านค้าสมมติ

ต่อไปนี้เป็นวิธีนำเทมเพลตไปใช้ที่ Maple Street Goods โดยไม่ต้องเปลี่ยนสเปรดชีตให้กลายเป็นแอปพลิเคชันที่ซับซ้อน:

1. เตรียมรายการให้พร้อม ส่งออกหรือป้อนข้อมูล SKU ชื่อสินค้า หมวดหมู่ สถานที่จัดเก็บ และปริมาณที่คาดว่าจะได้รับก่อนเริ่มการนับ
2. กำหนดพื้นที่นับสินค้าแบ่งชั้นวางสินค้า ชั้นเก็บสินค้า หรือโซนในห้องเก็บสินค้า เพื่อไม่ให้พนักงานนับสินค้าในสถานที่เดียวกันซ้ำสองครั้ง
3. บันทึกปริมาณสินค้าจริงป้อนเฉพาะจำนวนที่มีอยู่จริงในตำแหน่งที่กำหนด หากสินค้า SKU เดียวกันปรากฏในหลายตำแหน่ง ให้ใช้แถวตำแหน่งแยกกัน หรือกำหนดกฎที่ชัดเจนสำหรับการรวมปริมาณสินค้า
4. ตรวจสอบค่าความแปรปรวนกรองคอลัมน์ความแปรปรวนเพื่อแสดงผลลัพธ์ที่ไม่เป็นศูนย์
5. ข้อยกเว้นในการนับซ้ำตรวจสอบเฉพาะรายการที่มีจำนวนไม่ตรงกันเท่านั้น เว้นแต่ว่านโยบายของร้านค้าจะกำหนดให้ต้องนับซ้ำในรายการที่ใหญ่กว่า
6. อนุมัติตัวเลขสุดท้ายบันทึกปริมาณที่ปรับปรุงแล้วและบันทึกข้อความสั้นๆ เมื่อทราบเหตุผล
7. อัปเดตระบบบันทึกข้อมูล ปรับปรุงสินค้าคงคลังในระบบ POS, ERP หรือแพลตฟอร์มสินค้าคงคลังของร้านค้าตามการควบคุมของธุรกิจเอง

จุดสำคัญอยู่ที่ขั้นตอนที่เจ็ด: โปรแกรม Excel สามารถช่วยจัดระเบียบหลักฐานได้ แต่ไม่ได้ทำให้การเปลี่ยนแปลงปริมาณถูกต้องโดยอัตโนมัติ ร้านค้ายังคงต้องมีกระบวนการอนุมัติและการปรับปรุงของตนเองอยู่ดี

ควรปกปิดปริมาณที่คาดว่าจะได้รับระหว่างการนับหรือไม่?

นั่นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการนับ การแสดงปริมาณที่คาดหวังจะทำให้เอกสารสะดวกและช่วยให้ตรวจสอบความถูกต้องได้รวดเร็ว แต่ก็อาจส่งผลต่อการนับด้วยเช่นกัน สำหรับการนับสินค้าจริงที่เป็นอิสระมากขึ้น คุณสามารถซ่อนปริมาณที่คาดหวังจากผู้ที่ทำการนับในรอบแรก และเปิดเผยเฉพาะในระหว่างการตรวจสอบเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น ร้าน Maple Street Goods อาจพิมพ์หรือแชร์มุมมอง "การนับแบบไม่เปิดเผย" ที่แสดง SKU ชื่อสินค้า สถานที่จัดเก็บ และจำนวนที่นับได้ ในขณะที่ผู้จัดการจะเก็บจำนวนที่คาดหวังและความคลาดเคลื่อนไว้ในเอกสารตรวจสอบ วิธีนี้ช่วยเพิ่มระเบียบวินัยในกระบวนการทำงาน แต่ก็ต้องการการประสานงานมากขึ้นเช่นกัน ร้านค้าขนาดเล็กมากที่มีพนักงานนับสินค้าเพียงคนเดียวที่ไว้ใจได้ อาจเลือกใช้วิธีการนับจำนวนที่คาดหวังแบบมองเห็นได้ซึ่งง่ายกว่าก็ได้

เมื่อเทมเพลต Excel นี้เหมาะสม

แบบฟอร์มบันทึกการนับสินค้าคงคลังแบบง่ายๆ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับร้านค้าขนาดเล็ก ร้านบูติก ร้านค้าชั่วคราว ห้องเก็บสินค้า หรือแผนกต่างๆ ที่ต้องการการนับสินค้าอย่างเป็นระบบโดยไม่ต้องสร้างระบบเฉพาะขึ้นมา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่สามารถเตรียมรายการสินค้าล่วงหน้าได้ และจำนวนผู้ที่นับสินค้าพร้อมกันมีจำนวนไม่มาก

นอกจากนี้ยังสามารถใช้กับการนับสินค้าแบบหมุนเวียนได้ด้วย กล่าวคือ แทนที่จะนับสินค้าทุกรายการพร้อมกัน ร้านค้าสามารถกรองตามหมวดหมู่ สถานที่ หรือกฎการเลือกอื่นๆ แล้วนับสินค้ากลุ่มย่อยที่จัดการได้ตามกำหนดเวลาที่แน่นอน

เมื่อใดควรเปลี่ยนจากการใช้สเปรดชีตมาใช้โปรแกรมอื่นแทน

โปรแกรม Excel มีข้อจำกัดที่ชัดเจน สมุดงานไม่สามารถใช้ทดแทนซอฟต์แวร์จัดการสินค้าคงคลังที่ออกแบบมาโดยเฉพาะได้ เมื่อการดำเนินงานต้องการการซิงโครไนซ์หลายสถานที่อย่างต่อเนื่อง การติดตามหมายเลขซีเรียลหรือหมายเลขล็อต การควบคุมวันหมดอายุ ขั้นตอนการรับและโอนสินค้าที่ซับซ้อน การทำธุรกรรมด้วยบาร์โค้ดที่เชื่อมโยงโดยตรงกับยอดคงเหลือ การอนุมัติตามบทบาท หรือประวัติการตรวจสอบโดยละเอียดสำหรับผู้ใช้หลายคน

ในทำนองเดียวกัน สมุดงานขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันโดยผู้ตรวจนับหลายคนอาจก่อให้เกิดปัญหาในการประสานงาน หากผู้คนเขียนทับข้อมูล ทำงานจากสำเนาที่แตกต่างกัน หรือไม่แน่ใจว่าเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันที่ถูกต้อง หากปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นเป็นประจำ การปรับปรุงที่เหมาะสมมักจะเป็นการออกแบบกระบวนการหรือระบบใหม่ ไม่ใช่การใช้สูตรคำนวณอีกสูตรหนึ่ง

รายการตรวจสอบคุณภาพก่อนใช้งานเทมเพลต

• สินค้าทุกชิ้นที่วางขายได้จะมีรหัส SKU หรือรหัสระบุเฉพาะอื่นๆ ที่คงที่
• ตำแหน่งต่างๆ มีความเฉพาะเจาะจงมากพอที่เคาน์เตอร์สองตัวจะตีความได้เหมือนกัน
• ปริมาณที่คาดหวังจะถูกบันทึก ณ จุดเวลาที่กำหนด
• ฟังก์ชัน Counted Qty รับเฉพาะค่าตัวเลขที่เหมาะสมเท่านั้น
• ค่าความแปรปรวนคำนวณได้อย่างสม่ำเสมอโดยการนำค่าที่นับได้ลบด้วยค่าที่คาดการณ์ไว้
• ค่าความแปรปรวนที่ไม่เป็นศูนย์สามารถกรองออกได้อย่างรวดเร็ว
• มีหลักเกณฑ์ที่ชัดเจนสำหรับการนับคะแนนใหม่และการอนุมัติข้อยกเว้น
• สมุดงานมีเจ้าของและมีฉบับแก้ไขขั้นสุดท้ายที่ชัดเจน
• การปรับปรุงสินค้าคงคลังจะเกิดขึ้นในระบบบันทึกข้อมูลที่ได้รับการอนุมัติ ไม่ใช่เพียงแค่ในเอกสารนับสินค้าเท่านั้น

สรุปแล้ว

แบบฟอร์มการนับสินค้าคงคลังสำหรับร้านค้าปลีกไม่จำเป็นต้องซับซ้อน เริ่มต้นด้วยข้อมูลระบุสินค้าที่เชื่อถือได้ สถานที่จัดเก็บ ปริมาณที่คาดไว้ จำนวนที่นับได้จริง ความคลาดเคลื่อน และหมายเหตุ เพิ่มคอลัมน์สำหรับการนับซ้ำและการอนุมัติเฉพาะเมื่อช่วยให้ควบคุมได้ดียิ่งขึ้น ใช้ตาราง Excel ตัวกรอง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และส่วนหัวที่ตรึงไว้เพื่อให้จัดการแบบฟอร์มได้ง่ายขึ้น แต่ให้เวิร์กบุ๊กเน้นที่งานนับสินค้าเป็นหลัก

ตัวอย่างร้าน Maple Street Goods ในนิยายแสดงให้เห็นถึงหลักการที่ต้องการสื่อ: ตาราง Excel ควรทำให้ความคลาดเคลื่อนปรากฏให้เห็นและตรวจสอบได้ ในขณะที่ระบบสินค้าคงคลังจริงของร้านยังคงเป็นที่บันทึกการเปลี่ยนแปลงสต็อกที่ได้รับการอนุมัติ การแยกส่วนนี้ทำให้เทมเพลต Excel ที่เรียบง่ายยังคงมีประโยชน์โดยไม่จำเป็นต้องอ้างว่าสามารถรองรับความต้องการด้านการจัดการสินค้าคงคลังทุกอย่างได้