Prosty szablon arkusza inwentaryzacji dla sklepów detalicznych: praktyczny układ w programie Excel

Prosty arkusz inwentaryzacji sprawdza się najlepiej, gdy odpowiada na trzy pytania, bez konieczności przeszukiwania skoroszytu przez pracowników: co powinno znaleźć się na półce, co zostało faktycznie policzone i co należy ponownie sprawdzić? W wielu małych sklepach detalicznych arkusz Excela z czytelnymi identyfikatorami artykułów, lokalizacjami, przewidywanymi ilościami, stanami magazynowymi i odchyleniami wystarcza do kontrolowanego inwentaryzacji cyklicznej lub planowej inwentaryzacji.

W tym artykule posłużymy się Maple Street Goods , fikcyjnym sprzedawcą detalicznym działającym w okolicy, jako wyraźnie oznaczonym hipotetycznym przykładem. Sklep, liczba produktów, rozbieżności i przepływ pracy opisane poniżej mają charakter wyłącznie poglądowy; nie są to wyniki testów, oświadczenia klientów ani zmierzone rezultaty biznesowe.

Co powinien osiągnąć dobry arkusz inwentaryzacji

Najbardziej użyteczny szablon to nie ten z największą liczbą kolumn. To taki, który pozwala kasjerowi zidentyfikować właściwy produkt, jednorazowo zarejestrować ilość i natychmiast sprawdzić, czy rozbieżność wymaga uwagi. W małym sklepie arkusz powinien obsługiwać powtarzalny proces, a nie zastępować pełnego systemu zarządzania zapasami.

W naszym hipotetycznym przykładzie sklepu Maple Street Goods załóżmy, że kierownik chce policzyć odzież i akcesoria po zamknięciu. Sklep ma już oczekiwaną ilość wyeksportowaną z systemu sprzedaży. Skoroszyt programu Excel służy wyłącznie do zliczania i uzgadniania. To rozróżnienie ma znaczenie: skoroszyt jest warstwą zliczania i weryfikacji , a niekoniecznie systemem ewidencji.

Zalecane kolumny dla prostego szablonu inwentaryzacji w handlu detalicznym

Poniżej przedstawiono praktyczny układ początkowy. Możesz usunąć opcjonalne kolumny, jeśli spowalniają one liczenie.

Jeśli Twoim celem jest szybkie liczenie przez jedną osobę, możesz zatrzymać się na SKU, nazwie produktu, lokalizacji, oczekiwanej ilości, zliczonej ilości, odchyleniu i uwagach. Dodaj ilość ponownego liczenia, ilość końcową i datę zliczenia, gdy uczestniczy więcej niż jeden pracownik lub gdy sklep potrzebuje bardziej przejrzystego śladu kontroli.

Użyj jednego prostego wzoru wariancji

Jeśli „Oczekiwana ilość” znajduje się w kolumnie E, a „Ilość zliczona” w kolumnie F, podstawowy wzór wariancji w wierszu 2 to =F2-E2. Wynik ujemny oznacza, że ​​liczba jednostek jest niższa od oczekiwanej; wynik dodatni oznacza, że ​​znaleziono więcej jednostek niż oczekiwano.

Jeśli przekonwertujesz zakres na tabelę w programie Excel, ten sam efekt można uzyskać za pomocą odwołania strukturalnego, takiego jak =[@[Counted Qty]]-[@[Expected Qty]]. Firma Microsoft dokumentuje, że tabele w programie Excel mogą używać nazw kolumn w formułach, a odwołania strukturalne są dostosowywane wraz ze zmianami danych w tabeli. Zobacz Pomoc techniczną firmy Microsoft dotyczącą odwołań strukturalnych w tabelach programu Excel .

W przykładzie Maple Street Goods, oczekiwana ilość 60 i pierwsze naliczenie 58 sztuk daje wariancję -2. Ta liczba nie powinna automatycznie skutkować korektą zapasów. Jest to sygnał do sprawdzenia. Ponowne przeliczenie może ujawnić, że dwa egzemplarze znajdowały się na półce ekspozycyjnej, a nie na głównej półce.

Przekształć listę w tabelę programu Excel

W przypadku większości arkuszy danych z handlu detalicznego formatowanie zakresu jako tabeli programu Excel jest przydatne, ponieważ nagłówki pozostają logicznie powiązane z danymi, filtry są dodawane do kolumn, a formuły są łatwiejsze w obsłudze wraz z dodawaniem wierszy. Aktualne instrukcje firmy Microsoft dotyczące obsługiwanych wersji programu Excel opisują zaznaczanie danych i korzystanie z opcji Narzędzia główne > Formatuj jako tabelę . Zobacz Pomoc techniczną firmy Microsoft: Tworzenie i formatowanie tabel .

Jest to szczególnie przydatne w fikcyjnym sklepie, jeśli kierownik chce przefiltrować arkusz tylko do kategorii „Odzież”, tylko do „Alejki A” lub tylko do wierszy o wariancji niezerowej. Firma Microsoft zauważa, że ​​filtry w tabeli mogą tymczasowo ukryć wiersze niespełniające wybranych kryteriów bez konieczności zmiany kolejności danych źródłowych. Zobacz Pomoc techniczną firmy Microsoft: Filtrowanie danych w zakresie lub tabeli .

Utrzymuj kontrolowane, a nie skomplikowane wprowadzanie danych

Wyniki spisu fizycznego często zawodzą z powodu błędów w danych wejściowych, a nie ze względu na skomplikowaną logikę arkusza kalkulacyjnego. Na przykład, pracownik może wpisać „5O” z literą O zamiast 50, przypadkowo wpisać liczbę ujemną lub użyć niespójnych nazw kategorii.

Walidacja danych w programie Excel może ograniczyć wartości akceptowane w komórce, w tym liczby całkowite, daty i opcje oparte na listach. W przypadku arkusza zliczania, rozważ dopuszczenie wyłącznie liczb całkowitych większych lub równych zeru w polach Ilość zliczona i Ilość ponownie zliczona. Możesz również użyć listy dla kategorii lub statusu zliczania, gdy prawidłowe opcje są znane z góry. Firma Microsoft opisuje te opcje w artykule Stosowanie walidacji danych do komórek .

Nie należy nadmiernie ograniczać pola „Notatki”. Osoba licząca może potrzebować zapisać coś nieoczekiwanego, na przykład „uszkodzona jednostka w koszu zwrotów” lub „przedmiot znaleziony w alternatywnym wyświetlaczu”. Notatki w formie swobodnego tekstu są często bardziej przydatne niż wpisywanie każdego wyjątku na predefiniowaną listę.

Ułatw przeglądanie rozbieżności

Arkusz zliczeń staje się bardziej użyteczny po zakończeniu liczenia. Wtedy menedżer powinien być w stanie wyodrębnić wiersze wymagające uwagi. Prostym rozwiązaniem jest filtrowanie wariancji, tak aby wartości zerowe były ukryte. Można również zastosować formatowanie warunkowe, aby wariancje niezerowe były wyraźnie widoczne, ale liczba bazowa powinna pozostać widoczna i zrozumiała bez koloru.

W naszym hipotetycznym przykładzie, Maple Street Goods mogłoby zakończyć pierwsze przejście z 12 niezerowymi odchyleniami. Ta liczba ma charakter czysto ilustracyjny. Kierownik filtrowałby te wiersze, przypisywał ponowne przeliczenie, rejestrował drugą ilość i zatwierdzał ostateczną ilość dopiero po rozwiązaniu oczywistych problemów z lokalizacją lub liczeniem.

W przypadku dłuższych arkuszy zamrożenie wiersza nagłówka może ułatwić korzystanie ze skoroszytu podczas przewijania. Firma Microsoft dokumentuje funkcję „Zamroź okienka” na karcie „Widok” i wyjaśnia, że ​​dzięki niej zaznaczone wiersze lub kolumny pozostają widoczne podczas poruszania się po arkuszu. Zobacz Pomoc techniczną firmy Microsoft: „Zamroź okienka, aby zablokować wiersze i kolumny” .

Praktyczny schemat liczenia w sklepie fikcyjnym

Oto jak można wykorzystać ten szablon w Maple Street Goods, nie zmieniając arkusza kalkulacyjnego w skomplikowaną aplikację:

1. Przygotuj listę. Wyeksportuj lub wprowadź każdy kod SKU, nazwę produktu, kategorię, lokalizację i oczekiwaną ilość przed rozpoczęciem liczenia.
2. Przypisz strefy liczenia. Podziel półki, regały lub strefy magazynowe, aby pracownicy nie musieli liczyć dwa razy tego samego miejsca.
3. Zapisz ilość fizyczną. Wprowadź tylko to, co fizycznie znajduje się w przypisanej lokalizacji. Jeśli ten sam kod SKU występuje w kilku miejscach, użyj oddzielnych wierszy lokalizacji lub ustal jasną zasadę łączenia ilości.
4. Przejrzyj wariancje. Przefiltruj kolumnę Wariancja, aby wyświetlić wyniki różne od zera.
5. Ponowne liczenie wyjątków. Ponownie przejrzyj tylko te rozbieżne pozycje, chyba że regulamin sklepu wymaga szerszego, ponownego liczenia.
6. Zatwierdź ostateczną liczbę. Zapisz uzgodnioną ilość i krótką notatkę, jeśli przyczyna jest znana.
7. Zaktualizuj system ewidencji. Wprowadź korekty stanu zapasów w systemie POS, ERP lub na platformie magazynowej sklepu, zgodnie z własnymi procedurami kontroli.

Ważną granicą jest krok siódmy: Excel może pomóc w uporządkowaniu dowodów, ale nie gwarantuje automatycznie zmiany ilości. Sklep nadal potrzebuje własnego procesu zatwierdzania i korygowania.

Czy oczekiwane ilości powinny być ukryte podczas liczenia?

Zależy to od celu liczenia. Wyświetlanie oczekiwanej ilości ułatwia korzystanie z arkusza i przyspiesza uzgadnianie, ale może również wpłynąć na licznik. Aby uzyskać bardziej niezależne, fizyczne liczenie, można ukryć oczekiwaną ilość przed osobą wykonującą pierwsze liczenie i wyświetlić ją dopiero podczas przeglądu.

Na przykład, Maple Street Goods mogłoby wydrukować lub udostępnić widok „liczby w ciemno” zawierający kod SKU, nazwę artykułu, lokalizację i zliczoną ilość, podczas gdy kierownik będzie przechowywał oczekiwaną ilość i odchylenia na arkuszu przeglądu. Zwiększa to dyscyplinę procesu, ale wymaga również lepszej koordynacji. Bardzo mały sklep z jednym zaufanym ladą może rozsądnie wybrać prostsze podejście z widoczną oczekiwaną ilością.

Kiedy ten szablon programu Excel jest odpowiedni

Prosty arkusz inwentaryzacji doskonale sprawdza się w małych sklepach, butikach, sklepach tymczasowych, magazynach lub działach, które potrzebują kontrolowanego spisu fizycznego bez konieczności tworzenia dedykowanego systemu. Jest on szczególnie praktyczny, gdy listę produktów można przygotować z wyprzedzeniem, a liczba osób jednocześnie obsługujących inwentaryzację jest niewielka.

Funkcja ta sprawdza się również w przypadku cyklicznego zliczania: zamiast zliczać wszystkie jednostki SKU naraz, sklep może filtrować je według kategorii, lokalizacji lub innej reguły wyboru i zliczać możliwy do opanowania podzbiór zgodnie z powtarzającym się harmonogramem.

Kiedy wyjść poza arkusz kalkulacyjny

Excel ma wyraźne ograniczenia. Skoroszyt nie zastępuje specjalistycznego oprogramowania inwentaryzacyjnego, gdy operacja wymaga ciągłej synchronizacji między wieloma lokalizacjami, śledzenia numerów seryjnych lub partii, kontroli terminów ważności, złożonych przepływów pracy przy odbiorze i transferze, transakcji opartych na kodach kreskowych, powiązanych bezpośrednio ze stanami magazynowymi, zatwierdzeń opartych na rolach lub szczegółowej historii audytów dla wielu użytkowników.

Podobnie, duży skoroszyt współdzielony przez kilku liczników może stwarzać problemy z koordynacją, jeśli użytkownicy nadpisują dane, pracują z różnymi kopiami lub nie mają pewności, która wersja jest wiarygodna. Jeśli te problemy staną się rutyną, właściwym rozwiązaniem jest zazwyczaj projektowanie procesu lub systemu, a nie kolejna formuła.

Lista kontrolna jakości przed użyciem szablonu

• Każdy przedmiot nadający się do sprzedaży ma stały kod SKU lub inny unikalny identyfikator.
• Lokalizacje są na tyle szczegółowe, że dwa liczniki interpretują je w ten sam sposób.
• Oczekiwana ilość jest rejestrowana w określonym punkcie czasu.
• Ilość zliczona akceptuje tylko odpowiednie wartości liczbowe.
• Wariancję oblicza się konsekwentnie jako różnicę między wartościami oczekiwanymi a wartościami liczonymi pomniejszonymi o wartość oczekiwaną.
• Wariancje różne od zera można szybko filtrować.
• Istnieje jasna zasada dotycząca ponownego liczenia i zatwierdzania wyjątków.
• Skoroszyt ma właściciela i przejrzystą wersję ostateczną.
• Korekty stanu magazynowego dokonuje się w zatwierdzonym systemie ewidencji, a nie tylko w arkuszu spisowym.

Podsumowanie

Arkusz inwentaryzacji w handlu detalicznym nie musi być skomplikowany. Zacznij od wiarygodnych identyfikatorów produktów, lokalizacji, oczekiwanej ilości, spisu fizycznego, odchyleń i notatek. Dodawaj kolumny ponownego przeliczania i zatwierdzania tylko wtedy, gdy usprawni to kontrolę. Użyj tabel Excela, filtrów, walidacji danych i zamrożonych nagłówków, aby ułatwić zarządzanie arkuszem, ale skoncentruj się na samym liczeniu.

Przykład fikcyjnego sklepu Maple Street Goods ilustruje zamierzoną zasadę: arkusz kalkulacyjny powinien uwidaczniać i umożliwiać weryfikację rozbieżności, podczas gdy prawdziwy system magazynowy sklepu pozostaje miejscem, w którym rejestrowane są zatwierdzone zmiany stanu magazynowego. To rozdzielenie sprawia, że ​​prosty szablon programu Excel jest użyteczny, nie udając, że poradzi sobie ze wszystkimi wymaganiami dotyczącymi zarządzania zapasami.